医院会务制度管理规范

PAGE医院会务制度管理规范一、总则（一）目的为加强医院会务管理，规范会议组织、召开、记录及后续跟进等流程，提高会议效率和质量，确保医院各项工作决策的有效传达与执行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院内部各类会议，包括但不限于院务会、科室例会、学术研讨会、业务培训会、工作协调会等。（三）基本原则1.精简高效原则严格控制会议数量、规模和时间，提高会议效率，避免形式主义，确保会议能够切实解决问题、推动工作。2.规范有序原则明确会议组织、参与各方的职责和流程，确保会议按照规定的程序和要求进行，保证会议的规范化和标准化。3.务实创新原则会议内容应紧密围绕医院实际工作，注重务实性，同时鼓励在会议形式、沟通方式等方面进行创新，以提高会议效果。二、会议分类与组织（一）院务会1.会议性质与目的院务会是医院最高管理层研究决策医院重大事项、部署重要工作的会议。旨在传达上级指示精神，审议医院发展规划、年度工作计划、重大项目安排、财务预决算等重要事项，协调各部门工作，确保医院整体工作的顺利推进。2.参会人员医院领导班子成员、各职能部门负责人。根据会议议题需要，可邀请相关科室负责人或专家列席。3.会议组织会议由院长或院长委托的副院长主持。会议议题由院长办公室收集整理，经院长审定后确定。议题应明确、具体，具有针对性和决策价值。会议通知应提前[X]个工作日发送至参会人员，通知内容包括会议时间、地点、议题、参会要求等。会议秘书由院长办公室指定专人担任，负责会议记录、资料整理、会议纪要撰写等工作。（二）科室例会1.会议性质与目的科室例会是各科室定期召开的工作会议，旨在总结本科室阶段性工作，分析存在的问题，部署下一阶段工作任务，加强科室内部沟通与协作，提高科室工作效率和质量。各科室主任或护士长主持。本科室全体工作人员。会议由科室主任或护士长根据科室工作安排确定会议时间，原则上每周[X]召开一次，特殊情况可临时调整。会议通知由科室内部传达，可采用科室微信群、科室公告栏等方式发布。会议记录可由科室指定专人负责，也可由参会人员轮流记录，记录内容应简洁明了，重点记录工作进展、问题及解决措施、下一步工作计划等。（三）学术研讨会1.会议性质与目的学术研讨会是医院为促进学术交流、推动学科发展而举办的会议。旨在邀请国内外知名专家学者分享学术前沿成果，组织医院内部专业人员进行学术交流与讨论，提高医院整体学术水平和业务能力。2.参会人员医院相关学科专业人员、邀请的外部专家学者、研究生等。根据会议规模和议题，确定参会范围。3.会议组织会议由医院学术委员会或相关学科带头人发起并组织。会议筹备组负责会议的整体策划、专家邀请、会议资料准备、场地安排、会议宣传等工作。会议通知应提前[X]周发送至参会人员，通知内容包括会议主题、时间、地点、议程安排、专家简介及参会要求等。会议期间应安排专人负责会议记录，记录专家发言要点、学术观点及讨论情况等，会后整理形成学术研讨会纪要。（四）业务培训会1.会议性质与目的业务培训会是医院为提升员工业务技能和综合素质而开展的培训活动。通过邀请专家授课、内部经验分享、案例分析等方式，使员工掌握新知识、新技能，提高工作能力和服务水平。2.参会人员根据培训内容确定相关科室或岗位的工作人员。3.会议组织会议由医院人力资源部门或相关业务科室负责组织。培训前应进行充分的需求调研，根据员工实际需求制定培训计划，明确培训目标、内容、方式、时间安排等。培训师资可邀请医院内部业务骨干、外部专家或培训机构专业人员担任。会议通知应提前[X]个工作日发送至参会人员，通知内容包括培训主题、时间、地点、培训内容简介、培训师资介绍及参会要求等。