公司行政管理工具和执行文件模版

一、会议管理全流程工具（一）工具概述本工具用于规范公司各类会议（如周例会、项目研讨会、部门协调会等）的组织、召开及后续跟进，保证会议高效有序，决议事项落实到位，适用于公司内部所有需正式流程的会议场景。（二）操作流程详解会议发起与审批发起人：根据工作需要，由部门负责人或会议组织者填写《会议申请表》，明确会议名称、目的、时间、地点、参会人员、议题及所需物料（如投影仪、白板等）。审批流程：部门负责人审核会议必要性→提交至行政部门统筹时间与场地→重要会议（如跨部门协调会、公司级会议）需报请分管领导审批。会议通知与准备审批通过后，行政部门提前1个工作日通过内部通讯工具（如企业OA系统）发送会议通知，包含会议基本信息及需提前准备的资料（如项目PPT、数据报表等）。会务人员提前30分钟布置场地，调试设备，摆放会议资料、签到表及饮用水。会议召开与记录参会人员提前5分钟签到，由会议组织者宣布会议纪律，明确会议时长及议程。指定专人（通常为部门文员或会议发起人助理）负责记录会议要点，包括各议题讨论结果、决议事项、责任人及完成时限，形成《会议纪要（初稿）》。会议决议跟进与归档会议结束后24小时内，会议记录人整理《会议纪要（终稿）》，经部门负责人及参会主要人员确认无误后，分发至所有参会人及相关执行部门。行政部门负责跟踪决议事项落实情况，每周在部门例会中同步进度，保证事项闭环。会议结束后3个工作日内，将《会议申请表》《会议签到表》《会议纪要》整理归档，保存期限不少于2年。（三）模板表格示例表1：会议申请表会议名称会议时间年月日时分会议地点参会人员（部门/姓名）会议议题所需物料会议目的申请人联系方式部门负责人审批分管领导审批表2：会议签到表序号部门姓名职务签到时间备注12表3：会议纪要会议名称会议时间年月日时分主持人记录人参会人员缺席人员及原因议题一：讨论内容决议事项责任人完成时限议题二：（同上格式）（四）使用关键要点会议议题需提前明确，避免临时增加无关议题，保证会议聚焦目标；《会议纪要》需客观记录讨论结果，避免主观表述，决议事项需具体、可执行；重要会议（如年度规划会、项目启动会）需全程录音或录像，保证记录准确；参会人员需提前10分钟到场，确需请假需提前1个工作日向会议发起人报备。二、办公用品申领与领用管理工具（一）工具概述本工具用于规范公司办公用品的采购、申领、领用及库存管理，保证资源合理配置，避免浪费或短缺，适用于各部门日常办公所需耗材（如纸张、笔、文件夹等）及设备的申领场景。（二）操作流程详解需求统计与采购申请每月25日前，各部门文员统计下月办公用品需求，填写《办公用品采购申请表》，注明物品名称、规格、数量、预估单价及用途。行政部门汇总各部门需求，结合库存情况制定采购计划，提交至采购负责人审批，重大采购（如批量打印机、办公家具）需报请总经理审批。采购执行与入库登记采购负责人根据审批后的采购计划，选择合格供应商进行采购（优先选择合作供应商，保证价格与质量）。物品送达后，由行政部门与采购负责人共同验收，核对数量、规格及质量，无误后填写《办公用品入库登记表》，一式两联（行政部门留存一联，财务部门一联）。申领审批与领用登记员工因工作需要领用办公用品时，填写《办公用品领用申请表》，注明领用物品、数量及用途，经部门负责人审批后，至行政部门领取。行政人员发放物品时，核对领用信息，在《办公用品领用登记表》中记录领用人、领用日期、物品名称及数量，领用人签字确认。库存盘点与补充行政部门每月末对办公用品进行盘点，核对库存数量与台账是否一致，形成《库存盘点表》。