上海劳务外包制度规范

PAGE上海劳务外包制度规范一、总则（一）目的本制度旨在规范上海地区劳务外包活动，确保劳务外包业务合法、有序开展，保障公司与外包员工的合法权益，提高劳务外包管理效率，促进公司业务的稳定发展。（二）适用范围本制度适用于在上海地区开展劳务外包业务的所有部门及相关合作的劳务外包供应商。（三）基本原则1.合法合规原则劳务外包活动必须严格遵守国家法律法规以及上海地区的相关政策规定，确保各项操作合法合规。2.平等自愿原则公司与劳务外包供应商在合作过程中应遵循平等自愿的原则，双方基于真实意愿签订劳务外包协议，明确各自权利义务。3.风险可控原则加强对劳务外包业务的风险识别、评估与控制，确保劳务外包过程中可能出现的各类风险处于可控状态，保障公司利益。4.公平公正原则在劳务外包业务操作过程中，应秉持公平公正的态度，对待公司员工与外包员工，保障各方合法权益。二、劳务外包供应商管理（一）供应商选择1.资质审查劳务外包供应商应具备合法经营资质，包括营业执照、劳务派遣经营许可证（若涉及劳务派遣业务）等相关证照，并确保其在有效期内。审查供应商的经营范围，确保其能够提供符合公司需求的劳务外包服务。2.信誉评估通过多种渠道收集供应商的信誉信息，如查询企业信用报告、了解行业口碑、查看过往合作评价等。重点关注供应商是否存在违法违规行为、合同纠纷等不良记录，对于信誉不佳的供应商予以排除。3.能力评估评估供应商的专业服务能力与水平，包括其人员储备、培训体系、服务流程等方面。考察供应商是否具备应对突发情况的应急处理能力，以保障劳务外包服务的连续性与稳定性。4.实地考察对初步筛选的供应商进行实地考察，了解其实际运营状况、办公环境、人员管理等情况。与供应商管理层及相关工作人员进行面对面交流，深入了解其企业文化、管理理念以及对劳务外包业务的理解与规划。（二）供应商准入1.申请与提交材料有意向与公司合作劳务外包业务的供应商，需向公司提交书面申请，并附上相关资质证明、信誉评估材料、能力评估报告等资料。申请材料应真实、完整、有效，如有虚假信息，公司有权取消其准入资格，并追究相应法律责任。2.审核与批准公司相关部门对供应商提交的申请材料进行审核，必要时可进行实地复查。审核通过后，由公司管理层批准供应商准入，并签订劳务外包合作意向书。（三）供应商日常管理1.定期沟通建立与劳务外包供应商的定期沟通机制，每月至少召开一次沟通会议，及时了解劳务外包业务进展情况、存在的问题以及双方合作中的需求变化。通过电话、邮件、即时通讯工具等多种方式保持日常沟通顺畅，确保信息传递及时准确。2.绩效评估制定劳务外包供应商绩效评估指标体系，包括服务质量、工作效率、员工满意度、成本控制等方面。每季度对供应商进行绩效评估，评估结果以书面形式反馈给供应商，并作为后续合作调整的重要依据。3.培训与指导根据劳务外包业务需求，为供应商提供必要的培训与指导，帮助其提升服务水平与管理能力。培训内容可涵盖公司业务流程、质量标准、安全规范等方面，确保供应商能够按照公司要求提供优质劳务外包服务。4.违规处理若劳务外包供应商违反法律法规、公司规章制度或劳务外包协议约定，公司有权视情节轻重采取警告、罚款、暂停合作、解除合作等措施。对于因供应商违规行为给公司造成损失的，公司有权要求供应商承担相应赔偿责任。三、劳务外包协议管理（一）协议签订1.协议起草公司法务部门或相关专业人员负责起草劳务外包协议，明确双方权利义务、服务内容、服务期限、费用结算、保密条款、违约责任等核心条款。协议内容应符合法律法规及行业标准要求，确保条款清晰、准确、完整，避免模糊不清或歧义性表述。2.协议审核劳务外包协议初稿完成后，需提交公司内部相关部门进行审核，包括业务部门、财务部门、法务部门等。