会议组织与管理工作制度

会议组织与管理工作制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国反不正当竞争法》《企业内部控制基本规范》等国家法律法规，参照行业最佳实践及集团母公司关于风险管理、合规经营的相关规定，结合公司实际管理需求，为防控专项风险、规范业务流程、提升管理效能制定。制度旨在明确会议组织与管理的职责分工、操作标准、运行机制及保障措施，确保会议活动合法合规、高效有序，防范决策风险，促进管理目标实现。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工参与或组织的各类会议活动，包括但不限于决策类会议、工作例会、专题研讨会、培训会议、外部协调会议等，覆盖会议的策划、筹备、执行、总结等全流程管理场景。第三条本制度下列术语含义：（一）会议专项管理：指公司针对各类会议活动制定的管理制度、操作规范及监督机制，旨在通过流程控制、风险防控、资源优化等手段，实现会议管理标准化、规范化、精细化。（二）专项风险：指会议活动中可能引发决策失误、资源浪费、合规风险、信息安全等问题的潜在风险，包括但不限于议程偏离、权限越权、资料泄露、供应商不当选择等。（三）合规要求：指会议组织与执行过程中必须遵守的法律法规、行业准则及公司内部规章，如会议审批权限、供应商资质审查、信息保密义务、会议纪要规范等。第四条会议专项管理遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：确保所有会议活动纳入统一管理范畴，覆盖策划、审批、执行、评估等环节。（二）责任到人：明确各级管理主体及执行岗位的职责权限，实现风险责任闭环。（三）风险导向：聚焦高风险环节，强化预防控制与动态监测。（四）持续改进：定期评估管理有效性，优化流程机制，适应内外部环境变化。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为公司会议专项管理第一责任人，对会议管理的总体合规性、风险防控负全面责任；分管领导为公司会议专项管理直接责任人，负责统筹协调、监督考核及制度优化。第六条设立会议专项管理领导小组，由公司主要负责人、分管领导及各相关职能部门负责人组成，负责统筹会议管理政策制定、重大会议决策审批、跨部门协调及管理效果评估。领导小组下设办公室，挂靠公司[牵头部门名称]，承担日常管理职能。第七条各类主体职责划分如下：（一）牵头部门：负责会议专项管理制度建设、风险识别与评估、监督考核、培训宣贯，每季度组织一次专项检查，形成管理报告提交领导小组审阅。（二）专责部门：包括[具体部门名称]，负责会议合规性审核、流程优化、技术支持及风险处置，对会议资料、供应商资质等开展专项审查。（三）业务部门/下属单位：落实会议管理要求，开展本领域会议风险防控，如实上报异常情况，配合完成调查处置。第八条基层执行岗位责任：（一）会议记录人员：对会议内容、决议、时限等关键信息完整准确记录，并履行资料保密义务。（二）会务执行人员：按审批流程落实会议资源调配，监控会议纪律与安全。（三）所有参会人员：遵守会议纪律，不得泄露涉密信息，按要求反馈意见建议。第三章专项管理重点内容与要求第九条会议审批标准：（一）常规会议：实行分级审批，单次会议预算X万元以下由部门负责人审批，X万元以上由分管领导审批；涉及跨部门协调的需提交协同申请。（二）重大会议：涉及公司战略决策、重大投资、外部合作等，需经领导小组审议，并报主要负责人批准。第十条禁止性行为：（一）严禁未经审批召开会议或超范围扩大会议；（二）严禁利用会议进行利益输送，如不当安排供应商、分配资源；（三）严禁泄露会议涉密信息，包括议程、方案、数据等。第十一条供应商管理要求：（一）会务服务供应商需符合《供应商尽职调查管理办法》规定，通过资质审核、业绩评估后方可合作；（二）涉及金额X万元以上的采购需通过招标程序，确保过程公开透明。第十二条会议资料管控：（一）涉密资料实行编号管理，按“谁持有、谁负责”原则落实保密措施；（二）电子资料需定期备份，并设置访问权限，禁止无关人员下载。第十三条会议场地管理：（一）内部会议优先使用公司资源，确需外部租赁的需经审批，并签订协议明确费用及安全责任；（二）场地使用后需及时检查，避免设备损耗或信息残留。第十四条会议效率控制：（一）会议时长需与议程匹配，原则上不超过X小时；（二）鼓励使用视频会议技术，减少不必要的差旅成本。第十五条决议落实机制：（一）会议纪要需经参会领导签字确认，并按职责分工下发至责任部门；（二）牵头部门对决议执行情况开展跟踪问效，每季度提交报告。第十六条风险防控重点：（一）数据安全：禁止在开放网络传输涉密资料，会议录音需加密存储；（二）合规风险：重大会议需提前开展合规审查，避免触碰政策红线；（三）舆情风险：涉及外部媒体参与的会议需制定预案，规范信息发布流程。第四章专项管理运行机制第十七条制度动态更新机制：牵头部门每年至少开展一次制度评估，根据法规变化、业务调整同步修订，修订方案需经领导小组批准。第十八条风险识别预警机制：（一）每月组织一次专项风险排查，形成清单，明确整改时限；（二）对金额X万元以上的会议实施重点监控，出现异常即发布预警。第十九条合规审查机制：（一）会议方案需嵌入合规审查环节，未经专责部门签字的不得执行；（二）签订协议时需同步审查条款合规性，避免法律风险。第二十条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行处置，重大风险需上报领导小组协调；（二）突发情况需启动应急预案，会务人员及时上报并协助处置。第二十一条责任追究机制：（一）对违反审批权限、泄露信息等行为，根据《员工手册》严肃处理；（二）将会议管理绩效纳入部门年度考核，连续X次出现问题的取消评优资格。第二十二条评估改进机制：（一）每年开展一次管理效果评估，通过问卷调查、案例分析等方式收集反馈；（二）对发现的问题制定整改计划，并跟踪落实情况。第五章专项管理保障措施第二十三条组织保障：各级领导需定期听取会议管理情况汇报，及时解决重大问题。牵头部门每季度向领导小组汇报工作进展，确保管理要求传导到位。第二十四条考核激励机制：（一）将会议管理成效纳入部门年度绩效，占综合评分X%；（二）对表现突出的部门/个人给予专项奖励，对责任落实不到位的进行约谈。第二十五条培训宣传机制：（一）管理层每年参加合规履职培训，掌握风险识别与决策审查能力；（二）一线员工每月接受操作规范培训，重点学习资料管控、保密要求等内容。第二十六条信息化支撑：通过会议管理系统实现方案提报、审批流转、资料共享等功能，实时监控会议状态，自动生成报表。第二十七条文化建设：定期发布《会议合规手册》，组织签订《会议管理承诺书》，通过内部刊物、培训等方式强化合规意识。第二十八条报告制度：（一）风险事件需在X小时内上报至专责部门，并形成调查报告；（二）年度管理情况报告需在次年X月提交领导小组，内容包括数据统计、问题分析、改