对低于安全库存的物品（如A4纸、墨盒等），及时启动补充采购流程，保证日常办公不受影响。（三）模板表格示例表4：办公用品采购申请表申请部门申请日期年月日物品名称规格数量预估单价申请人部门负责人审批行政部门审核采购负责人审批表5：办公用品入库登记表入库日期物品名称规格数量单价供应商验收人经手人表6：办公用品领用登记表领用日期领用部门物品名称规格数量领用人审批人发放人（四）使用关键要点申领办公用品需坚持“按需申领、杜绝浪费”原则，禁止为私人用途申领；高价值物品（如U盘、计算器等）需以旧换新，领用后由行政部门登记责任人信息；库存盘点需做到“账实相符”，对盘盈、盘亏情况需查明原因并书面报备行政部门；采购过程中需遵守公司廉洁规定，禁止收受供应商回扣或礼品。三、公司内部车辆使用申请工具（一）工具概述本工具用于规范公司内部车辆（如商务车、轿车等）的申请、调度及使用管理，保证车辆合理调配，保障公务出行效率，适用于因公外出、客户接待、紧急事务等需使用公司车辆的场景。（二）操作流程详解用车申请与审批用车人提前1个工作日填写《车辆使用申请表》，注明用车事由、时间、地点、乘车人员、所需车型及行程路线。审批流程：部门负责人审核用车必要性→提交至行政部门统筹车辆调度（根据车辆availability及优先级排序）→长途用车（单程超过100公里）或重要接待用车需报请分管领导审批。车辆调度与交接行政部门审批通过后，通知驾驶员及用车人，明确出车时间、地点及交接事项。用车人凭《车辆使用申请表》至停车场与驾驶员办理交接，检查车辆状况（如油量、车况、随车工具等），双方签字确认《车辆交接单》。用车过程管理驾驶员需严格遵守交通规则，安全驾驶，合理规划路线，保证按时到达目的地。用车过程中如遇车辆故障或行程变更，需第一时间向行政部门报告，协调解决方案。费用结算与车辆归还用车结束后，驾驶员填写《车辆使用记录表》，记录行驶里程、加油量、停车费等费用，用车人签字确认。用车人将车辆归还至指定停车场，与驾驶员再次检查车辆状况，交接随车物品，双方签字确认。行政部门每周汇总《车辆使用记录表》，核对费用真实性，提交至财务部门报销（需附相关费用凭证，如停车费票据等）。（三）模板表格示例表7：车辆使用申请表申请部门申请人联系方式用车事由用车时间年月日时分出发地目的地乘车人员所需车型（轿车/商务车）行程路线审批人部门负责人审批行政部门审批分管领导审批表8：车辆交接单交接日期车牌号车辆状况（正常/异常）油量随车工具交接人接收人表9：车辆使用记录表使用日期车牌号行驶里程（公里）加油量（升）停车费（元）用车人签字驾驶员签字（四）使用关键要点车辆仅限因公使用，严禁私自外借或用于私人事务；驾驶员需具备有效驾驶证，定期参加安全培训，保证行车安全；用车人需爱护车辆，保持车内整洁，如因人为原因造成车辆损坏，需承担相应责任；长途用车需提前规划路线，避免疲劳驾驶，必要时配备两名驾驶员。四、访客接待与登记管理工具（一）工具概述本工具用于规范公司访客的预约、接待及登记流程，保障公司办公区域安全与秩序，提升访客体验，适用于外部客户、合作伙伴、应聘者等需进入公司办公区域的访客场景。（二）操作流程详解访客预约与信息登记接待人提前与访客确认到访时间、事由、人数及身份信息（姓名、单位、联系方式），通过内部系统或《访客预约登记表》向行政部门报备。行政部门根据访客身份及到访事由，确定接待区域（如会议室、前台接待区）并通知相关部门做好准备。访客接待与身份核实访客到访后，前台人员主动问候，核对预约信息，请访客出示有效证件号码件（如证件号码、驾驶证等），填写《访客登记表》。