各审核部门应从自身专业角度对协议条款进行审查，提出修改意见，确保协议合法合规、风险可控且符合公司利益。3.协议签订经审核通过的劳务外包协议，由公司法定代表人或授权代表与劳务外包供应商法定代表人或授权代表签字盖章后生效。协议签订过程应严格遵循公司合同签订流程，确保合同签订的真实性、合法性与有效性。（二）协议履行1.服务监督公司业务部门负责对劳务外包供应商的服务履行情况进行日常监督，确保其按照协议约定提供劳务外包服务。建立服务监督记录档案，详细记录服务过程中的各项情况，包括服务质量、工作进度、人员出勤等，以便及时发现问题并采取措施解决。2.费用结算财务部门按照劳务外包协议约定的费用结算方式与标准，定期与劳务外包供应商进行费用结算。在费用结算过程中，应严格审核相关凭证与资料，确保费用支付准确无误。同时，做好费用结算记录与账务处理工作。3.变更管理若劳务外包协议履行过程中需要变更协议内容，双方应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议的签订流程与原协议签订流程相同，需经过公司内部审核后生效。变更协议生效前，双方应按照原协议继续履行各自义务。（三）协议终止1.正常终止劳务外包协议期满，双方均未提出续签意向的，协议自然终止。协议终止前，双方应按照协议约定完成相关工作交接与费用结算等事宜。2.提前终止在劳务外包协议履行期间，若一方出现严重违约行为或不可抗力等原因导致协议无法继续履行，另一方有权提前终止协议。提前终止协议的一方应提前通知对方，并按照协议约定承担相应违约责任。同时，双方应妥善处理协议终止后的善后事宜，包括工作交接、人员安置、费用结算等。四、劳务外包员工管理（一）员工招聘与录用1.招聘需求沟通公司业务部门根据劳务外包业务需求，向劳务外包供应商提出员工招聘需求，明确招聘岗位、人数、任职要求、工作地点等信息。劳务外包供应商应与公司业务部门充分沟通，确保准确理解招聘需求，制定合理的招聘计划。2.招聘实施劳务外包供应商按照公司要求组织招聘活动，通过多种渠道发布招聘信息，筛选应聘人员。招聘过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保招聘到符合公司要求的合适人员。3.录用与入职手续劳务外包供应商对应聘人员进行面试、笔试、背景调查等环节后，确定录用人员名单，并通知其办理入职手续。入职手续包括签订劳动合同（劳务外包员工与劳务外包供应商签订）、提交相关证件资料、进行入职培训等。劳务外包供应商应确保员工入职手续齐全、规范。（二）员工培训与发展1.培训计划制定公司业务部门与劳务外包供应商共同制定劳务外包员工培训计划，根据员工岗位需求与公司业务特点，确定培训内容、培训方式、培训时间等。培训内容可包括公司企业文化、业务知识、操作技能、安全规范等方面，旨在提升劳务外包员工的综合素质与业务能力。2.培训实施劳务外包供应商负责按照培训计划组织实施培训活动，可采用内部培训、外部培训、现场实操等多种方式进行。公司业务部门应配合劳务外包供应商做好培训相关工作，如提供培训资料、安排培训场地、参与培训指导等。3.员工发展关注劳务外包员工的职业发展需求，为其提供必要的职业发展指导与支持。对于表现优秀的劳务外包员工，公司可与劳务外包供应商协商给予适当奖励与激励措施，以提高员工工作积极性与忠诚度。（三）员工绩效考核1.考核指标设定公司业务部门与劳务外包供应商共同制定劳务外包员工绩效考核指标体系，考核指标应与员工工作岗位紧密相关，具有可衡量性与可操作性。考核指标可包括工作任务完成情况、工作质量、工作效率、团队协作、工作态度等方面，确保全面、客观地评价员工工作表现。2.