2026年剧本杀运营公司财务档案管理制度

2026年剧本杀运营公司财务档案管理制度第一章总则第一条为规范公司财务档案的收集、整理、归档、保管、查阅、移交及销毁等全流程管理工作，保障财务档案的真实、完整、安全与可追溯，维护公司合法权益，依据《中华人民共和国会计法》《会计档案管理办法》《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合剧本杀行业运营特性（含门店运营财务凭证、剧本采购合同财务附件、投资项目财务资料等场景）及公司实际运营情况，制定本制度。第二条本制度所称财务档案，是指公司在财务活动过程中形成的，具有保存价值的各种形式的会计资料及相关辅助资料，包括但不限于会计凭证、会计账簿、财务会计报告、纳税申报资料、财务预算方案、资金支付审批资料、财务审计报告、合同协议（含剧本采购合同、门店租赁协议、设备采购合同等财务相关条款）、财务分析报告、投融资项目财务资料及其他具有保存价值的财务相关资料。第三条本制度适用于公司各部门、各门店及全体参与财务档案相关工作的人员，覆盖财务档案从形成到销毁的全生命周期管理环节，任何部门或个人涉及财务档案的相关操作，均需严格遵守本制度规定。第四条财务档案管理遵循以下核心原则：合法合规原则：财务档案管理全流程严格遵守国家法律法规及相关行政规章，确保管理行为合法合规；真实完整原则：确保财务档案内容真实、数据准确、资料完整，全面反映公司财务活动情况；安全保密原则：建立健全安全保密机制，保障财务档案不丢失、不损毁、不泄露，严防涉密财务信息外泄；全程追溯原则：规范财务档案的收集、整理、归档、查阅等各环节记录，确保财务档案管理全流程可追溯；便捷利用原则：在保障安全的前提下，优化财务档案管理流程，方便公司内部合法合规查阅使用，为经营决策提供支撑。第五条公司成立财务档案管理小组（以下简称“档案小组”），由公司负责人担任组长，财务部负责人担任副组长，行政部负责人、法务部负责人、各门店店长担任组员。小组统筹推进本制度落地、财务档案管理规划审批、重大档案管理问题处置等工作，财务部作为牵头部门，负责财务档案日常管理的具体实施，行政部配合做好档案保管场地及设施保障工作。第二章职责分工第六条档案小组核心职责：统筹制定公司财务档案管理规划及相关操作规范，明确管理核心要求及资源保障方案；审批财务档案归档范围、保管期限、销毁方案及重大档案查阅、移交事项；监督财务档案管理全流程工作，核查财务档案的真实性、完整性、安全性及管理记录的规范性；协调解决财务档案管理过程中出现的重大问题（如档案丢失、损毁、泄露、归档不及时等），制定应急处置方案及责任追究决策；组织开展财务档案管理规范培训，提升相关人员的责任意识及合规操作能力。第七条财务部（牵头部门）核心职责：负责财务档案的日常管理工作，牵头组织财务档案的收集、整理、审核、归档、保管、查阅登记、移交及销毁的具体实施；制定财务档案分类、编码、装订、归档的具体标准及操作流程，规范财务档案形成环节的资料收集工作；建立健全财务档案管理台账，详细记录财务档案的形成时间、归档时间、保管期限、查阅记录、移交记录、销毁记录等信息；负责财务档案保管设施的日常维护与管理，确保档案保管环境安全达标；负责监督各部门及门店财务相关资料的及时提交与初步整理工作，指导相关人员规范整理财务资料；财务档案出现丢失、损毁、泄露等情况时，第一时间上报档案小组，并牵头开展应急处置工作；负责定期对财务档案管理工作进行自查，形成自查报告上报档案小组。第八条行政部核心职责：负责提供符合安全标准的财务档案保管场地，配备必要的保管设施（如档案柜、保险柜、防火、防潮、防虫、防盗设备等）；配合财务部做好财务档案保管场地的安全管理工作，定期检查消防、防盗等设施的运行状态；协助财务部开展财务档案的销毁工作，负责联系合规的档案销毁机构（如需），全程监督销毁过程；配合档案小组开展财务档案管理监督检查工作，提供场地及设施相关的支撑资料。