非处方药品采购制度规范

PAGE非处方药品采购制度规范一、总则（一）目的为加强公司非处方药品采购管理，规范采购行为，确保所采购的非处方药品质量合格、供应及时、价格合理，满足公司业务需求，保障公众用药安全有效，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及非处方药品采购的部门、岗位及人员，包括但不限于采购部门、质量控制部门、销售部门等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家有关法律法规、药品管理相关政策以及行业标准，确保采购活动合法合规。2.质量第一原则：把药品质量放在首位，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，从源头上保障所采购非处方药品的质量。3.公开、公平、公正原则：采购过程应透明、公正，在符合条件的供应商中进行公平竞争，不得有歧视或偏袒行为。4.成本效益原则：在保证药品质量和供应的前提下，合理控制采购成本，提高采购效益，实现公司利益最大化。二、采购计划管理（一）需求预测1.销售部门应定期对非处方药品的销售数据进行分析，结合市场动态、季节变化、疾病流行趋势等因素，预测各类非处方药品的市场需求。2.根据销售历史数据，运用科学的统计方法和模型，制定不同时间段（月度、季度、年度）的销售预测报告，为采购计划的制定提供依据。（二）采购计划制定1.采购部门依据销售部门提供的需求预测报告，结合库存状况，制定详细的非处方药品采购计划。采购计划应明确药品名称、规格、剂型、数量、预计采购时间等信息。2.在制定采购计划时，应充分考虑药品的有效期、季节性需求变化以及供应商的生产供应能力等因素，确保采购计划的合理性和可行性。3.采购计划需经相关部门审核，审核内容包括需求的合理性、库存的准确性、资金预算的可行性等。审核通过后的采购计划作为采购活动的执行依据。（三）采购计划调整1.如市场需求发生重大变化、药品质量问题、供应商供货异常等情况，导致原采购计划无法满足实际需求时，采购部门应及时提出采购计划调整申请。2.采购计划调整申请需详细说明调整原因、调整内容以及对公司业务可能产生的影响，并提交相关证明材料。3.采购计划调整申请经相关部门再次审核通过后，方可实施调整。调整后的采购计划应及时通知各相关部门，确保信息传递准确、及时。三、供应商管理（一）供应商选择1.建立合格供应商名录，明确供应商的准入条件。准入条件应包括企业资质、生产能力、质量管理水平、信誉状况、价格水平、售后服务等方面。2.采购部门通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，并对收集到的供应商信息进行初步筛选和评估。3.对符合准入条件的供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系运行情况、仓储物流条件等。实地考察结束后，形成考察报告，作为是否选择该供应商的重要依据。4.采购部门组织相关部门（如质量控制部门、法务部门等）对拟选择的供应商进行综合评审，评审通过后，将其纳入合格供应商名录。（二）供应商评估与考核1.定期对合格供应商进行评估与考核，评估周期一般为每年一次。评估内容包括药品质量、交货期、价格、售后服务等方面。2.质量控制部门负责对供应商所供药品进行质量抽检，根据抽检结果评估供应商的药品质量稳定性。如发现药品质量问题，应及时与供应商沟通，要求其采取整改措施，并记录在供应商评估档案中。3.采购部门根据供应商的交货情况，统计交货准时率、交货数量准确性等指标，评估供应商的交货能力。对于交货频繁延迟或数量不符的供应商，应及时与其沟通，要求其改进。4.定期收集公司内部各部门对供应商售后服务的反馈意见，如响应速度、解决问题的能力等，综合评估供应商的售后服务质量。5.根据供应商评估与考核结果，对表现优秀的供应商给予适当奖励，如增加采购份额、优先付款等；对表现不佳的供应商提出警告，要求其限期整改；如连续多次评估不合格，将其从合格供应商名录中剔除。（三）供应商信息管理1.建立供应商信息档案，详细记录供应商的基本信息、资质证明文件、考察报告、评估与考核结果等内容。供应商信息档案应及时更新，确保信息的准确性和完整性。2.对供应商信息进行分类管理，如按照药品类别、区域等进行分类，便于查询和统计分析。3.严格保密供应商信息，未经供应商同意，不得向第三方泄露其商业机密和敏感信息。四、采购流程控制（一）采购申请1.各部门根据实际业务需求，填写非处方药品采购申请表。采购申请表应详细注明药品名称、规格、剂型、数量、用途、预计到货日期等信息，并由部门负责人签字确认。2.采购申请表提交至采购部门后，采购人员对其进行初步审核，审核内容包括申请的必要性、采购数量的合理性、库存情况等。如发现问题，及时与申请部门沟通核实，并要求其补充或修改相关信息。（二）采购审批1.采购部门根据采购申请表的审核情况，按照公司制定的采购审批权限，将采购申请提交至相应的审批部门或人员进行审批。2.审批部门或人员应根据采购金额、药品类别、采购紧急程度等因素，对采购申请进行严格审查。如涉及重大采购项目或特殊药品采购，应组织相关部门进行联合评审。