2026年剧本杀运营公司服装服饰采购管理制度

2026年剧本杀运营公司服装服饰采购管理制度第一章总则第一条为规范公司服装服饰采购全流程管理，确保采购的服装服饰（含DM工服、剧本演绎角色服装、配套配饰等）质量合格、品类适配、成本可控，保障门店运营服务需求，维护公司品牌形象与资产安全，依据《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国产品质量法》等相关法律法规，结合剧本杀行业运营特性及公司实际需求，制定本制度。第二条本制度所称服装服饰采购，是指公司为满足各门店运营需求，开展的从采购需求提报、计划制定、供应商选择、采购实施、验收入库、付款结算到库存管理的全流程工作，涵盖DM工服、不同剧本类型的角色演绎服装、头饰、道具配饰等各类服装服饰用品。第三条本制度适用于公司各门店服装服饰采购相关的所有工作，参与采购工作的所有部门及工作人员（含行政部、运营部、各门店店长、财务部相关人员）均需严格遵守本制度规定。第四条服装服饰采购工作遵循以下核心原则：需求适配原则：采购的服装服饰需精准匹配门店运营需求、剧本演绎场景及DM岗位服务要求，确保实用性与适配性；质量优先原则：严格把控服装服饰质量，确保材质安全、工艺合格、经久耐用，符合相关安全标准及使用场景要求；成本可控原则：在保证质量的前提下，优化采购流程，合理选择采购渠道与供应商，控制采购成本，提高资金使用效率；公开透明原则：采购流程公开规范，供应商选择、价格协商等关键环节公平公正，避免暗箱操作，保障采购工作合规性；高效便捷原则：优化采购审批与实施流程，明确各环节时间节点与责任人，确保采购工作高效推进，及时满足运营需求；安全合规原则：采购的服装服饰需符合国家相关质量标准、安全规范，供应商具备合法经营资质，采购合同条款合法合规。第五条公司成立服装服饰采购管理小组（以下简称“采购小组”），由公司负责人担任组长，行政部负责人担任副组长，运营部负责人、财务部负责人、各门店店长担任组员。采购小组统筹推进服装服饰采购工作，行政部作为牵头部门，负责采购计划制定、供应商筛选、采购实施、验收入库及库存管理；运营部负责提供服装服饰品类、款式、适配场景等专业需求标准；财务部负责采购预算审核、付款结算及成本管控；各门店负责提报本门店采购需求、参与验收及反馈使用情况。第二章职责分工第六条采购小组核心职责：统筹制定年度、季度服装服饰采购规划，审核各门店采购需求及采购预算；审议采购方案、供应商选择结果及重大采购项目（单次采购金额5000元及以上）的采购决策；监督采购全流程的规范性、公平性及采购质量，协调解决采购过程中出现的重大问题；评估采购工作成效，审核采购成本管控情况，优化采购机制与流程。第七条行政部（牵头部门）核心职责：牵头拟定并更新服装服饰采购管理制度、采购标准、验收细则及相关表单（如采购需求表、验收单、入库单等）；收集各门店采购需求，汇总制定采购计划，报采购小组审批后实施；负责供应商的开发、筛选、评估与管理，建立供应商档案，定期更新合格供应商名录；组织采购实施工作，包括与供应商洽谈价格、签订采购合同、跟踪供货进度、协调解决供货过程中的问题；牵头开展服装服饰验收工作，组织相关部门对采购物品的质量、规格、数量等进行核查，验收合格后办理入库手续；负责服装服饰的库存管理，建立库存台账，定期开展库存盘点，保障库存物品安全完整；汇总采购数据，开展采购工作复盘，形成采购总结报告，报采购小组审批；配合财务部完成采购付款结算工作，提供相关采购凭证与资料。