培训过程中应做好考勤记录，安排专人负责培训资料收集、整理，培训结束后可组织考试或撰写培训心得，以检验培训效果。（五）工作协调会1.会议性质与目的工作协调会是为解决医院工作中涉及多个部门的交叉问题、协调部门间工作关系而召开的会议。旨在加强部门间沟通与协作，明确工作责任，共同推进工作任务的顺利完成。2.参会人员涉及相关工作的部门负责人及工作人员。根据会议议题需要，可邀请分管领导参加。3.会议组织会议由院长办公室或相关牵头部门负责组织。会议议题由相关部门提出，经院长办公室汇总整理后，报分管领导审定。议题应聚焦工作中的难点、痛点问题，明确协调事项和目标。会议通知应提前[X]个工作日发送至参会人员，通知内容包括会议时间、地点、议题、参会要求等。会议秘书负责会议记录，记录会议讨论情况、达成的共识及下一步工作安排等，会后形成工作协调会纪要，明确责任部门和完成时限，跟踪落实。三、会议准备（一）议题确定1.各部门应根据医院工作重点、科室实际需求及业务发展需要，提前梳理工作中需要研究讨论、决策部署的事项，形成会议议题。2.议题应具有明确的主题和核心内容，避免过于宽泛或模糊。对于重大议题，应进行充分的前期调研和论证，提供相关背景资料和分析数据。3.议题提交应遵循层级管理原则，一般先由科室内部讨论后报分管领导审核，再由分管领导提交至院长办公室汇总。院长办公室对议题进行整理、筛选，报院长审定。（二）会议通知1.会议通知应准确、清晰地传达会议基本信息，包括会议名称、时间、地点、议题、参会人员范围、会议要求等。2.通知方式可根据会议性质和参会人员范围选择合适的渠道，如医院内部办公系统、电子邮件、微信群、纸质通知等。重要会议应提前[X]个工作日发送通知，确保参会人员有足够的时间准备。3.对于涉及临时调整会议时间、地点或议题等变更情况，应及时以最快方式通知到所有参会人员，并说明变更原因。（三）资料准备1.根据会议议题，准备相关的会议资料，如汇报材料、数据报表、政策文件、学术资料等。资料应内容详实、数据准确、逻辑清晰，能够支持会议讨论和决策。2.会议资料应提前发放给参会人员，以便其提前熟悉内容，做好发言准备。对于重要会议资料，应要求参会人员提前进行阅读和思考，并提交书面意见或建议。3.会议资料的格式应规范统一，便于整理和存档。资料整理人员应确保资料的完整性和准确性，对资料进行编号、装订，以便查阅。（四）场地安排1.根据会议规模和性质，选择合适的会议场地。场地应具备良好的通风、采光条件，音响、投影等设备齐全，能够满足会议的视听需求。2.提前检查会议场地的设施设备是否正常运行，如桌椅摆放是否整齐、麦克风是否灵敏、投影仪是否清晰等。如有问题，应及时联系相关部门进行维修和调试。3.根据会议需要，合理安排座位布局，确保参会人员能够方便地进出和交流。对于大型会议，应设置签到台、指示牌等，引导参会人员有序入场。（五）人员安排1.明确会议主持人、记录人、发言人等相关人员职责。主持人应具备较强的组织协调能力和沟通能力，能够掌控会议节奏，引导会议讨论方向。2.记录人应认真负责，准确记录会议内容，包括发言要点、讨论情况及形成的决议等。记录方式可采用手写记录或电子记录，记录内容应及时整理，形成会议纪要。3.发言人应提前准备好发言内容，确保发言主题明确、观点清晰、论据充分。在发言过程中，应注意语言表达和时间控制，避免冗长和无关内容。四、会议召开（一）会议签到1.参会人员应按照会议通知要求，提前到达会议场地进行签到。签到方式可采用纸质签到、电子签到等方式。2.会议工作人员应在签到时核对参会人员身份，确保参会人员符合会议要求。对于未按时签到或无故缺席的人员，应及时记录并向会议组织者报告。（二）会议开场1.