第九条各部门核心职责：负责本部门在业务活动中形成的财务相关资料（如合同协议、费用报销凭证、付款申请资料等）的初步收集、整理与审核，确保资料真实、完整、合规；按照本制度规定的时限及要求，将整理合格的财务相关资料提交财务部归档；配合财务部开展财务档案的补充收集、核查工作，及时提供相关资料的说明或补充材料；规范本部门人员查阅、使用财务档案的行为，严格遵守财务档案查阅与保密规定。第十条各门店店长核心职责：作为门店财务档案管理第一责任人，负责门店在运营过程中形成的财务相关资料（如门店营业额报表、日常费用报销凭证、门店租赁协议、剧本采购门店相关资料等）的初步收集、整理与审核；按照本制度规定的时限及要求，将门店整理合格的财务相关资料提交财务部归档；监督门店人员遵守财务档案管理规定，配合财务部开展门店财务档案的核查与补充工作；负责门店临时保管的财务资料的安全管理，严防资料丢失、损毁或泄露。第十一条财务档案保管人核心职责：严格履行专人保管义务，负责财务档案的日常看管与维护，确保档案存放有序、完好无损；严格遵守财务档案查阅、借阅、移交等管理规定，对未经审批的相关操作有权拒绝；定期检查财务档案的保管状态，发现档案破损、霉变、虫蛀等问题及时采取补救措施，并上报财务部负责人；负责及时更新财务档案管理台账，确保台账信息真实、完整、可追溯；离岗（含下班、休假、离职）前，需确认财务档案妥善保管，交接时严格履行交接手续。第十二条财务档案查阅人核心职责：严格按照审批流程申请查阅财务档案，如实说明查阅目的及使用范围；查阅过程中爱护财务档案，严禁涂改、勾画、抽取、损毁档案资料；严格遵守保密规定，不得泄露查阅过程中获取的涉密财务信息；按照规定的时限归还查阅的财务档案，如需复制相关资料，需经审批同意后规范复制，复制件使用完毕后及时归档或销毁。第三章财务档案全流程管理规范第十三条财务档案的收集与整理：收集范围：公司在财务活动中形成的所有具有保存价值的资料，具体包括：①会计凭证类：原始凭证（发票、收据、报销单、银行回单等）、记账凭证、汇总凭证及其他会计凭证；②会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；③财务报告类：月度、季度、年度财务会计报告（含资产负债表、利润表、现金流量表、附注及相关分析说明）、纳税申报表及相关税务资料；④合同协议类：剧本采购合同、门店租赁协议、设备采购合同、投融资协议等包含财务相关条款的合同协议及附件；⑤审批管理类：财务预算方案、资金支付审批表、费用报销审批表、预算调整申请及审批资料等；⑥其他类：财务审计报告、财务分析报告、投融资项目财务资料、银行对账单、存款余额调节表、财务档案移交清册、销毁清册等。收集要求：各部门及门店需在相关财务活动结束后及时收集资料，确保资料不遗漏、不丢失；提交财务部归档的资料需真实、完整、合规，复印件需注明“与原件一致”并加盖相关部门或门店印章（如需），相关人员签字确认齐全。整理规范：①财务部对各部门及门店提交的资料进行审核，审核不合格的退回补充完善；审核合格的按照“年度-类别-形成时间”的逻辑进行分类；②对分类后的资料进行编码，编码规则需统一规范，包含年度、类别、顺序号等要素，确保每一份档案都有唯一的编码；③会计凭证需按顺序装订成册，加装封面，注明凭证名称、年度、月份、册数、起止编号、装订人及装订日期；会计账簿、财务报告等需整理成册，标注清晰；合同协议等资料需按编号顺序整理，重要附件需与主合同一并整理；④整理完成后，填写《财务档案整理清单》，详细记录档案名称、编码、份数、形成时间、整理人等信息。第十四条财务档案的归档：归档时限：月度会计凭证、月度财务报表等月度资料需在次月15日前完成整理并归档；季度财务报表、季度税务资料等季度资料需在季度结束后30日内完成归档；年度财务会计报告、年度纳税资料、年度预算方案等年度资料需在次年3月31日前完成归档；合同协议、投融资项目财务资料等资料需在相关事项办理完毕后30日内完成归档；其他资料需在形成后15日内完成归档。