采购补料制度及流程规范

PAGE采购补料制度及流程规范一、总则（一）目的为了规范公司采购补料行为，确保采购活动的顺利进行，保障公司生产经营的正常运转，特制定本制度及流程规范。本制度旨在明确采购补料的定义、范围、原则以及相关流程，确保采购补料工作在合法、合规、高效的框架内进行，提高采购效率，降低采购成本，保证物资供应的及时性和准确性，满足公司各部门对物资的需求。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及采购补料的部门和人员，包括但不限于生产部门、研发部门、销售部门、行政部门等。适用于公司各类原材料、零部件、设备、办公用品、劳保用品等物资的采购补料活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购补料活动必须严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保所有操作合法合规。2.准确性原则：补料需求信息应准确无误，避免因信息错误导致采购失误或延误。3.及时性原则：各部门应及时提交补料申请，采购部门应及时处理，确保物资供应不影响公司正常生产经营。4.成本效益原则：在保证物资质量和满足需求的前提下，充分考虑采购成本，寻求性价比最优的解决方案。5.责任明确原则：明确采购补料各环节的责任主体，确保责任落实到人，便于监督和考核。二、采购补料定义及范围（一）采购补料定义采购补料是指在公司已完成的采购订单基础上，因生产计划变更、质量问题、损耗超预期等原因，需要额外补充采购物资的行为。（二）采购补料范围1.生产用料：因生产订单数量增加、产品设计变更、生产工艺调整等导致原材料、零部件需求数量的增加或型号规格的变更。例如，生产某种新产品需要增加新的原材料，或者原产品生产过程中某种零部件损耗率提高需要补充。2.设备维修用料：设备在运行过程中出现故障，需要更换零部件或维修材料。如机器设备的关键部件损坏，需要采购新的部件进行更换。3.办公用品及劳保用品：随着公司业务发展，员工数量增加或办公环境变化，需要补充办公文具、办公设备耗材、劳保用品等。比如，因新入职员工增多，需要采购更多的笔记本、笔等办公用品；因工作环境变化，需要增加某种防护用品。4.项目用料：公司承接的各类项目在实施过程中，因项目需求变化或前期预估不足，需要补充相关物资。例如，工程项目在施工过程中发现某种材料短缺，需要及时采购补充。三、采购补料流程（一）补料申请1.提出部门：各需求部门根据实际情况填写采购补料申请表。申请表应明确补料的原因、物资名称、规格型号、数量、需求日期等详细信息。2.审核：部门负责人对补料申请进行审核，确认申请的合理性和必要性。审核通过后，签字并提交至采购部门。（二）采购部门接收与评估1.接收：采购部门收到补料申请表后，进行编号登记，并确认申请信息的完整性。2.评估：采购人员对补料需求进行评估，判断是否紧急需求。对于紧急需求，应立即启动紧急采购程序；对于非紧急需求，根据库存情况和采购周期，制定采购计划。若库存有足够数量满足补料需求，采购人员应及时与仓库管理人员协调，安排领用事宜，并在申请表上注明库存可满足情况。若库存不足，采购人员需进一步分析补料原因，判断是否属于正常生产经营所需的合理补料。对于因生产计划变更等合理原因导致的补料，应按照采购流程尽快安排采购；对于不合理的补料需求，采购人员应与需求部门沟通协商，提出调整建议。（三）采购实施1.选择供应商：根据补料物资的特点和以往采购经验，采购人员从合格供应商名录中选择合适的供应商。优先选择质量可靠、价格合理、交货期短的供应商。2.询价与报价：采购人员向选定的供应商发送询价函，明确物资的规格型号、数量、交货期等要求，并要求供应商在规定时间内报价。收到供应商报价后，采购人员进行整理和比较，选择性价比最优的供应商。3.签订采购合同：确定供应商后，采购人员与供应商签订采购合同。合同应明确物资的规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。采购合同需经公司法务部门审核，确保合同的合法性和有效性。4.跟踪订单执行：采购人员负责跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保物资按时、按质、按量供应。如出现交货延迟、质量问题等异常情况，采购人员应及时采取措施解决，并向相关部门汇报。（四）到货验收1.通知验收：物资到货前，采购人员通知仓库管理人员和质量检验部门做好验收准备。