2026年剧本杀运营公司剧本道具采购管理制度

2026年剧本杀运营公司剧本道具采购管理制度第一章总则第一条为规范公司剧本道具（含剧情核心道具、氛围营造道具、互动体验道具、电子道具等，以下统称“剧本道具”）采购全流程管理，确保采购的剧本道具精准适配剧本剧情、质量安全合规、成本可控可追溯，保障玩家沉浸式体验与公司资产安全，依据《中华人民共和国产品质量法》《中华人民共和国合同法》等相关法律法规，结合剧本杀行业运营特性及公司实际需求，制定本制度。第二条本制度所称剧本道具采购，是指公司为满足各门店剧本运营需求，开展的从采购需求提报、计划制定、供应商筛选、采购实施、验收入库、付款结算到库存管理的全流程工作，覆盖所有自营剧本及合作剧本配套道具的采购管理。第三条本制度适用于公司各门店、各相关部门（运营部、行政部、剧本采购部、财务部）及所有参与剧本道具采购工作的工作人员，全体相关人员均需严格遵守本制度规定。第四条剧本道具采购工作遵循以下核心原则：剧情适配原则：采购的剧本道具需精准匹配对应剧本的时代背景、角色设定、剧情逻辑，助力营造沉浸式体验氛围；安全优先原则：道具材质、工艺需符合国家安全标准，无尖锐边角、有毒有害物质，电子道具需符合电气安全规范，保障玩家使用安全；成本可控原则：在保证质量与适配性的前提下，优化采购渠道，合理控制采购成本，提高资金使用效率；公开透明原则：采购流程规范透明，供应商选择、价格协商等关键环节公平公正，避免暗箱操作；责任闭环原则：明确各环节责任人，确保采购需求有依据、采购过程有审核、验收入库有记录、资金支付有凭证；高效适配原则：优化采购流程，缩短采购周期，确保道具及时匹配剧本上架节奏，保障运营需求。第五条公司成立剧本道具采购管理小组（以下简称“采购小组”），由运营部负责人担任组长，行政部负责人担任副组长，剧本采购专员、各门店店长、财务部负责人担任组员。采购小组统筹推进剧本道具采购工作，行政部作为牵头部门，负责采购计划实施、供应商管理、验收入库及库存管理；运营部负责制定采购标准、审核采购方案；剧本采购专员负责提供剧本道具核心需求资料；财务部负责预算审核与资金管控；各门店负责提报采购需求、参与验收及反馈使用情况。第二章职责分工第六条采购小组核心职责：统筹制定年度、季度剧本道具采购规划，审核各门店采购需求及采购预算；审议重大采购项目（单次采购金额5000元及以上）方案、供应商选择结果，监督采购全流程规范性；协调解决采购过程中出现的重大问题，如采购争议、质量纠纷、成本超支等；评估采购工作成效，审核采购成本管控情况，优化采购机制与流程。第七条行政部（牵头部门）核心职责：牵头拟定并更新剧本道具采购管理制度、采购标准、验收细则及相关表单（如采购需求表、验收单、入库单等）；收集各门店采购需求，汇总制定采购计划，报采购小组审批后组织实施；负责供应商的开发、筛选、评估与管理，建立供应商档案，定期更新合格供应商名录；组织采购实施工作，包括与供应商洽谈价格、签订采购合同、跟踪供货进度、协调解决供货过程中的问题；牵头开展剧本道具验收工作，组织相关部门对采购道具的质量、规格、适配性等进行核查，验收合格后办理入库手续；负责剧本道具的库存管理，建立库存台账，定期开展库存盘点，保障库存道具安全完整；配合财务部完成采购付款结算工作，提供采购合同、验收单等相关凭证；汇总采购数据，开展采购工作复盘，形成总结报告报采购小组审批。第八条运营部核心职责：结合剧本剧情需求、玩家体验反馈及行业趋势，制定剧本道具采购标准，明确各类道具的材质、规格、适配场景等核心要求；参与供应商筛选与评估，对道具的剧情适配性、体验感提升效果提供专业意见；参与剧本道具验收工作，重点核查道具与剧本剧情的适配性、体验感达标情况；收集各门店道具使用情况反馈，为采购标准优化、品类调整提供参考依据。第九条剧本采购专员核心职责：新剧本采购时，同步收集配套道具的核心需求资料，包括道具类型、数量、功能、适配剧情节点等；配合运营部解读剧本道具需求，协助制定针对性采购标准，确保采购道具精准匹配剧情；参与新剧本道具采购方案审核，提出专业修改建议。第十条财务部核心职责：审核采购预算的合理性与可行性，管控采购成本，确保资金合规使用；审核采购合同中的付款条款，核查付款所需凭证的完整性与合规性；按审批流程完成采购付款结算工作，及时登记相关账务；对采购成本进行核算与分析，定期向采购小组反馈预算执行情况。