归档流程：财务部整理完成的财务档案，由档案保管人核对《财务档案整理清单》，确认无误后办理归档手续，填写《财务档案归档清册》，详细记录归档档案的名称、编码、份数、保管期限、归档日期、整理人、保管人等信息，整理人及保管人签字确认。归档后，档案保管人需将财务档案按编码有序存放至指定保管场地，确保存放整齐、便于查找。第十五条财务档案的保管：保管场地要求：财务档案保管场地需具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防磁等条件，温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45%-60%；严禁在保管场地存放易燃易爆、腐蚀性物品及其他危险品。保管设施要求：配备专用的档案柜、保险柜，重要财务档案（如年度财务报告、投融资项目资料、核心合同协议等）需存放在保险柜中；配备必要的消防器材、温湿度计、除湿机、防虫药剂等设备，并定期检查维护。保管期限：严格按照国家《会计档案管理办法》及相关规定执行，具体如下：①会计凭证类：保管期限为30年；②会计账簿类：总账、明细账、日记账保管期限为30年，固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年；③财务报告类：月度、季度财务会计报告保管期限为10年，年度财务会计报告保管期限为永久；④纳税申报资料：保管期限为10年；⑤合同协议类：核心合同协议（如重大投融资协议、长期门店租赁协议、大额剧本采购合同等）保管期限为永久，一般合同协议保管期限为合同终止后10年；⑥其他类：财务审计报告、财务分析报告保管期限为10年；财务档案移交清册、销毁清册保管期限为永久；预算方案、资金支付审批资料等保管期限为10年。保管人需定期（每月）检查财务档案的保管状态，填写《财务档案保管检查记录表》，记录检查情况；发现档案破损、霉变、虫蛀等问题，及时采取修补、晾晒、驱虫等补救措施，并上报财务部负责人；发现档案丢失、泄露等情况，立即上报档案小组。财务档案保管期间，如需更换保管人，需严格履行交接手续，填写《财务档案交接清册》，详细记录交接档案的名称、编码、份数、保管期限、交接时间、交接人、接收人、监交人等信息，交接人、接收人、监交人签字确认后，方可完成交接。第十六条财务档案的查阅与借阅：内部查阅：公司内部人员因工作需要查阅财务档案的，需填写《财务档案查阅申请表》，注明查阅人、查阅部门、查阅目的、查阅档案名称及编码、查阅时间等信息，经部门负责人审核同意后，报财务部负责人审批；查阅重要财务档案（如年度财务报告、投融资项目资料、核心合同协议等）的，需经档案小组副组长审批。外部查阅：外部单位（如税务机关、审计机构、司法机关等）因法定事由需要查阅财务档案的，需提供单位介绍信、相关执法证件及法定依据，由法务部审核后，报档案小组组长审批；查阅过程中，财务部需安排专人陪同，严禁外部人员自行翻阅、复制档案资料。查阅流程：审批通过后，档案保管人核对查阅人身份信息，引导查阅人在指定区域查阅，全程监督查阅过程；查阅人需爱护档案资料，严禁涂改、勾画、抽取、损毁档案；如需复制档案资料，需在《财务档案查阅申请表》中注明复制份数及用途，经审批同意后，由档案保管人负责复制，复制件需加盖“财务档案复制件”印章，并注明复制日期及审批人。借阅管理：因工作需要确需借阅财务档案的，需在《财务档案查阅申请表》中注明借阅期限，经财务部负责人审批同意后，方可办理借阅手续；借阅期限一般不超过7个工作日，确需延长的，需提前1个工作日向财务部提交延期申请，经审批同意后可延长，延长时限不超过3个工作日；借阅档案需妥善保管，严禁转借他人，借阅期间造成档案丢失、损毁或泄露的，由借阅人承担相应责任。