考核实施劳务外包供应商按照绩效考核指标体系，定期对劳务外包员工进行绩效考核，考核周期可根据实际情况设定为月度、季度或年度。考核过程应严格按照规定程序进行，确保考核结果真实、公正、准确。考核结果应及时反馈给员工，并与员工绩效奖金、晋升、调岗等挂钩。3.考核结果应用根据劳务外包员工绩效考核结果，劳务外包供应商采取相应的激励与改进措施。对于考核优秀的员工，给予表彰、奖励或晋升机会；对于考核不达标或存在问题的员工，进行针对性培训与辅导，帮助其改进工作表现。（四）员工薪酬福利1.薪酬标准制定劳务外包供应商根据劳务外包协议约定以及上海地区同行业薪酬水平，制定劳务外包员工薪酬标准。薪酬标准应明确基本工资、绩效工资、加班工资、奖金等构成部分，并确保薪酬水平合理、公平，具有市场竞争力。2.薪酬发放劳务外包供应商按照规定的薪酬发放周期与方式，按时足额发放劳务外包员工薪酬。在薪酬发放过程中，应做好工资核算、代扣代缴个人所得税等工作，并向员工提供工资明细清单。3.福利管理劳务外包供应商按照国家法律法规及公司要求，为劳务外包员工缴纳社会保险、住房公积金等法定福利。根据实际情况，劳务外包供应商可提供其他福利项目，如带薪年假、节日福利、培训机会等，以提高员工福利待遇与归属感。（五）员工离职管理1.离职申请与审批劳务外包员工因个人原因提出离职申请的，应提前按照劳务外包供应商规定的程序提交离职申请。劳务外包供应商对员工离职申请进行审核与审批，审批通过后办理离职手续。2.离职交接劳务外包员工离职前，应与所在部门及相关人员进行工作交接，确保工作顺利过渡。劳务外包供应商负责监督离职交接工作的完成情况，确保交接手续齐全、规范。3.离职结算劳务外包供应商按照劳务外包协议约定及公司规定，在员工离职后及时办理薪酬结算、福利清算等离职结算手续。离职结算完成后，劳务外包供应商应向员工出具离职证明，并做好相关档案资料的整理与归档工作。五、劳务外包业务风险管理（一）风险识别1.法律风险关注劳务外包业务相关法律法规政策的变化，确保劳务外包活动合法合规，避免因违反法律法规导致法律纠纷与经济损失。审查劳务外包协议条款，确保协议内容符合法律法规要求，明确双方权利义务，降低法律风险。2.使用风险评估劳务外包供应商的服务质量与能力是否能够满足公司业务需求，避免因供应商服务不到位影响公司业务正常开展。关注劳务外包过程中可能出现的人员短缺、工作效率低下、质量问题等风险，提前制定应对措施。3.财务风险监控劳务外包费用支出情况，确保费用结算准确无误，避免因费用管理不善导致财务损失。评估劳务外包业务对公司成本结构的影响，合理控制劳务外包成本，提高公司经济效益。4.信息安全风险劳务外包过程中涉及公司商业秘密、客户信息等敏感信息，应加强信息安全管理，防止信息泄露。与劳务外包供应商签订保密协议，明确双方在信息安全方面的责任与义务，采取必要的技术与管理措施保障信息安全。（二）风险评估1.建立风险评估指标体系根据劳务外包业务特点与风险识别结果，建立风险评估指标体系，包括法律合规性、服务质量、成本控制、信息安全等方面的指标。为每个指标设定相应的权重，以综合评估劳务外包业务风险程度。2.定期风险评估定期对劳务外包业务进行风险评估，评估周期可根据实际情况设定为半年或一年。通过收集相关数据、分析业务情况、参考历史经验等方式，运用风险评估指标体系对劳务外包业务风险进行量化评估，确定风险等级。（三）风险应对1.风险规避对于识别出的高风险事项，如法律法规禁止的劳务外包行为，应坚决予以规避，避免开展相关业务。2.风险降低针对可能发生的风险，采取相应措施降低风险发生的可能性与影响程度。如加强对劳务外包供应商的管理与监督、完善劳务外包协议条款、建立应急预案等，以有效控制风险。3.风险转移通过购买保险（如商业保险、工伤保险等）