行政管理任务执行模板

行政管理任务执行模板适用工作情境会议组织（部门例会、项目协调会、年度总结会等）文件流转（制度发布、通知下发、请示审批等）资产管理（办公设备盘点、固定资产登记、物资申领等）后勤保障（办公环境维护、访客接待、活动场地布置等）流程优化（跨部门协作流程梳理、行政制度修订等）执行流程与操作步骤以“部门周例会组织”为例，标准执行流程第一步：需求明确与计划制定（提前3个工作日）明确会议目标：如同步项目进度、讨论待解决问题、部署下周工作等。确定基础信息：会议时间（建议固定每周一上午9:00-10:00）、地点（会议室A/线上会议）、参会人员（部门全员及必要协作部门接口人经理、专员等）。制定初步议程：按“上期回顾-本期议题-行动计划”框架梳理，预留10分钟自由讨论时间。第二步：会议筹备与通知（提前2个工作日）准备会议材料：整理上期会议纪要、各议题进展数据（如项目完成率、问题清单），由*助理汇总成会议包。发送会议通知：通过OA系统或邮件发送通知，包含会议主题、时间、地点、议程（附材料）、参会要求（如提前阅读材料、准备议题相关数据）。确认参会情况：提前1天统计参会人员，如有请假需协调替补人员或调整议题。第三步：会前现场检查（会议当天30分钟前）设备调试：确认投影仪、麦克风、视频会议软件、网络连接正常，测试屏幕共享功能。物料准备：摆放会议桌签（按职位排序）、饮用水、笔记本、笔，打印纸质议程（备用）。环境检查：保证会议室温度适宜（22-26℃）、灯光柔和、桌面整洁，关闭无关噪音源。第四步：会议执行与记录（会议期间）主持人开场：强调会议目标及时间控制（每个议题不超过15分钟），按议程顺序推进。议题讨论：引导参会人员聚焦问题，避免偏离主题，对争议点及时记录（如“*经理提出的XX方案需进一步评估成本”）。关键信息记录：指定*专员担任记录员，详细记录：①各议题结论（如“XX项目延期至X月X日完成”）；②行动项（负责人、完成时间、交付物）；③遗留问题（明确跟进人）。时间把控：提前5分钟提醒主持人结束，保证10分钟内完成总结（重申行动项、明确下次会议时间）。第五步：会后跟进与闭环（会后1个工作日内）整理会议纪要：记录员根据会议记录，整理成《会议纪要模板》（含会议基本信息、议程回顾、行动项清单、遗留问题），由*经理审核后24小时内下发至参会人员。跟进行动项：通过OA系统创建任务台账，明确各行动项负责人、截止时间，每周五发送进度提醒。归档材料：将会议通知、议程、签到表、纪要、录音（需征得同意）等材料分类归档，保存期限不少于1年。标准化表格模板表1：部门周例会会议通知模板会议主题部门第X周工作例会（202X年X月X日）会议时间202X年X月X日（周一）9:00-10:00会议地点会议室A/线上会议（腾讯会议：XXX-XXX-XXX）参会人员部门全员、协作部门经理、专员会议议程1.上周工作回顾（专员，10分钟）2.本周重点项目进度汇报（各组负责人，每组5分钟）3.问题讨论与解决（经理，15分钟）4.下周工作部署（*经理，10分钟）5.自由讨论（10分钟）参会要求1.提前会议材料（附件1：上周进度表；附件2：问题清单）2.携带笔记本记录行动项联系人*助理（内线XXX）发送时间202X年X月X日15:00表2：会议行动项跟踪台账模板行动项描述负责人关联议题计划完成时间实际完成时间状态（进行中/已完成/延期）备注完成XX项目需求调研报告*专员议题2202X-XX-XX202X-XX-XX已完成提交至*经理邮箱协调IT部解决XX系统权限问题*助理议题3202X-XX-XX202X-XX-XX延期（需XX部门配合）已同步*经理制定下周客户拜访计划*组长议题4202X-XX-XX-进行中初稿已完成关键要点与风险规避提前规划，预留缓冲期：避免“临时抱佛脚”，如会议需外部人员参与，需提前3天确认时间，避免因冲突导致会议取消。信息传递准确无误：通知内容需包含“5W1H”（时间、地点、人物、事件、原因、方式），关键信息（如会议、议程变更）需二次提醒。责任到人，闭环管理：行动项必须明确“负责人+截止时间”，避免“无人跟进”或“责任模糊”，每周更新进度保证问题及时解决。灵活应对突发情况：如遇参会人员临时缺席，提前准备议题调整方案；线