固定资产管理制度及使用表单

固定资产管理制度及使用表单一、适用范围与应用场景本制度及表单适用于各类企业、事业单位、社会团体等组织（以下简称“单位”）的固定资产全生命周期管理，涵盖从资产申购、入库、领用、使用、维护到最终处置的全流程。具体应用场景包括：新购固定资产入账登记、内部部门间资产调拨、定期资产盘点核查、闲置资产报废或处置、资产责任人变更交接等。通过规范管理，保证资产安全完整、账实相符，提高资产使用效率，避免国有资产流失。二、全流程操作步骤详解（一）固定资产申购与审批需求发起：使用部门根据工作需要，填写《固定资产申购表》，注明资产名称、规格型号、数量、预估单价、用途、申购理由及使用人等信息，部门负责人签字确认。审核审批：申购金额在单位授权额度内的，由部门负责人、行政部（或资产管理部）负责人、财务部负责人依次审批；超额申购需提交单位分管领导及主要负责人审批，重大资产（如单价超10万元或批量超50万元）需经单位集体决策审批。采购执行：审批通过后，由采购部门（或行政部）根据单位采购制度组织采购，签订采购合同，保证资产质量与合规性。（二）固定资产验收与入库到货验收：资产到货后，由使用部门、行政部、财务部共同验收，对照采购合同核对资产名称、规格、数量、质量、配件及说明书等，填写《固定资产验收单》，三方签字确认。入库登记：验收合格后，行政部（或资产管理部）为资产分配唯一编码（如“资产类别拼音缩写+年份+流水号”），粘贴资产标签（含编号、名称、购置日期等），并将资产信息录入固定资产管理系统，同时将《验收单》、采购合同、发票等资料归档留存。（三）固定资产登记建卡行政部在资产验收通过后1个工作日内，完成《固定资产登记表》的填写，内容包括：资产编号、名称、规格型号、生产厂家、购置日期、启用日期、原值、预计残值率、折旧年限、资产状态（在用、闲置、报废等）、使用部门、责任人、存放地点等，保证信息准确无误。财务部根据登记表建立固定资产明细账，进行账务处理。（四）固定资产领用与调拨领用申请：使用部门或领用人凭审批通过的《申购表》到行政部办理领用手续，填写《固定资产领用单》，注明资产编号、领用日期、领用人、用途等信息。领用确认：行政部核对领用信息与系统登记记录一致后，办理资产交接，领用人签字确认，同时更新系统中的“使用部门”“责任人”“存放地点”等信息。内部调拨：因工作需要调拨资产时，由调入部门填写《固定资产调拨申请单》，注明调拨原因、资产信息、调入/调出部门及责任人，经双方部门负责人及行政部审批后，办理资产交接，更新系统记录，同步通知财务部调整账务。（五）固定资产日常维护与保养责任落实：资产责任人为日常维护第一责任人，负责资产清洁、简单故障排查及正确使用；行政部建立《固定资产维护记录表》，记录维护日期、维护内容、维护人、费用等信息。专业维修：资产出现故障时，责任人应及时报行政部，由行政部联系专业维修机构进行维修，维修费用根据单位规定列支（如计入当期费用或资本化处理）。（六）固定资产定期盘点盘点组织：行政部每年至少组织一次全面盘点（可结合半年度抽查），成立盘点小组（由行政部、财务部、使用部门人员组成），制定盘点计划，明确盘点范围、时间及分工。盘点实施：盘点小组以资产台账为基础，对各部门资产逐一清查，核对资产编号、名称、数量、状态等信息，填写《固定资产盘点表》，注明账面数量、实盘数量、盘盈/盘亏原因及处理建议。差异处理：盘点结束后，行政部编制《固定资产盘点报告》，对盘盈、盘亏、毁损等情况分析原因，报单位管理层审批；审批后，财务部根据处理结果调整账务，保证账实一致。（七）固定资产处置与报废处置申请：对达到报废年限（如按税法规定或单位内部折旧年限）、毁损无法修复或闲置长期不用的资产，由使用部门填写《固定资产处置申请表》，注明资产信息、处置原因、处置方式（报废、出售、捐赠等）及预估残值。鉴定审批：行政部组织技术鉴定小组（可邀请外部专业人员）对资产状况进行鉴定，确认处置必要性后，报单位负责人或集体审批；重大资产处置需经资产评估机构评估。处置执行：审批通过后，由行政部按单位规定处置资产（如报废交由专业机构回收、出售通过公开拍卖程序），取得处置收入并上交财务部，同时更新系统记录，注销资产卡片。三、标准化表单模板（一）固定资产登记表资产编号资产名称规格型号生产厂家购置日期启用日期原值（元）预计残值率折旧年限资产状态使用部门责任人存放地点备注（二）固定资产领用/调拨申请表申请类型□领用□调拨申请部门申请人申请日期资产编号资产名称规格型号数量领用/调拨原因部门负责人意见签字：日期：行政部意见签字：日期：财务部意见签字：日期：单位审批意见签字：日期：领用/调拨后信息使用部门：责任人：存放地点：（三）固定资产盘点表盘点日期盘点地点盘点人资产编号资产名称账面数量实盘数量差异状态（正常/毁损/闲置）备注（四）固定资产处置申请表资产编号资产名称规格型号数量原值（元）已提折旧（元）账面价值（元）处置原因技术鉴定意见鉴定人：日期：部门意见负责人签字：日期：行政部意见签字：日期：财务部意见签字：日期：单位审批意见签字：日期：处置方式□报废□出售□捐赠□其他：处置结果处置收入：处置日期：经办人：四、关键管理要点与风险提示（一）明确责任主体行政部（或资产管理部）为固定资产归口管理部门，负责制度制定、流程监督、系统维护及盘点组织；使用部门为资产使用和保管责任主体，部门负责人对本部门资产安全负总责，责任人变更时需办理书面交接手续；财务部负责资产账务核算、价值管理及盘点差异的账务处理。（二）保证信息准确资产信息录入系统后，严禁随意修改；如需变更（如责任人调换、资产转移），需经审批后由行政部统一操作，保证台账、系统、实物三者一致；资产编码唯一，不得重复使用，报废资产编码即时注销，避免新资产误用。（三）规范操作流程严禁未经审批擅自购置、调拨、处置资产，杜绝“账外资产”；资产处置必须履行审批程序，通过公开、合规方式处置，防止资产流失；定期盘点需全员参与，保证“见物点物、见物点卡”，不得走过场。（四）加强监督检查单位内审部门应每年对固定资产管理情况进行专项审计，重点检查资产台账完整性、盘点差异处理合规性、处置程序规范性等；对因管理不善导致资产毁损、丢失或违规处置的，追究相关人