第十一条各门店店长核心职责：根据本门店剧本上架计划、道具损耗情况，及时向行政部提报采购需求，明确需求品类、数量、规格、使用时间等；参与本门店相关道具的验收工作，核查道具是否符合门店实际运营与玩家体验需求；负责本门店领用道具的日常管理，规范领用、归还流程，监督员工正确使用、妥善保管道具；及时反馈道具使用过程中出现的质量问题、适配问题及补充需求。第三章采购标准第十二条通用采购标准：资质要求：供应商需具备合法经营资质（营业执照、相关质量认证证书等），采购道具需符合国家相关质量标准；材质要求：优先选择安全无毒、无异味、耐磨耐用的材质，避免使用易碎、易腐蚀、有刺激性的材料；电子道具需符合电气安全标准，具备合格认证；规格要求：尺寸、重量等符合剧本演绎操作需求，便于携带、摆放与收纳；电子道具需确保功能正常、续航稳定（如需）；安全要求：无尖锐边角、无易脱落小部件，避免使用过程中造成人身伤害；易燃易爆、带电等特殊道具需具备安全防护装置及使用说明；标识要求：道具需标注清晰的产品信息（如材质、使用说明、安全警示等），电子道具需附带合格证书、保修凭证。第十三条分类采购标准：剧情核心道具：需严格匹配剧本关键剧情节点与角色设定，材质、造型、功能精准还原剧情描述；具备较高耐用性，可反复使用；核心信息（如文字、图案）清晰可辨，无模糊、失真现象；氛围营造道具：需贴合剧本整体氛围（如古风、现代、恐怖、情感等），色彩、造型与场景布置协调；材质轻便易收纳，部分一次性氛围道具需控制采购成本；互动体验道具：需具备良好的操作便捷性，功能符合剧情互动需求；安全系数高，无操作风险；多人共用道具需便于清洁消毒，保障卫生安全；电子道具：需确保硬件质量稳定，软件功能正常，兼容门店现有播放设备；具备基础防水、防摔性能；附带详细使用说明书及售后保障，故障响应及时。第四章采购流程第十四条采购需求提报：各门店店长每月25日前，根据门店剧本上架计划、道具损耗情况，填写《剧本道具采购需求表》，明确道具名称、品类、数量、规格、适配剧本、使用时间等信息，提交至行政部；新剧本上架前15个工作日，需完成对应道具采购需求提报；突发采购需求（如道具意外损坏需紧急替换），可随时提报并注明紧急原因。第十五条采购计划制定：行政部汇总各门店需求，结合库存情况、年度采购规划，制定月度采购计划，明确采购品类、数量、预算金额、采购时间节点、责任人等；采购计划报采购小组审批，单次采购预算5000元及以上的需集体审议通过；5000元以下的由采购小组组长审批通过；审批通过的采购计划由行政部组织实施，如需调整需重新履行审批手续。第十六条供应商筛选与评估：行政部从合格供应商名录中筛选3家及以上适配供应商，无适配供应商时可通过行业展会、线上采购平台、同行推荐等渠道开发新供应商；组织运营部、财务部开展综合评估，评估内容包括资质合规性、产品质量、价格竞争力、供货能力、售后服务、过往合作记录等；根据评估结果确定1-2家最优供应商，形成供应商评估报告报采购小组备案。第十七条采购实施与合同签订：行政部与选定供应商洽谈采购价格、付款方式、供货时间、质量标准、售后服务等核心条款，形成采购报价单；单次采购金额2000元及以上的，需签订正式采购合同，合同内容需明确双方权利义务、道具详情、违约责任等，经法务审核（或外部专业人员审核）、采购小组审批后签订；单次采购金额2000元以下的，可签订采购协议或留存报价单、沟通记录作为采购依据；合同签订后下达采购订单，跟踪供货进度，确保供应商按时供货。第十八条到货验收：供应商到货后，行政部在2个工作日内组织运营部、对应门店店长开展联合验收；验收内容包括：数量与采购订单是否一致，规格、材质是否符合采购标准，质量是否合格（无损坏、功能正常），与剧本剧情是否适配，相关资质证明是否齐全；验收合格的，由参与验收人员共同签署《剧本道具验收单》，行政部凭验收单办理入库手续；验收不合格的，行政部立即通知供应商，按合同约定或协商结果要求退换货、补货或降价处理；供应商拒不配合的，按违约责任条款处理并移除出合格供应商名录。第十九条付款结算：行政部整理采购合同、验收单、入库单、供应商开具的合法有效发票等付款凭证，提交至财务部；财务部审核凭证完整性、合规性，核对金额无误后，按合同约定付款方式、时间办理付款手续；付款完成后，财务部登记账务，行政部更新采购台账。