会议议程安排与时间控制制度

会议议程安排与时间控制制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》及集团母公司关于风险防控与合规管理的指导意见制定，结合企业内部管理实际需求，旨在规范会议议程安排与时间控制，提升决策效率，防范会议管理中的专项风险，确保组织运营的有序性和合规性。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖公司内部例会、专项会议、临时会议等各类会议的议程制定、时间管理、纪律监督等全流程管理。涉及跨部门协作的会议，各相关单位应协同执行本制度。第三条本制度中下列术语含义：（一）“会议议程专项管理”指对会议议题、流程、时间节点、参与人员及预期成果的系统性规划与管控，确保会议目标的达成与资源的高效利用。（二）“会议管理风险”指因议程不明确、时间失控、执行不到位等导致会议效率低下、决策延误或合规问题的潜在风险。（三）“合规管控”指依据公司规章制度及外部法规要求，对会议管理活动进行全流程监督，确保行为合法合规。第四条会议议程安排与时间控制的专项管理应遵循以下原则：（一）全面覆盖原则，确保各类会议均纳入制度管理范畴；（二）责任到人原则，明确各层级、各部门的管理职责；（三）风险导向原则，聚焦时间失控、决策偏差等关键风险点；（四）持续改进原则，定期评估并优化会议管理流程。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司会议议程安排与时间控制工作负总责，分管领导承担直接管理责任，确保制度有效落地。第六条设立会议议程管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括办公室、纪检监察部、人力资源部等关键部门负责人。领导小组负责统筹会议管理制度建设，协调跨部门争议，审批重大会议安排，并对制度执行情况进行监督评价。第七条各部门、下属单位应指定专人负责本单位的会议议程管理，定期向领导小组汇报工作情况。办公室作为牵头部门，具体职责包括：（一）制定并修订会议议程管理制度；（二）组织召开会议前的议程审核，确保议题合法合规；（三）监督会议执行情况，对超时、跑题等问题进行纠正；（四）建立会议管理台账，定期分析数据并提改进建议。第八条人力资源部作为专责部门，负责：（一）开展会议管理培训，提升员工议程参与能力；（二）将会议管理纳入绩效考核，强化员工责任意识；（三）收集员工对会议效率的反馈，推动制度优化。第九条业务部门及下属单位作为执行主体，需落实以下要求：（一）提交会议议程时附上议题的合规性说明；（二）控制议题数量，避免过度冗长；（三）会后及时整理决议事项并跟进落实；（四）对会议过程中发现的风险问题及时上报。第十条基层执行岗位人员需履行以下合规义务：（一）签署岗位合规承诺书，明确会议管理中的行为规范；（二）发现会议时间冲突或议程不合规时主动提出；（三）按照审批通过的议程参与会议，不得擅自增减内容；（四）对会议决议的执行情况承担直接责任。第三章专项管理重点内容与要求第十一条会议议题合规标准。会议议程应包括议题名称、目的、背景、预期成果、责任部门、参会人员等要素，涉及重大决策、跨部门协作的议题需经办公室审核。禁止提交与职责范围无关的议题，确保会议聚焦核心目标。第十二条会议时间控制要求。例会应严格限定时长，临时会议需提前报备时间安排。会议组织者应在会前明确各议题的讨论时限，并通过计时工具跟踪执行，对超时议题采取暂停或合并处理。第十三条会议参与管理规范。参会人员应提前熟悉议题背景，避免临时缺席或无谓发言。主持人需对会议秩序进行把控，对跑题行为及时引导，确保会议在预定时间内完成主要议程。第十四条议题决策程序要求。涉及重要事项的会议需形成书面决议，决策程序应符合公司“三重一大”规定，未经集体讨论的决议无效。决策事项需明确责任部门及完成时限，避免议而不决。第十五条会议记录管理标准。会议记录应包含时间、地点、参会人员、议题讨论要点、决议事项及责任人，由专人负责整理并分发给相关单位。记录需存档备查，保管期限根据档案管理规定执行。第十六条会议纪要闭环管理。会议纪要需在会后X日内发布，责任部门应对照纪要制定执行计划，并由办公室跟踪进度。对未按计划完成的议题，需在下次会议上重新汇报，避免问题悬置。第十七条会议成本管控要求。涉及外聘专家或外部场地的会议，需经财务部门审核预算。会议材料应优先使用电子版，减少纸质印刷，控制不必要的费用支出。第十八条会议风险管理措施。针对可能出现的议程冲突、人员缺席等风险，组织者应制定应急预案，如提前调整会议时间、指定替代参会人等。对因会议管理不善导致的决策延误，需启动责任追究程序。第十九条会议资料提前分发要求。重要会议的议题资料应在会前X小时发送给参会人员，确保其充分准备。资料需注明分发范围，禁止泄露敏感信息。主持人需在会上核对参会人员资格，防止无关人员列席。第四章专项管理运行机制第二十条制度动态更新机制。办公室每年对会议议程管理制度进行评估，结合法规变化、业务调整等因素及时修订。重大修订需经领导小组审议，并发布补充通知。第二十一条风险识别预警机制。每季度开展会议管理风险排查，重点关注议题冗长、决策不力等问题，由人力资源部编制风险清单并通报各业务部门。对高频风险点需制定专项改进方案。第二十二条合规审查机制。重大会议的议程需经纪检监察部审核，确保符合公司廉政要求。会议过程中如发现违规行为，主持人应立即制止并记录，事后移交相关部门处理。第二十三条风险应对机制。对一般风险由业务部门自行整改，重大风险需上报领导小组协调解决。如发生会议决策延误，组织者应向主要负责人报告，并说明原因及改进措施。第二十四条责任追究机制。对违反会议纪律的员工，视情节轻重给予警告、通报批评等处理。对因管理不善导致重大决策失误的，启动绩效扣减、降级等处罚。具体标准由人力资源部制定并公示。第二十五条评估改进机制。每年11月对会议议程管理成效进行评估，通过抽样检查、问卷调查等方式收集数据，评估结果作为部门评优的重要参考。第五章专项管理保障措施第二十六条组织保障。各层级负责人应定期听取会议管理汇报，对发现的共性问题亲自协调解决。领导小组每半年召开例会，研究解决跨部门争议。第二十七条考核激励机制。将会议准时率、决议落实率等指标纳入部门绩效考核，对表现突出的单位给予奖励。对连续三次出现严重会议问题的部门，取消评优资格。第二十八条培训宣传机制。每年3月、9月开展会议管理专项培训，管理层重点学习决策效率提升技巧，基层员工重点掌握议程参与规范。培训结束后进行考核，考核结果与绩效挂钩。第二十九条信息化支撑。开发会议管理信息系统，实现议程自动分派、时间实时监控、决议电子归档等功能。系统数据需与公司OA系统打通，确保信息共享。第三十条文化建设。编制《会议管理合规手册》，发布典型案例并组织学习。每年12月开展“高效会议月”活动，评选优秀会议组织者并给予表彰。第三十一条报告制度。每月X日提交会议管理情况报告，内容包括会议总数、议题完成率、超时问题频次等。重大风险事件需在X小时内上报至领导小组，并附整改方案。第六章附则第三十二条本制度由公司办公室负责解释，