会议主持人应准时宣布会议开始，介绍会议目的、议程安排及参会人员。2.主持人简要回顾上次会议的主要内容和决议执行情况，对执行效果较好的部门或个人进行表扬，对存在的问题进行分析和总结。（三）会议讨论1.按照会议议程，依次进行议题讨论。发言人应围绕议题进行发言，阐述观点、提出建议和解决方案。发言应简洁明了，突出重点，避免长篇大论。2.参会人员应认真倾听发言人发言，积极参与讨论，充分发表自己的意见和看法。讨论过程中应尊重他人观点，避免出现争吵或人身攻击等不当行为。3.主持人应引导会议讨论方向，把握讨论节奏，对讨论过程中出现的分歧和争议进行协调和引导，确保讨论能够围绕议题核心，达成共识。（四）会议记录1.会议记录人应认真记录会议讨论内容，包括发言要点、讨论过程、形成的决议等。记录应客观、准确、完整，不得遗漏重要信息。2.记录方式可采用手写记录或电子记录，记录过程中应注意字迹清晰、语言规范。对于重要决议和关键数据，应进行重点标注。3.会议记录应在会议结束后及时整理，形成会议纪要初稿。会议纪要应条理清晰、逻辑连贯，准确反映会议讨论结果和决策事项。（五）会议总结1.会议讨论结束后，主持人应对会议进行总结，概括会议讨论的主要内容和成果，明确下一步工作任务和责任分工。2.主持人对会议纪律和参会人员的表现进行简要评价，对积极参与讨论、提出建设性意见的人员进行表扬，对违反会议纪律的行为提出批评。3.主持人宣布会议结束，参会人员有序离场。五、会议纪要与决议执行（一）会议纪要撰写1.会议纪要由会议记录人负责撰写初稿，经主持人审核后，报会议组织者审定。2.会议纪要应包括会议基本信息（会议名称、时间、地点、参会人员等）、会议议程、会议讨论内容及决议事项、下一步工作安排及责任分工等内容。3.会议纪要应语言简洁、表述准确，避免使用模糊或歧义性语言。对于决议事项，应明确责任部门、完成时间节点和具体要求。4.会议纪要应在会议结束后[X]个工作日内完成撰写，并以正式文件形式发送至参会人员及相关部门。（二）决议执行跟踪1.各部门应按照会议纪要明确的责任分工和工作要求，认真落实决议事项。部门负责人作为决议执行的第一责任人，应加强对决议执行情况的监督和检查。2.决议执行过程中，如遇问题或困难，应及时与相关部门沟通协调，共同研究解决方案。对于需要调整决议内容或延长完成时间的情况，应按照规定程序进行申请和审批。3.医院办公室负责对决议执行情况进行跟踪和督促检查，定期收集各部门决议执行进展情况，形成决议执行情况报告，报医院领导审阅。4.对于决议执行不力的部门或个人，医院将视情节轻重进行通报批评，并责令限期整改。整改仍不到位的，将按照医院相关规定进行问责。六、会议档案管理（一）档案收集1.会议结束后，会议组织者应及时收集与会议相关的各类资料，包括会议通知、会议资料、会议记录、会议纪要、决议执行情况报告等。2.会议资料收集应确保完整性，不得遗漏重要文件和资料。对于电子资料，应进行备份存储，防止数据丢失。（二）档案整理1.对收集到的会议档案进行分类整理，按照会议类型、时间顺序等进行编号和归档。2.档案整理应遵循便于查阅和保管的原则，对文件资料进行分类装订、编目索引，建立清晰的档案目录。（三）档案保管1.设立专门的会议档案保管场所，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防潮防虫设施等，确保档案的安全存放。2.会议档案应按照规定的保管期限进行保管，重要会议档案应长期保存。档案保管人员应定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理。（四）档案查阅利用1.医院内部人员因工作需要查阅会议档案的