对重要访客（如大客户、领导），需提前通知行政部门安排专人迎接至接待区域；对陌生访客无预约且无合理事由的，婉言拒绝并引导至指定等候区或联系相关部门确认。访客陪同与区域管理接待人需全程陪同访客，禁止访客单独进入非公共区域（如员工办公区、档案室、财务室等）。如需进入涉密区域，需提前向行政部门申请，经相关负责人批准后，由指定人员陪同进入。访客离开与信息归档访客离开时，接待人需陪同至前台，前台人员在《访客登记表》中记录离开时间，收回《访客临时出入证》（如有发放）。行政部门每日汇总《访客登记表》，整理归档，保存期限不少于1年，如涉及重要客户或合作项目，可长期保存。（三）模板表格示例表10：访客预约登记表接待部门接待人联系方式访客姓名单位到访时间离开时间到访事由陪同人员是否需进入涉密区域是□否□表11：访客登记表到访日期访客姓名单位证件号码号接待部门接待人到访时间离开时间签字（四）使用关键要点访客预约需提前至少4小时，紧急情况可电话或口头报备，事后补填登记表；前台人员需核对访客证件号码件与登记信息是否一致，发觉异常情况立即向行政部门或安保人员报告；禁止访客携带易燃、易爆、危险物品进入公司区域，发觉可疑物品需及时排查；接待人需维护公司形象，主动提供必要帮助（如指引卫生间、茶水服务等），保持接待区域整洁。五、行政文件归档管理工具（一）工具概述本工具用于规范公司行政文件的分类、整理、归档及借阅流程，保证文件完整、安全、可追溯，适用于各类行政管理文件（如会议纪要、制度文件、合同档案、证照复印件等）的管理场景。（二）操作流程详解文件分类与编号行政部门根据文件性质、来源及用途，制定《行政文件分类目录》，分为综合管理类（如公司制度、通知）、会议类（如会议纪要、签到表）、资产类（如设备台账、采购合同）、证照类（如营业执照、资质证书）等大类，每类下设子类（如综合管理类可分“人事管理”“财务管理”等）。每份文件需赋予唯一编号，格式为“–”（如“ZG-01-2024”代表综合管理类01号2024年文件），编号标注于文件右上角。文件整理与归档文件形成后3个工作日内，由文件形成部门负责整理，去除金属夹、回形针等易锈蚀物品，保证文件平整、无破损。电子文件需存储至公司指定服务器文件夹，与纸质文件同步编号，命名规则为“编号-文件名称-形成日期”（如“ZG-01-2024-公司考勤制度-20240115”）。归档登记与保管纸质文件整理后，移交至行政部门，由档案管理员填写《行政文件归档清单》，注明文件编号、名称、页数、形成日期、归档部门及经手人，双方签字确认。档案管理员将文件存放至专用文件柜，标注分类标签，定期检查（每季度一次）防潮、防虫、防火情况，保证文件安全。电子文件需定期备份（每月一次），防止数据丢失。文件借阅与处置员工因工作需要借阅文件时，填写《行政文件借阅申请表》，注明文件编号、借阅事由、借阅期限（一般不超过3个工作日），经部门负责人审批后，至档案管理员处办理借阅手续。涉密文件（如未公开合同、财务数据）需经分管领导审批，借阅时需在档案管理员监督下查阅，严禁带离办公区域。到期文件（如超过保存期限的会议纪要、临时通知），由行政部门提出销毁申请，经总经理批准后，由2人以上共同监销，并填写《文件销毁记录表》，保证信息不外泄。（三）模板表格示例表12：行政文件分类目录大类代码大类名称子类代码子类名称保存期限ZG综合管理类ZG-01人事管理长期ZG-02财务管理长期HY会议类HY-01公司级会议5年HY-02部门会议3年表13：