物业管理费收缴及退费制度规范

物业管理费收缴及退费制度规范一、制度制定目的与依据为规范物业管理区域内物业服务费用的收缴、退费行为，维护业主、物业服务企业（以下简称“物业”）的合法权益，依据《中华人民共和国民法典》《物业管理条例》《物业服务收费管理办法》等法律法规，结合本物业管理区域实际情况，制定本制度。本制度适用于本物业管理区域内全体业主、物业使用人及物业服务企业的物业费收缴、退费管理活动。二、物业管理费收缴制度（一）收费依据与标准物业费收费标准以《物业服务合同》约定为准，包含物业服务成本、法定税费及物业企业合理利润（采用酬金制的项目，利润计提方式按合同约定执行）。收费方式分为包干制（物业盈亏由企业自行承担）或酬金制（从物业费中按约定比例提取酬金，结余或不足由业主承担），具体以合同约定为准。计费周期原则上按月或季度计算，年度缴费可享受合同约定的优惠政策（如一次性缴清全年费用减免一定比例）。空置房屋（连续空置超6个月）的物业费，按地方物业管理规定及合同约定执行（如按标准的70%收取，需提前向物业备案空置情况）。（二）收缴方式与流程1.缴费通知：物业应于缴费周期前15日，通过书面通知（张贴公告）、短信、物业管理APP推送等方式向业主发送缴费提醒，明确缴费金额、截止日期、缴费渠道。2.缴费渠道：线下渠道：物业办公场所现场缴费（支持现金、POS机刷卡）、银行代扣（需业主签署代扣协议）；线上渠道：物业管理APP、官方公众号、微信/支付宝生活号等，支持在线支付。3.逾期处理：业主逾期未缴费的，物业应先以书面或短信形式催告（催告期不少于15日）；催告后仍未缴费的，可按合同约定收取违约金（违约金标准不得超过中国人民银行同期贷款利率的1.3倍，且需在合同中明确）。经催告仍拒绝缴费的，物业可依法通过诉讼、仲裁等方式追讨，但不得采取断水、断电等违法手段。三、物业管理费退费制度（一）退费适用情形1.多缴/错缴：业主重复缴费、缴费金额错误（如系统故障导致多扣），凭缴费凭证申请退费。2.服务未达标退费：经第三方机构或业委会、居委会联合评估，物业提供的服务连续3个月未达到《物业服务合同》约定标准（如公共区域清洁不达标、设施维护不到位等），且经整改后仍不符合要求的，业主可按未达标时长及比例申请部分退费（退费比例根据评估报告确定，最高不超过对应时段物业费的50%）。3.合同终止退费：物业服务合同提前终止（如物业违约被解除合同、业主房屋转让等），按实际服务天数结算物业费，剩余部分予以退还。4.房屋质量问题退费：因开发商原因导致房屋无法正常入住（如漏水、墙体开裂等），且非物业责任的，业主可凭开发商整改通知书、房屋空置证明，申请对应空置期间的物业费退费（需与开发商、物业协商责任边界，原则上物业仅退还自身未提供服务的部分）。（二）退费申请与流程1.申请材料：业主需提交《物业费退费申请表》、缴费凭证、相关证明材料（如重复缴费截图、服务未达标照片/视频、合同终止协议等）。2.审核与审批：物业收到申请后，3个工作日内完成材料初审；初审通过的，7个工作日内完成实地核查或第三方评估（如需），并提交公司财务、法务部门审批（审批时限不超过5个工作日）。3.退费执行：审批通过后，物业应在7个工作日内按原缴费渠道退还费用（如原支付账户注销，可协商银行转账）。（三）不予退费情形1.业主已实际享受物业服务的（如已入住、车辆使用小区车位等），不予退还对应时段物业费；2.无正当理由或未提供有效证明材料的退费申请；3.退费申请超过1年时效（自费用缴纳之日起算），且无合理延期事由的。四、争议处理机制（一）协商与调解业主与物业就缴费、退费产生争议的，应首先通过面对面协商解决；协商不成的，可邀请业主委员会、社区居委会参与调解，明确责任归属与解决方案。（二）仲裁与诉讼若合同约定仲裁条款，可向约定仲裁机构申请仲裁；无仲裁约定的，任何一方可向有管辖权的人民法院提起诉讼。诉讼/仲裁过程中，双方应保留并提交缴费凭证、服务记录、整改通知、沟通记录等证据。五、监督与保障措施（一）业委会监督业主委员会应定期（每半年）审查物业费收支台账，监督物业执行本制度；对大额退费（单户退费超约定金额）或群体性退费事件，需召开业主大会专项讨论。（二）财务与公示管理物业应建立独立的物业费收支台账，清晰记录收缴、退费明细；每季度在小区公告栏、APP公示物业费收支情况（包含总收入、总支出、退费金额及原因），接受业主监督。（三）法律合规性保障物业制定的收缴、退费标准及流程，需经法律顾问审核，确保符合《价格法》《消费者权益保护法》等法律法规；严禁通过格式条款加重业主责任、排除业主主要权利。六、附则1.本制度自202X年X月X日起施行，由物业服务企业负责解释。