第八条运营部核心职责：结合剧本杀行业趋势、剧本演绎需求及DM服务规范，制定服装服饰采购标准，明确各类服装的材质、款式、尺寸、适配场景等核心要求；参与供应商筛选与评估，对服装服饰的款式、适配性等提供专业意见；参与服装服饰验收工作，重点核查服装服饰与剧本演绎、服务场景的适配性；收集各门店服装服饰使用情况反馈，为采购标准优化、品类调整提供参考依据。第九条财务部核心职责：负责审核采购预算的合理性与可行性，管控采购成本，确保采购资金合规使用；审核采购合同中的付款条款，核查采购付款所需的凭证（如采购合同、验收单、入库单、发票等）的完整性与合规性；按照审批流程完成采购付款结算工作，及时登记相关账务；对采购成本进行核算与分析，定期向采购小组反馈采购成本管控情况。第十条各门店店长核心职责：根据本门店运营情况、剧本库存、人员变动等，及时向行政部提报服装服饰采购需求，明确需求品类、数量、规格、使用时间等；参与本门店相关服装服饰的验收工作，核查采购物品是否符合门店实际使用需求；负责本门店领用服装服饰的日常管理，规范领用、归还流程，监督员工正确使用服装服饰；及时向行政部、运营部反馈服装服饰使用过程中出现的质量问题、适配问题及补充需求。第三章采购标准第十一条通用采购标准：资质要求：供应商需具备合法的经营资质（营业执照、相关质量认证证书等），采购的服装服饰需符合国家相关质量标准，无质量缺陷；材质要求：面料需安全无毒、无异味，符合贴身穿着或演绎使用的安全要求，透气性、耐磨性适配使用场景；辅料（如拉链、纽扣、配饰等）需牢固耐用，无尖锐边角，避免使用过程中造成人身伤害；规格要求：尺寸标准规范，符合常规人体体型，需提供多尺码选择以适配不同员工；款式设计符合公司品牌形象及使用场景要求，整洁大方、便于活动；标识要求：服装服饰需具备清晰的产品标识，注明材质成分、洗涤说明、尺码等信息；环保要求：优先选择环保材质、可降解包装的服装服饰，符合绿色环保相关要求。第十二条分类采购标准：DM工服采购标准：①款式：统一设计风格，贴合剧本杀门店服务氛围，简洁专业、便于活动，避免过于繁琐的装饰；②材质：优先选择棉质、棉混纺等透气舒适、耐磨易清洗的面料，适合长期重复穿着；③颜色：选择与门店装修风格协调、耐脏易打理的颜色，统一配色方案；④配饰：可搭配统一的工牌、领结、腰带等配饰，提升品牌辨识度。剧本角色服装采购标准：①适配性：严格匹配对应剧本的时代背景、角色设定，款式、配色、配饰符合角色形象定位；②材质：根据剧本演绎需求选择适配材质，情感本角色服装注重柔软舒适、质感细腻；恐怖本角色服装注重氛围营造，同时保障穿着安全；机制本角色服装注重轻便耐磨、便于活动；③细节：做工精细，角色标识性细节（如特定纹样、配饰）准确到位，无明显瑕疵；④尺码：针对不同体型玩家或演绎人员，提供多尺码选择，确保穿着合身。配套配饰采购标准：①安全性：头饰、首饰、道具等配饰无尖锐边角、无易脱落小部件，避免使用过程中造成划伤或误食风险；②适配性：与对应服装、剧本角色高度适配，风格统一，细节精准；③耐用性：材质牢固，便于重复使用与日常维护，不易损坏。第四章采购流程第十三条采购需求提报：各门店店长每月25日前，根据门店实际需求（如工服更新、新剧本角色服装补充、配饰损坏替换等），填写《服装服饰采购需求表》，明确需求品类、数量、规格、质量要求、使用时间等信息，提交至行政部；突发采购需求（如服装意外损坏需紧急替换），门店店长可随时提报紧急采购需求，注明紧急原因及所需到岗时间。第十四条采购计划制定：行政部汇总各门店采购需求，结合库存情况、年度采购规划，制定月度采购计划，明确采购品类、数量、预算金额、采购时间节点、责任人等；采购计划需报采购小组审批，单次采购预算金额5000元及以上的，需经采购小组集体审议通过；5000元以下的，由采购小组组长审批通过；采购计划审批通过后，由行政部牵头组织实施；若需调整采购计划，需重新履行审批手续。