3.审批通过后的采购申请，由采购部门下达采购任务单，明确采购的具体要求和责任分工。（三）采购实施1.采购人员根据采购任务单，选择合适的供应商进行采购谈判。采购谈判应明确药品价格、质量标准、交货期、付款方式、售后服务等条款，并形成采购合同草案。2.采购合同草案经法务部门审核通过后，与供应商签订正式采购合同。采购合同应符合法律法规要求，明确双方的权利和义务，确保合同的合法性、有效性和可操作性。3.采购人员按照采购合同约定，跟踪供应商的生产进度和发货情况，确保药品按时、按质、按量供应。如发现供应商有违约行为，应及时采取措施，要求其承担违约责任，并向公司报告。（四）验收入库1.药品到货前，采购部门应通知质量控制部门和仓储部门做好验收准备工作。质量控制部门制定验收方案，明确验收标准和方法；仓储部门安排好验收场地和人员。2.药品到货时，由质量控制部门按照验收方案对药品的外观、包装、数量、规格、质量证明文件等进行逐一检查验收。验收合格的药品，出具验收报告，并办理入库手续；验收不合格的药品，及时与供应商沟通协商处理，做好记录。3.仓储部门根据验收报告和入库凭证，将验收合格的药品入库存储，并按照药品的特性和储存要求，合理安排存储位置，确保药品质量安全。（五）付款结算1.采购部门根据采购合同约定和验收入库情况，及时办理付款申请手续。付款申请应附采购合同、验收报告、发票等相关凭证，确保付款依据充分、准确。2.财务部门对付款申请进行审核，审核内容包括合同条款执行情况、发票真实性、金额准确性等。审核通过后，按照公司财务管理制度办理付款结算手续。3.建立采购付款跟踪机制，定期对采购付款情况进行统计分析，及时发现和解决付款过程中出现的问题，确保公司资金安全和供应商利益。五、质量控制与风险管理（一）质量控制1.质量控制部门应全程参与非处方药品采购过程，对采购药品的质量进行严格把控。在供应商选择阶段，协助采购部门对供应商的质量管理体系进行评估；在采购合同签订前，审核合同中的质量条款。2.加强对采购药品的检验检测工作，严格按照国家药品标准和公司内部质量控制要求，对到货药品进行逐批检验。检验项目应包括药品的外观、性状、鉴别、检查、含量测定等。对于特殊药品或质量不稳定的药品，应增加检验频次和项目。3.建立药品质量追溯体系，记录采购药品的来源、采购日期、供应商信息、验收情况、储存条件、销售流向等信息，确保一旦发现药品质量问题，能够迅速追溯到问题源头，采取有效的召回和处理措施。（二）风险管理1.识别采购过程中可能存在的风险，如市场价格波动风险、供应商违约风险、药品质量风险、政策法规风险等，并对风险进行评估，确定风险等级。2.针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施。对于市场价格波动风险，可以通过与供应商协商签订价格调整条款、建立价格预警机制等方式进行应对；对于供应商违约风险，加强合同管理，明确违约责任，增加违约保证金等措施；对于药品质量风险，强化质量控制，严格检验检测，加大对供应商的监管力度；对于政策法规风险，及时关注政策法规变化，调整采购策略，确保采购活动符合最新要求。3.定期对采购风险管理措施的执行情况进行检查和评估，根据评估结果及时调整和完善风险应对策略，确保采购风险始终处于可控状态。六、监督与审计（一）内部监督1.公司内部设立专门的监督机构或岗位，对非处方药品采购活动进行全程监督。监督内容包括采购流程的执行情况、采购人员的廉洁自律情况、供应商选择与管理情况、质量控制情况等。2.监督机构或岗位应定期对采购活动进行检查，查阅相关文件、记录、合同等资料，与采购人员、供应商、验收人员等进行沟通访谈，及时发现和纠正采购过程中存在的问题。3.建立采购活动举报机制，鼓励公司内部员工对采购过程中的违规行为进行举报。对于举报信息，应及时进行调查核实，如情况属实，依法依规对相关责任人进行处理，并保护举报人权益。（二）内部审计1.定期开展非处方药品采购内部审计工作，审计周期一般为每年一次。内部审计内容包括采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购成本的合理性、采购效益的评估等。2.审计部门应制定详细的审计计划和审计方案，采用适当的审计方法，如查阅资料、实地走访、数据分析等，对采购活动进行全面、深入的审计。3.内部审计结束后，出具审计报告，针对审计发现的问题提出整改建议，并跟踪整改落实情况。通过内部审计，不断完善采购制度和流程，提高采购管理水平。七、培训与教育（一）采购人员培训1.定期组织采购人员参加专业培训，培训内容包括药品法律法规、采购业务知识、质量管理知识、供应商管理技巧等。培训方式可采用内部培训、外部培训、在线学习等多种形式。2.通过培训，提高采购人员的业务水平和综合素质，使其熟悉采购流程和相关政策法规，掌握采购谈判技巧和质量控制方法，增强廉洁自律意识，确保采购工作的顺利开展。3.建立采购人员培训档案，记录培训内容、培训时间、考核成绩等信息，作为采购人员绩效考核和职业发展的重要依据。（二）全员培训教育1.开展非处方药品采购制度规范的全员培训教育活动，使公司全体员工了解采购工作的重要性和相关流程，明确各自在采购活动中的职责和义务