查阅或借阅完成后，查阅人或借阅人需在《财务档案查阅/借阅登记台账》中签字确认；借阅人需按时归还档案，档案保管人核对档案无误后，办理归还手续，在台账中注明归还日期。第十七条财务档案的移交：公司内部部门调整或人员调动涉及财务档案移交的，需填写《财务档案交接清册》，详细记录移交档案的相关信息，在监交人的监督下完成交接，交接完成后，交接人、接收人、监交人签字确认，相关清册提交财务部归档。因公司合并、分立、注销等原因需要向相关单位移交财务档案的，需制定移交方案，报档案小组审批同意后，按照国家相关规定办理移交手续，填写《财务档案移交清册》，双方签字确认，确保档案完整移交。第十八条财务档案的销毁：财务档案保管期满后，由财务部对到期档案进行梳理，填写《财务档案销毁清册》，详细记录拟销毁档案的名称、编码、份数、形成时间、保管期限、销毁原因等信息；对保管期满但仍有保存价值的财务档案（如涉及未了结债权债务的合同协议、未完成的投融资项目资料等），需单独抽出继续保管，直至相关事项办结。《财务档案销毁清册》经财务部负责人审核后，报档案小组审批；涉及重要财务档案销毁的，需经公司负责人最终审批。审批通过后，财务部联合行政部组织开展销毁工作，销毁过程需有2名及以上监交人在场监督；选择外部机构销毁的，需选择具备合法资质的销毁机构，签订销毁协议，明确保密责任。销毁完成后，监交人需在《财务档案销毁清册》中签字确认，注明销毁时间、地点、销毁方式等信息；财务部将《财务档案销毁清册》及相关审批资料归档保存，保管期限为永久。严禁私自销毁财务档案，严禁将拟销毁的财务档案出售或随意丢弃。第十九条应急处置规范：发生火灾、水灾、地震等自然灾害或盗窃、泄露等突发事件，可能导致财务档案丢失、损毁或泄露的，相关人员需立即采取应急措施（如灭火、防水、报警、封锁现场等），并第一时间上报档案小组。档案小组接到报告后，立即组织成立应急处置小组，制定处置方案，开展档案抢救、核查工作；对损毁的档案，及时采取修补、复制等补救措施；对丢失或泄露的涉密财务信息，及时采取保密措施，必要时联系法务部或相关部门处理，避免造成更大损失。应急处置完成后，应急处置小组形成《财务档案突发事件处置报告》，详细记录事件经过、处置措施、损失情况及责任认定，上报公司负责人，并将报告纳入财务档案归档保存。第四章监督考核与奖惩措施第二十条监督检查：档案小组每季度开展一次财务档案管理专项监督检查，重点核查财务档案的收集整理规范性、归档及时性、保管安全性、查阅借阅合规性、管理台账完整性等；财务部每月对财务档案日常管理情况进行自查，及时发现并整改存在的问题；建立财务档案管理违规举报机制，鼓励员工举报档案丢失、损毁、泄露、私自销毁、违规查阅等违规行为，举报信息严格保密；对查实的举报，给予举报人适当奖励。第二十一条考核机制：将财务档案管理工作纳入各部门、各门店及相关人员的绩效考核体系，考核指标包括：财务资料提交及时性、档案整理规范性、归档完整性、保管安全性、查阅借阅合规性、问题整改及时性等；考核结果与薪酬、评优评先、晋升直接挂钩。第二十二条奖励措施：年度内严格遵守本制度，财务档案管理工作规范有序，未出现任何违规问题的部门、门店或个人，授予“财务档案管理先进集体/个人”称号，给予现金奖励300-1000元；及时发现财务档案管理隐患并成功避免档案丢失、损毁或泄露的，给予相关人员现金奖励500-1500元；成功举报财务档案管理违规行为，避免公司重大损失或不良影响的，给予举报人现金奖励500-2000元。第二十三条处罚措施：各部门或门店未按规定及时提交财务相关资料，或提交的资料不真实、不完整、不合规的，给予相关负责人批评教育、绩效扣3-5分；多次违规的，给予绩效扣5-10分、罚款200-500元；财务档案保管人未履行保管职责，导致档案存放混乱、破损、霉变、虫蛀的，给予批评教育、绩效扣3-8分；导致档案丢失、泄露的，给予通报批评、绩效扣10-30分、罚款500