关于规范内业资料制度

PAGE关于规范内业资料制度一、总则（一）目的为加强公司/组织内业资料管理，确保内业资料的真实性、完整性、准确性和规范性，为公司/组织的各项工作提供有力支持和依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及内业资料管理的部门、岗位及人员。（三）基本原则1.依法合规原则：内业资料管理应严格遵守国家法律法规、行业标准及相关政策要求。2.真实准确原则：资料内容必须如实反映工作实际情况，数据准确无误。3.完整规范原则：资料应涵盖工作全过程，格式规范、分类清晰、标识明确。4.及时归档原则：工作完成后应及时整理、归档内业资料，确保资料的时效性。二、内业资料分类及内容（一）项目管理资料1.项目立项文件：包括项目可行性研究报告、立项批复等。2.项目规划资料：项目总体计划、阶段计划、任务分解表等。3.项目进度资料：进度报告、进度跟踪记录、延误分析及处理措施等。4.项目质量资料：质量计划、质量检验报告、质量问题处理记录等。5.项目安全资料：安全管理制度、安全检查记录、安全事故处理报告等。6.项目成本资料：成本预算、成本核算报表、成本控制措施及效果分析等。（二）技术资料1.技术方案：各类工作的技术方案、操作规程、工艺流程等。2.技术图纸：工程图纸、设计变更图纸、技术示意图等。3.技术报告：技术研究报告、技术总结报告、技术评估报告等。4.技术文件：技术标准、规范、手册、说明书等。（三）合同资料1.合同文本：各类业务合同、协议、订单等。2.合同评审记录：合同评审表、评审意见及修改建议等。3.合同执行情况记录：合同执行进度、付款记录、验收情况等。（四）人员资料1.员工档案：个人基本信息、学历证书、资格证书、培训记录、绩效考核记录等。2.人员考勤记录：考勤表、请假条、加班记录等。（五）财务资料1.财务报表：资产负债表、利润表、现金流量表等。2.会计凭证：记账凭证、原始凭证等。3.财务审计报告：内部审计报告、外部审计报告等。（六）行政资料1.行政管理文件：公司/组织规章制度、会议纪要、通知、通报等。2.行政事务记录：办公用品采购记录、车辆使用记录、办公设备维护记录等。三、内业资料管理流程（一）资料收集1.各部门、岗位应明确专人负责内业资料的收集工作，确保资料及时、准确、完整。2.在工作开展过程中，相关人员应按照规定的格式和要求，及时记录工作信息，形成原始资料。3.对于外部获取的资料，如文件、报告、证书等，应进行登记和审核，确保其真实性和有效性。（二）资料整理1.收集到的资料应按照分类标准进行初步整理，去除重复、无效的资料。2.对原始资料进行分类、编号、编目，使其条理清晰、便于查找。3.对资料中的数据进行核对、计算和分析，确保数据的准确性。（三）资料审核1.整理后的资料应提交给相关负责人进行审核，审核内容包括资料的真实性、完整性、准确性和规范性。2.审核人员应认真审查资料，发现问题及时反馈给资料收集人员进行修改和补充。3.对于重要资料，应组织相关部门和人员进行会审，确保资料的质量。（四）资料归档1.审核通过的资料应按照规定的归档要求进行装订、编册，并填写归档目录。2.将归档资料存放在指定的档案柜或存储设备中，按照类别和时间顺序进行排列，便于查询和管理。3.建立电子档案，对纸质档案进行扫描备份，实现电子档案与纸质档案的同步管理。（五）资料查阅1.公司/组织内部人员因工作需要查阅内业资料时，应填写查阅申请表，经部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应按照规定提供查阅服务，查阅人员应爱护资料，不得擅自涂改、损坏、转借资料。3.涉及公司/组织机密的资料，查阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露资料内容。（六）资料借阅1.因特殊原因需要借阅内业资料的，应填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等，经公司/组织主管领导批准后，方可借阅。2.借阅人员应妥善保管借阅资料，按时归还，如发生资料丢失、损坏等情况，应承担相应的责任。3.借阅期限届满，借阅人员应及时归还资料，如需延期借阅，应重新办理借阅手续。（七）资料销毁1.对于已失去保存价值的内业资料，应按照规定的程序进行销毁。2.销毁资料前，应填写资料销毁申请表，注明销毁资料的名称、数量、销毁原因等，经公司/组织主管领导批准后，方可销毁。3.资料销毁应采用适当的方式进行，确保资料无法恢复，销毁过程应进行记录，并由监销人员签字确认。四、内业资料管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善内业资料管理制度，指导和监督各部门的资料管理工作。2.负责内业资料的集中收集、整理、审核、归档、保管和查阅服务工作。3.定期对档案进行清查、盘点，确保档案的安全和完整。4.组织开展档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。（二）各部门职责1.负责本部门内业资料的收集、整理、审核和归档工作，确保资料的真实性、完整性和准确性。2.明确专人负责资料管理工作，按照档案管理部门的要求，及时提交资料，并配合档案管理部门做好资料的查阅、借阅等工作。3.对本部门保管的资料进行定期清理和维护，确保资料的质量。（三）资料管理人员职责1.严格遵守内业资料管理制度，认真履行资料管理职责。2.负责资料的日常收集、整理、登记、保管等工作，确保资料的规范和有序。3.协助档案管理部门做好资料的审核、归档、查阅、借阅等服务工作，及时反馈资料管理中存在的问题。4.保守资料机密，不得泄露公司/组织的敏感信息。五、内业资料管理制度的监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门应定期对内业资料管理情况进行监督检查，并形成检查报告。2.监督检查内容包括资料的收集、整理、审核、归档、保管、查阅、借阅等环节的执行情况。3.对发现的问题应及时提出整改意见，要求相关部门和人员限期整改。（二）考核评价1.将内业资料管理工作纳入公司/组织绩效考核体系，对各部门和人员的资料管理工作进行考核评价。2.考核评价指标包括资料的完整性、准确性、规