会议承办管理制度规范

PAGE会议承办管理制度规范一、总则（一）目的为了加强公司会议承办工作的管理，提高会议组织效率和质量，确保会议顺利进行，特制定本管理制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司内部各类会议的承办工作，包括但不限于公司级会议、部门会议、专项工作会议等。（三）基本原则1.规范有序原则：会议承办工作应按照规定的流程和标准进行，确保各项工作有序开展。2.高效优质原则：以提高会议效率和质量为目标，精心组织，周到服务，为参会人员提供良好的会议体验。3.勤俭节约原则：合理安排会议资源，节约会议成本，杜绝铺张浪费。4.安全保密原则：确保会议场所安全，严格遵守保密规定，保护公司机密信息。二、会议承办职责分工（一）会议主办部门1.负责提出会议需求，明确会议主题、目的、时间、地点、参会人员、议程等内容。2.负责会议材料的准备，包括会议通知、会议议程、汇报材料、讨论稿等。3.负责组织会议签到、会议记录、会议纪要整理等工作。4.负责会议决议的跟踪落实，及时反馈执行情况。（二）行政部门1.协助会议主办部门确定会议时间、地点，负责会议场所的预订、布置和清理。2.负责会议所需设备的调试和保障，如音响、投影仪、麦克风等。3.负责会议期间的餐饮、住宿安排（如需）。4.负责会议期间的安全保卫工作，确保会议场所和参会人员的安全。（三）其他相关部门根据会议需要，配合会议主办部门做好相关工作，如提供数据支持、技术保障等。三、会议承办流程（一）会议申请1.会议主办部门填写《会议申请表》，详细说明会议基本信息、会议目的、议程安排、参会人员范围等内容。2.将《会议申请表》提交至分管领导审批，经同意后报行政部门备案。（二）会议筹备1.确定会议时间和地点根据会议主题和参会人员情况，选择合适时间和地点。尽量避免与重要活动或其他会议冲突，确保参会人员能够按时参加会议。如需借用外部场地，应提前与场地提供方沟通协调，签订场地租赁合同，明确双方权利义务。2.会议通知根据审批后的《会议申请表》，行政部门及时制作会议通知。会议通知应包括会议主题、时间、地点、参会人员、议程安排、注意事项等内容。通过邮件、短信、内部办公系统等方式将会议通知发送给参会人员，并确保通知传达到位。3.会议材料准备会议主办部门负责准备会议材料，如会议通知、会议议程、汇报材料、讨论稿等。材料应内容准确、格式规范、排版整齐。提前将会议材料发送给参会人员，以便参会人员提前了解会议内容，做好准备。4.会议场所布置行政部门根据会议类型和规模，对会议场所进行布置。布置应简洁大方、舒适实用，体现公司文化和会议主题。摆放会议桌椅、音响设备、投影仪、麦克风等，设置签到台、茶水服务点等。在会议场所显著位置张贴会议主题、时间、地点等信息。5.设备调试会议前，行政部门安排专业人员对会议所需设备进行调试，确保音响、投影仪、麦克风等设备正常运行。对可能出现的设备故障制定应急预案，确保在会议期间能够及时处理。（三）会议召开1.会议签到会议开始前，在签到台安排专人负责会议签到。参会人员签到时应出示有效证件，签到表应记录参会人员姓名、部门、职务等信息。对未按时签到的参会人员进行记录，并及时通知会议主办部门。2.会议组织会议主办部门负责会议的组织和主持，按照会议议程有序进行会议。会议期间，应注意维护会议秩序，确保参会人员认真听取报告、积极参与讨论。行政部门负责会议期间的服务工作，如茶水供应、设备维护等，确保会议顺利进行。3.会议记录安排专人负责会议记录，记录会议讨论内容、决议事项等。会议记录应准确、完整、清晰，能够真实反映会议情况。会议记录可采用纸质记录或电子记录方式，记录完成后应及时整理归档。（四）会议结束1.会议纪要整理会议结束后，会议主办部门应及时整理会议纪要。会议纪要应包括会议基本信息、会议主要内容、会议决议事项等内容。会议纪要应语言简洁、重点突出，经会议主办部门负责人审核后，发送给参会人员和相关部门。2.会议场所清理会议结束后，行政部门负责组织清理会议场所，恢复原状。清理过程中应注意保护会议场所设施设备，避免损坏。3.会议文件归档会议主办部门负责将会议相关文件进行归档，包括会议申请表、会议通知、会议材料、会议记录、会议纪要等。归档文件应分类存放，便于查阅和管理。四、会议承办质量控制（一）会前审核1.会议主办部门在提交会议申请前，应对会议材料进行审核，确保材料内容准确、格式规范。2.行政部门在接到会议申请后，应对会议时间、地点、场地布置等进行审核，确保各项安排符合公司规定和会议需求。（二）会中监督1.会议主办部门应在会议期间对会议组织情况进行监督，确保会议按照议程有序进行，参会人员积极参与讨论。2.行政部门应在会议期间对服务保障工作进行监督，及时处理参会人员提出的问题和需求，确保会议服务质量。（三）会后评估1.会议结束后，会议主办部门应组织参会人员对会议效果进行评估，收集参会人员的意见和建议。2.根据评估结果，总结会议承办工作中的经验教训，提出改进措施，不断提高会议承办质量。五、会议承办经费管理（一）经费预算1.会议主办部门在提交会议申请时，应同时编制会议经费预算。会议经费预算应包括场地租赁、设备租赁、餐饮、住宿、材料印刷、交通等费用。2.会议经费预算应合理、准确，经分管领导审批后报财务部门备案。（二）经费报销1.会议结束后，会议主办部门应及时整理会议经费报销凭证，按照公司财务制度进行报销。2.报销凭证应真实、合法、有效，包括发票、收据、合同等。报销时应填写报销单，注明报销事由、金额、报销人等信息。3.财务部门对报销凭证进行审核，审核通过后予以报销。（三）经费控制1.财务部门应加强对会议经费的管理和控制，定期对会议经费使用情况进行检查和分析。2.如发现会议经费超支或不合理支出，应及时查明原因，采取措施进行整改。六、会议承办保密管理（一）保密责任1.所有参与会议承办工作的人员应严格遵守公司保密制度，履行保密职责。2.会议主办部门应明确会议材料的保密范围和保密要求，对涉及公司机密信息的会议材料进行严格管理。（二）保密措施1.会议材料应妥善保管，存储在安全的地方，防止丢失、泄露。2.会议期间，严禁无关人员进入会议场所，对会议内容进行录音、录像、拍照等。3.会议结束后，对会议材料进行清理，对不再使用的材料进行销毁或妥善保存。（三）保密监督1.公司保密管理