养老院活动策划制度

养老院活动策划制度引言：随着社会老龄化趋势的加剧，养老院的服务质量与居民生活体验愈发受到关注。为提升养老院活动策划的专业性与实效性，确保活动设计符合居民需求，增强机构运营效率，特制定本制度。该制度旨在明确活动策划的职责分工，规范操作流程，强化风险管理，促进跨部门协作，并通过持续改进机制优化服务体验。适用范围涵盖养老院内的所有活动策划与执行环节，核心原则强调以人为本、安全第一、创新驱动与协同高效。制度实施将作为衡量部门绩效的重要依据，推动养老院服务水平的整体提升。一、部门职责与目标（一）职能定位：本制度责任部门作为养老院组织架构中的核心运营单元，承担活动策划与执行的主体责任。部门需与市场部、医疗部、后勤部等协同配合，确保活动内容既满足居民兴趣，又符合安全规范。部门负责人向机构管理层汇报工作，定期参与战略决策会议，确保活动策划与机构整体发展方向一致。（二）核心目标：短期目标聚焦于提升活动参与率与满意度，通过数据分析优化活动类型与频率。长期目标则着眼于构建标准化活动体系，打造机构特色品牌。这些目标与公司战略紧密关联，例如通过活动营销增强市场竞争力，通过人文关怀提升品牌美誉度。部门需制定年度目标清单，每季度评估进度，确保资源投入与产出效益相匹配。二、组织架构与岗位设置（一）内部结构：部门采用扁平化管理模式，设置总监1名，主管3名，专员5名，助理2名。总监统筹全局，主管分管活动策划、资源协调、效果评估三大板块，专员负责具体项目执行，助理提供支持性工作。汇报关系上，总监向机构主管汇报，主管向总监汇报，专员向主管汇报。关键岗位职责边界清晰，例如活动策划专员独立完成方案设计，需经主管审核后报总监批准。跨部门协作时，需提前提交协作需求清单，由主管协调资源。（二）人员配置：部门编制标准为12人，其中总监需具备3年以上养老行业管理经验，主管需具备2年以上活动策划经验，专员需持有相关资格证书。招聘时采用笔试+面试+实操考核的流程，重点考察岗位匹配度。晋升机制分为助理→专员→主管→总监四级，每年评审一次。轮岗机制规定，专员每两年可申请跨板块轮岗，但需提前提交培训计划并经总监批准。三、工作流程与操作规范（一）核心流程：活动策划流程分为五个阶段。第一阶段为需求调研，通过问卷、访谈等方式收集居民反馈，形成需求清单。第二阶段为方案设计，专员提交初步方案，主管审核后报总监批准。第三阶段为资源筹备，后勤部配合场地布置，医疗部配合健康筛查，市场部配合宣传推广。第四阶段为执行监控，专员全程跟进，及时调整突发状况。第五阶段为效果评估，通过满意度调查、参与度统计等指标衡量成果。关键节点包括项目启动会（需三方签字确认）、中期评审（由总监组织）及结项验收（需提交完整报告）。（二）文档管理：所有文件需统一命名，格式为“年份-月份-项目代号-文件类型”。例如2023年5月A项目合同命名为“2023-05-A合同”。存储方式分为纸质版归档于档案室，电子版上传至内部系统，并设置三级权限。合同存档需加密处理，仅总监可调阅。会议纪要需使用统一模板，包含时间、地点、参会人员、决议事项、责任人等字段，需在会后24小时内提交至系统。报告模板分为月度运营报告、季度分析报告、年度总结报告三种，提交时限分别为次月5日、次季度10日、次年2月15日。四、权限与决策机制（一）授权范围：总监拥有最终审批权，主管可批准预算50万元以下项目，专员可批准预算5万元以下项目。紧急决策流程规定，危机事件（如设备故障）可由临时小组直接执行，事后需补办审批手续。授权变更需书面记录，并报机构主管备案。（二）会议制度：周会每周一上午9点召开，由总监主持，主管及专员参与。季度战略会每季度最后一月召开，由机构主管主持，部门总监及各板块主管参与。会议决议需形成书面记录，明确责任人与完成时限。决议执行情况纳入月度考核，未按时完成的需在次周会上说明原因。五、绩效评估与激励机制（一）考核标准：设定KPI指标包括活动参与率、满意度评分、成本控制率、创新性四项。参与率目标为80%，满意度目标为90%，成本控制在预算5%以内。评估周期为月度自评、季度上级评估、年度综合评审。专员考核侧重执行细节，主管考核侧重团队管理，总监考核侧重战略贡献。（二）奖惩措施：超额完成目标可享受奖金或晋升机会，奖金比例为超额部分的10%。违规行为分为三类，轻微违规需书面警告，严重违规需降级处理，重大违规需解聘。数据泄露等安全事件需立即上报，并启动内部调查。奖励机制采用阶梯式设计，例如连续三个月满意度达95%以上可优先晋升。六、合规与风险管理（一）法律法规遵守：严格遵守行业规范，包括消防安全、卫生标准等。所有活动方案需经合规部门审核，确保内容适龄、安全。数据保护要求规定，居民信息仅限授权人员访问，不得用于商业用途。（二）风险应对：制定应急预案包括自然灾害、医疗急救、设备故障三种场景。每月组织一次消防演练，每季度开展一次急救培训。内部审计机制规定，每季度抽查10%的活动方案，检查流程合规性。发现问题需形成报告，并限期整改。七、沟通与协作（一）信息共享：重要通知通过企业微信发布，紧急情况需电话通知。跨部门协作时需指定接口人，每周同步进展。例如联合医疗部举办健康讲座时，由医疗部接口人提供专家资源，活动部接口人负责场地协调。（二）冲突解决：争议先由部门内部调解，未果则提交HR仲裁。调解流程分为申请、调查、调解、反馈四个步骤。HR仲裁需在5个工作日内完成，仲裁结果需双方法定代表人签字确认。八、持续改进机制员工建议渠道包括每月匿名问卷、部门座