第五章验收与入库管理第二十条验收流程规范：验收前准备：行政部提前整理采购订单、合同等资料，明确验收标准，准备必要的验收工具（如卷尺、万用表等）；现场验收：逐一对道具的品类、数量、规格进行核对，随机抽取部分道具检查材质、质量及功能，对电子道具进行通电测试，对特殊道具核查安全防护装置；验收记录：详细记录验收情况，对合格与不合格道具分别标注，验收完成后形成验收报告，由所有参与人员签字确认；问题处理：对验收发现的问题书面反馈供应商，明确处理要求与时限，跟踪处理结果并做好记录。第二十一条入库管理规范：验收合格的道具，行政部在1个工作日内办理入库手续，填写《剧本道具入库单》，注明入库品类、数量、规格、入库日期、存放位置等信息，由入库人员、仓库管理人员签字确认；按道具类型、适配剧本进行分类存放，设置专门库存区域，做好标识；特殊道具（如电子道具、易碎道具）单独存放，采取防护措施；存放环境需干燥、通风、避光，避免潮湿、暴晒导致道具损坏；建立电子与纸质双重库存台账，详细记录道具入库、领用、归还、报废等信息，确保账实相符；仓库管理人员定期检查库存道具，及时发现并处理损坏、变质等问题，做好检查记录。第六章库存与领用管理第二十二条库存盘点：行政部每月开展一次月度库存盘点，每季度开展一次全面盘点，年度开展一次库存清查；盘点由行政部牵头，组织财务部、各门店店长参与，对照台账逐一对道具数量、质量、存放情况进行核查；盘点完成后形成《库存盘点报告》，明确盘点结果、账实差异及原因，提出处理建议报采购小组审批；对盘盈、盘亏道具按审批意见调整台账，对损坏、报废道具履行报废手续。第二十三条领用与归还：门店领用道具需填写《剧本道具领用单》，注明领用品类、数量、适配剧本、领用期限，经店长签字审批后到行政部办理领用手续；领用人员当面检查道具质量与完整性，确认无误后签字确认；领用道具由门店指定专人管理，使用完毕后及时归还，电子道具需确保电量充足、功能正常；归还时行政部核查道具完整性、清洁度，无损坏的办理归还手续并更新台账；出现损坏、丢失的，按公司规定处理（如照价赔偿）；临时活动领用的道具需在活动结束后3个工作日内归还，长期领用的道具每季度检查一次使用状况。第二十四条报废管理：道具出现严重损坏无法修复、材质老化变质、功能失效，或对应剧本下架不再使用的，可申请报废；由使用门店或行政部提出报废申请，填写《剧本道具报废单》，注明报废信息、原因及证明材料，报采购小组审批；审批通过后，行政部对报废道具进行妥善处理（如回收利用、无害化处置），更新台账并做好记录。第七章费用管控第二十五条预算管控：行政部结合年度采购规划编制年度采购预算，报财务部审核、采购小组审批后执行；月度采购预算需控制在年度预算范围内，超预算需重新审批；年度预算调整需经采购小组审议通过；财务部定期分析预算执行情况，反馈超支或节约情况并提出管控建议。第二十六条成本优化：通过批量采购、长期合作、多方比价降低采购成本，常用道具与供应商签订长期合作协议争取优惠；优化库存管理，减少积压，避免闲置浪费；合理选择一次性与可重复使用道具，平衡成本与体验；加强道具日常维护，延长使用寿命，降低更换频率。第二十七条报销规范：采购费用报销需提供完整凭证，包括合同、验收单、入库单、合法发票等，报销金额与实际支出一致；报销流程按公司财务制度执行，经行政部负责人、财务部负责人、采购小组组长审批后办理；严禁虚报、冒领采购费用，违规者追究相关责任。第八章监督奖惩第二十八条监督检查：采购小组每季度开展采购专项检查，核查计划执行、流程规范、质量管控、预算执行等情况；行政部建立采购台账，定期向采购小组汇报工作，接受监督；设立投诉反馈渠道，员工或供应商对采购过程有异议的可向采购小组投诉，5个工作日内核实反馈。第二十九条奖励措施：采购人员优化渠道、议价节约成本的，按节约金额5%-10%给予现金奖励（最高2000元）；门店道具管理规范，年度无丢失、损坏，盘点账实相符的，给予团队奖励300-500元；员工提出合理化建议产生积极效果的，奖励200-500元；优质供应商授予“优质合作商”称号，优先合作并给予优惠。第三十条处罚措施：采购人员存在弄虚作假、收受回扣、泄露机密等行为的，没收非法所得，罚款1000-2000元；情节严重的解除合同，涉嫌违法的移交司法机关；未按流程采购、采购不合格产品的，批评教育并绩效扣10-