第十五条供应商筛选与评估：行政部根据采购需求，从合格供应商名录中筛选3家及以上符合要求的供应商，若合格供应商名录中无适配供应商，可通过行业展会、线上采购平台、同行推荐等渠道开发新供应商；对筛选出的供应商，行政部组织运营部、财务部开展综合评估，评估内容包括资质合规性、产品质量、价格竞争力、供货能力、售后服务、过往合作记录等；根据评估结果，确定1-2家最优供应商作为合作对象，形成供应商评估报告，报采购小组备案。第十六条采购实施与合同签订：行政部与选定的供应商洽谈采购价格、付款方式、供货时间、质量标准、售后服务等核心条款，形成采购报价单；单次采购金额2000元及以上的，需签订正式采购合同，合同内容需明确双方权利义务、采购物品详情、价格、付款方式、交货时间、验收标准、违约责任等核心条款；合同需经法务部审核（若公司无专职法务，可委托外部专业人员审核）、采购小组审批后签订；单次采购金额2000元以下的，可签订采购协议或留存采购报价单、沟通记录等作为采购依据；合同签订后，行政部向供应商下达采购订单，明确采购细节，跟踪供货进度，确保供应商按时供货。第十七条到货验收：供应商到货后，行政部在2个工作日内组织运营部、对应门店店长开展联合验收；验收内容包括：数量是否与采购订单一致，规格、款式是否符合采购要求，质量是否合格（面料、做工、标识等是否符合标准），是否存在破损、污渍等问题，相关资质证明、检测报告是否齐全；验收合格的，由参与验收人员共同签署《服装服饰验收单》，行政部凭验收单办理入库手续；验收不合格的，行政部立即通知供应商，根据合同约定或协商结果，要求供应商在规定时间内进行退换货、补货或降价处理；若供应商拒不配合，按合同违约责任条款处理，并将其从合格供应商名录中移除。第十八条付款结算：行政部将采购合同、验收单、入库单、供应商开具的合法有效发票等付款凭证整理齐全后，提交至财务部；财务部审核付款凭证的完整性、合规性，核对采购金额与合同、发票金额是否一致，审核通过后按合同约定的付款方式、付款时间办理付款手续；付款完成后，财务部及时登记相关账务，行政部更新采购台账。第五章验收与入库管理第十九条验收流程规范：验收前准备：行政部提前整理采购订单、采购合同等资料，明确验收标准，准备验收工具（如卷尺、面料检测工具等）；现场验收：验收人员对照采购订单逐一对服装服饰的品类、数量、规格、款式进行核对，随机抽取部分物品检查材质、做工、标识等质量情况，对有特殊要求的物品（如贴身衣物、演绎道具）需进行专项检查；验收记录：验收过程中需做好详细记录，对验收合格与不合格的物品分别标注，验收完成后形成《服装服饰验收单》，由所有参与验收人员签字确认；问题处理：验收发现的问题需及时书面反馈给供应商，明确处理要求与时间节点，跟踪处理结果，确保问题妥善解决。第二十条入库管理规范：验收合格的服装服饰，行政部需在1个工作日内办理入库手续，填写《服装服饰入库单》，明确入库品类、数量、规格、入库日期、存放位置等信息，由入库人员、仓库管理人员签字确认；按照服装服饰的品类、材质、使用场景进行分类存放，设置专门的库存区域，做好标识，确保存放环境干燥、通风、整洁，避免潮湿、暴晒、虫蛀等造成物品损坏；建立电子与纸质双重库存台账，详细记录服装服饰的入库、领用、归还、报废等信息，确保账实相符；库存管理人员需定期对库存物品进行检查，及时发现并处理物品损坏、变质等问题，做好检查记录。