矿山采购流程与制度规范

PAGE矿山采购流程与制度规范一、总则（一）目的本制度旨在规范矿山采购流程，确保采购活动合法、合规、高效，保障公司生产运营所需物资的及时供应，提高采购质量，降低采购成本，防范采购风险。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及矿山采购的部门和人员，包括但不限于采矿、选矿、运输等相关业务部门以及采购部门。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：在采购过程中，应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒或歧视任何一方。3.效益原则：以提高采购效益为目标，优化采购流程，降低采购成本，确保所采购物资的性价比最优。4.诚信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系，维护公司的信誉。二、采购流程（一）需求计划1.使用部门提出需求各使用部门根据生产计划、设备维护计划等，结合库存情况，每月定期向采购部门提交物资需求计划。需求计划应详细列出所需物资的名称、规格型号、数量、预计到货时间等信息。2.需求计划审核采购部门收到需求计划后，应进行初步审核。审核内容包括需求的合理性、准确性、与库存的匹配性等。对于不合理或不准确的需求，采购部门应及时与使用部门沟通，核实情况并进行调整。（二）供应商选择与管理1.供应商开发采购部门应建立供应商信息库，通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行调查评估，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.供应商评估与选择采购部门组织相关人员对供应商进行实地考察，填写供应商评估表。根据评估结果，选择合格的供应商，并建立供应商档案。对于重要物资的供应商，应定期进行复评。3.供应商管理采购部门应与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。建立供应商绩效评估机制，定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行评估。对于绩效不佳的供应商，采取相应的措施，如警告、减少订单量、终止合作等。（三）采购谈判与合同签订1.采购谈判采购人员根据需求计划和供应商情况，与供应商进行采购谈判。谈判内容包括物资价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。采购人员应充分了解市场行情，争取有利的采购条件。2.合同签订采购谈判达成一致后，采购人员应起草采购合同。合同应明确双方的权利和义务，符合法律法规和公司要求。采购合同经相关部门审核后，由公司法定代表人或授权代表签字盖章，并及时发送给供应商。（四）采购订单下达1.采购订单生成采购部门根据采购合同，生成采购订单。采购订单应包含物资名称、规格型号、数量、价格、交货期、交货地点等详细信息。采购订单经审核后，发送给供应商。2.采购订单跟踪采购人员应定期跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通，了解物资生产进度、运输情况等。对于出现的问题，应及时协调解决，确保物资按时、按质、按量到货。（五）物资验收1.验收准备物资到货前，采购部门应通知使用部门和质量检验部门做好验收准备工作。使用部门和质量检验部门应制定验收方案，明确验收标准和方法。2.物资验收：物资到货后，使用部门和质量检验部门按照验收方案进行验收。验收内容包括物资的数量、规格型号、质量、外观等方面。对于验收合格的物资，办理入库手续；对于验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商沟通，协商解决办法，如退货、换货、补货等。（六）付款结算1.付款申请物资验收合格后，采购部门应根据采购合同和发票，填写付款申请单。付款申请单应包含供应商名称、采购合同编号、物资名称、数量、金额、发票号码等信息。付款申请单经相关部门审核后，提交给财务部门。2.付款审批财务部门对付款申请进行审核，审核内容包括采购合同的执行情况、发票的真实性、合法性等。付款申请经财务总监审批后，由公司法定代表人或授权代表签字付款。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购预算编制原则采购预算编制应遵循“以收定支、收支平衡、略有结余”的原则，结合公司年度生产经营计划和财务预算，合理安排采购资金。2.采购预算编制方法采购部门根据历史采购数据、市场价格走势、生产计划等因素，采用零基预算、滚动预算等方法编制采购预算。采购预算应详细列出各类物资的采购金额、采购时间等信息。3.采购预算审核与批准采购预算编制完成后，应提交给财务部门进行审核。财务部门审核通过后，报公司管理层批准。采购预算一经批准，应严格执行，不得随意调整。（二）预算执行与控制1.预算执行采购部门应按照采购预算组织采购活动，严格控制采购支出。对于超出预算的采购项目，应按照规定的程序进行审批。2.预算控制财务部门应定期对采购预算执行情况进行监控和分析，及时发现问题并采取措施加以解决。采购部门应配合财务部门做好预算控制工作，确保采购预算的有效执行。（三）预算调整1.调整原因在采购预算执行过程中，如因市场价格波动、生产计划变更、政策调整等原因，导致原采购预算无法执行时，可以申请预算调整。2.调整程序采购部门应填写预算调整申请表，详细说明调整原因、调整金额、调整时间等信息。预算调整申请表经相关部门审核后，报公司管理层批准。预算调整批准后，采购部门应按照新的预算执行采购活动。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.风险识别采购部门应定期对采购过程中可能存在风险进行识别，包括市场风险、供应商风险、质量风险、法律风险、财务风险等。2.风险评估采购部门应采用定性和定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。（二）风险应对措施**1.市场风险应对关注市场价格波动，建立价格预警机制，及时调整采购策略。与供应商签订长期合同，锁定采购价格，降低市场价格波动风险。2.供应商风险应对加强供应商管理，定期对供应商进行评估和复评，选择优质供应商。与供应商签订合同，明确双方的权利和义务，降低供应商违约风险。3.质量风险应对加强物资验收管理，严格按照验收标准进行验收。与供应商签订质量保证协议，要求供应商提供质量合格证明文件，降低质量风险。4.法律风险应对加强采购人员法律法规培训，提高法律意识。在采购合同签订过程中，严格审核合同条款，确保合同合法合规，降低法律风险。5.财务风险应对加强采购预算管理，严格控制采购支出。建立财务风险预警机制，及时发现和解决财务风险问题，降低财务风险。（三）风险监控与预警1.风险监控采购部门应定期对采购风险进行监控，及时掌握风险的变化情况。建立风险监控台账，记录风险监控的过程和结果）。2.风险预警采购部门应根据风险评估结果，设定风险预警指标和阈值。当风险指标达到预警阈值时，及时发出预警信号，采取相应的风险应对措施。五、采购信息管理（一）信息收集与整理1.采购信息收集采购部门应收集与采购活动相关的各类信息，包括市场价格信息、供应商信息、采购合同信息、采购订单信息、物资验收信息、付款结算信息等。2.采购信息整理采购部门应定期对收集到的采购信息进行整理，分类归档，建立采购信息数据库。采购信息数据库应便于查询和使用，为采购决策提供支持。（二）信息分析与利用1.采购信息分析采购部门应定期对采购信息进行分析，包括市场价格走势分析、供应商绩效分析、采购成本分析、采购质量分析等。通过信息分析，发现问题，总结经验，为采购决策提供依据。2.采购信息利用采购部门应充分利用采购信息数据库，为采购决策、供应商管理、采购预算管理等提供支持。通过采购信息的共享和交流，提高采购工作的效率和质量。六、监督与检查（一）内部监督1.审计部门监督审计部门应定期对采购活动进行审计，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。对于发现的问题，及时提出整改意见，督促相关部门进行整改。2.纪检监察部门监督纪检监察部门应加强对采购人员的监督，防止采购过程中的腐败行为。对于违反廉洁自律规定的采购人员，依法依规进行处理。（二）外部监督1.政府部门监督采购活动应接受政府相关部门的监督，如财政部门、审计部