2.验收标准：仓库管理人员和质量检验人员按照合同约定的质量标准和验收流程对到货物资进行验收。验收内容包括物资的数量、规格型号、外观质量等。3.验收结果处理：若验收合格，仓库管理人员办理入库手续，并在验收单上签字确认。若验收不合格，质量检验部门出具不合格报告，采购人员及时与供应商沟通协商退换货事宜。供应商应在规定时间内处理不合格物资，并重新提供合格物资。（五）付款结算1.发票审核：采购人员收到供应商开具的发票后，对发票信息进行审核，确保发票内容与采购合同一致。审核无误后，将发票提交至财务部门。2.付款申请：财务部门根据采购合同和验收情况，审核通过后办理付款手续。采购人员填写付款申请表，经相关领导审批后，提交至财务部门进行付款操作。3.付款方式：根据公司财务制度和与供应商的约定，选择合适的付款方式，如支票、转账、电汇等。四、紧急采购流程（一）紧急采购定义紧急采购是指因突发事件、生产急需等特殊原因，无法按照正常采购流程进行采购，需要立即采购物资以满足公司生产经营需求的行为。（二）适用情况1.因生产设备突发故障，急需更换零部件，否则将严重影响生产进度。2.因自然灾害、公共卫生事件等不可抗力因素，导致公司急需采购防护用品、应急物资等。3.客户临时增加订单，现有库存无法满足交货需求，需要紧急采购原材料或零部件。（三）紧急采购流程1.紧急需求提出：需求部门填写紧急采购申请表，详细说明紧急需求的原因、物资名称、规格型号、数量、预计到货时间等信息，并由部门负责人签字确认。2.审批：紧急采购申请表提交至公司相关领导审批。领导应根据紧急程度和对公司生产经营的影响程度，尽快做出审批决定。3.采购实施：采购部门接到审批通过的紧急采购申请表后，立即启动紧急采购程序。在选择供应商时，可适当放宽标准，但仍需确保物资质量可靠。采购人员通过电话、邮件等方式与供应商紧急沟通，争取最短的交货期。如情况特别紧急，可直接联系备用供应商或现货供应商进行采购。4.到货验收与付款：紧急采购物资到货后，按照正常验收流程进行验收。验收合格后，财务部门根据实际情况特事特办，尽快办理付款手续，确保供应商及时收到货款，维护良好的合作关系。五、采购补料相关责任与考核（一）责任部门与人员职责1.需求部门：负责准确提出采购补料申请，确保申请信息真实、准确、完整。对补料需求的合理性和必要性负责，配合采购部门进行供应商选择、合同签订等工作。负责验收补料物资，如发现质量问题或数量不符，及时通知采购部门处理。2.采购部门：负责接收、评估采购补料申请，制定采购计划并组织实施。选择合适的供应商，签订采购合同，跟踪订单执行情况，确保物资按时、按质、按量供应。协调处理采购过程中的问题，如交货延迟、质量纠纷等，维护公司利益。3.仓库管理部门：负责库存物资的管理，及时提供库存信息，协助采购部门判断补料需求。负责到货物资的验收、入库和保管工作，确保物资安全。4.质量检验部门：制定物资验收标准，对到货物资进行质量检验，出具检验报告。对不合格物资进行判定，并跟踪不合格物资的处理情况。5.财务部门：负责审核采购发票，办理付款结算手续，确保公司资金安全。对采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持。（二）考核机制1.建立采购补料工作考核指标体系，对需求部门、采购部门、仓库管理部门、质量检验部门、财务部门等相关责任部门和人员进行考核。考核指标包括补料申请的准确性、采购及时性、物资质量合格率、库存周转率、成本控制等方面。2.定期对采购补料工作进行评估和考核，根据考核结果进行奖惩。对于在采购补料工作中表现优秀的部门和个人，给予表彰和奖励；对于工作失误、造成公司损失的部门和个人，进行批评教育，并根据情节轻重给予相应的经济处罚。3.将采购补料工作考核结果与部门绩效、个人绩效挂钩，作为部门和个人晋升、评优的重要依据。六、监督与检查（一）内部审计监督公司内部审计部门定期对采购补料制度及流程的执行情况进行审计监督。审计内容包括补料申请的合理性、采购过程的合规性、合同签订与执行情况、验收与付款情况等。通过审计，发现问题及时提出整改建议，并跟踪整改落实情况，确保采购补料工作规范运行。（二）日常监督检查采购部门、仓库管理部门、质量检验部门等相关部门应建立日常监督检查机制，对采购补料工作的各个环节进行自查和互查。发现问题及时纠正，确保工作质量和效率。同时，公司管理层应不定期对采购补料工作进行抽查，了解工作进展情况，及时解决存在的问题。七、附则（一）解释权本制度及流程规范由公司采购部门负责