第六章库存与领用管理第二十一条库存盘点：行政部每月开展一次月度库存盘点，每季度开展一次季度全面盘点，年度开展一次年度库存清查；盘点工作由行政部牵头，组织财务部、各门店店长参与，对照库存台账逐一对库存物品的数量、质量、存放情况进行核查；盘点完成后形成《库存盘点报告》，明确盘点结果、账实差异情况及差异原因，提出处理建议，报采购小组审批；对盘点发现的盘盈、盘亏物品，按审批后的处理建议及时调整库存台账，确保账实相符；对损坏、报废的物品，按规定履行报废手续。第二十二条领用与归还：各门店领用服装服饰需填写《服装服饰领用单》，注明领用品类、数量、规格、领用用途、领用期限，经门店店长签字审批后，到行政部办理领用手续；领用人员需当面检查领用物品的质量、完整性，确认无误后签字确认；工服类服装实行专人专用，领用后由个人负责日常保管与清洁；剧本角色服装、配饰领用后，由门店指定专人负责管理，使用完毕后及时归还至行政部库存；归还时，行政部需检查物品的完整性、清洁度，无损坏、无污染的方可办理归还手续，更新库存台账；若出现损坏、丢失，需按公司相关规定处理（如照价赔偿、追究相关责任）；临时活动领用的服装服饰，需在活动结束后3个工作日内归还；长期领用的工服，需定期（每季度）进行检查，损坏严重无法使用的，可申请更换。第二十三条报废管理：服装服饰出现严重损坏无法修复、材质老化变质、不符合安全使用标准或丢失的，需履行报废手续；由使用门店或行政部提出报废申请，填写《服装服饰报废单》，注明报废物品信息、报废原因，附相关检查证明，报采购小组审批；审批通过后，行政部及时调整库存台账，对报废物品进行妥善处理（如回收利用、无害化处置），做好报废记录。第七章费用管控第二十四条预算管控：行政部根据年度采购规划及各门店需求，编制年度服装服饰采购预算，报财务部审核、采购小组审批后执行；月度采购计划预算需严格控制在年度预算范围内，若需超出月度预算，需重新履行审批手续；若需调整年度预算，需经采购小组审议通过；财务部定期对采购预算执行情况进行分析，及时向采购小组反馈预算超支或节约情况，提出成本管控建议。第二十五条成本优化：行政部通过批量采购、长期合作、多方比价等方式降低采购成本，对常用品类服装服饰可与供应商签订长期合作协议，争取更优惠的采购价格；优化库存管理，减少库存积压，避免因物品闲置、过期造成的成本浪费；加强服装服饰日常使用管理，引导员工正确使用、保养服装服饰，延长使用寿命，降低更换频率。第二十六条报销规范：采购相关费用报销需提供完整的报销凭证，包括采购合同、验收单、入库单、合法有效发票等，报销金额需与采购实际支出一致；报销流程需严格按照公司财务管理制度执行，经行政部负责人、财务部负责人、采购小组组长审批通过后，方可办理报销手续；严禁虚报、冒领采购费用，对违规报销行为，将追究相关人员责任。第八章监督奖惩第二十七条监督检查：采购小组每季度开展一次采购工作专项监督检查，重点核查采购计划执行情况、采购流程规范性、供应商管理情况、采购质量、预算执行情况及库存管理情况；行政部建立采购工作台账，记录采购各环节数据及情况，定期向采购小组汇报，接受监督检查；设立采购投诉反馈渠道，公司员工或供应商对采购过程存在异议的，可向采购小组投诉，采购小组需在5个工作日内核实并反馈处理意见。第二十八条奖励措施：采购人员通过优化采购渠道、谈判议价等方式，为公司节约采购成本的，按节约金额的5%-10%给予现金奖励，最高奖励不超过2000元；门店严格执行服装服饰领用、归还及日常管理规定，年度内无物品丢失、损坏，库存管理规范的，给予门店团队现金奖励300-500元；员工提出采购流程优化、成本管控、供应商开发等合理化建议并产生积极效果的，给予现金奖励200-500元；与公司长期合作、供货质量优、服务好的供应商，授予“优质供应商”称号，优先获得后续合作机会，并给予一定的合作优惠政策。第二十九条处罚措施：参与采购工作的人员存在以