供应商信息管理及评估标准手册

供应商信息管理及评估标准手册前言本手册旨在规范企业供应商信息的全生命周期管理，建立科学、客观的供应商评估体系，保证供应链的稳定性、高效性与合规性。通过标准化管理流程，明确各环节职责与要求，帮助企业优化供应商结构，降低运营风险，提升整体供应链竞争力。本手册适用于企业采购、供应链、质量等相关部门，以及参与供应商管理的各类人员。一、适用范围与典型应用场景（一）适用范围本手册涵盖供应商从引入到退出的全流程管理，包括但不限于：供应商资质审核、信息建档、日常维护、定期评估、分级管理及风险预警等环节。适用于所有与企业存在业务合作的外部供应商（含原材料、服务、工程等各类供应商）。（二）典型应用场景新供应商引入：当企业有新的采购需求或现有供应商无法满足业务要求时，需通过本手册流程完成新供应商的准入审核与信息建档。现有供应商年度评估：每年定期对合作中的供应商从质量、交期、服务等多维度进行综合评估，确定后续合作策略。供应商信息动态更新：当供应商联系方式、经营范围、资质证书等关键信息发生变更时，需及时更新供应商档案。供应商分级管理：根据评估结果对供应商进行分级（如战略级、优先级、合格级、观察级），实施差异化管理策略。供应商风险预警与退出：对出现重大质量、交期延误或违规行为的供应商，启动风险预警或退出机制。二、供应商全生命周期管理流程（一）供应商准入管理需求提报业务部门（如生产部、项目部）根据采购需求，填写《供应商引入申请表》，明确采购品类、技术标准、预估用量及合作要求。需求经部门负责人*审批后，提交至采购部。供应商寻源与初选采购部通过公开招标、行业推荐、自主寻源等方式收集潜在供应商信息，建立《潜在供应商清单》。对供应商进行初步筛选，剔除明显不符合基本要求的供应商（如无相关资质、产能不足等）。资质审核采购部向初选通过的供应商发放《供应商资质文件清单》，要求其提供营业执照、相关行业资质证书（如ISO9001、ISO14001等）、生产许可证、产品检测报告等文件。质量部、法务部联合审核资质文件的真实性、有效性与合规性，形成《资质审核记录表》。对资质不达标供应商，通知其限期整改；整改后仍不达标者，终止准入流程。现场考察（必要时）对关键物料或高价值服务的供应商，由采购部、质量部、技术部组成考察小组，赴供应商现场进行实地考察，内容包括生产环境、设备能力、工艺流程、质量管控体系、仓储物流等，形成《现场考察报告》。样品测试与小批量试用供应商按要求提供样品，由质量部进行全项检测，出具《样品测试报告》。测试合格后，安排小批量试用，试用部门需填写《小批量试用评价表》，反馈产品使用情况。合同签订与信息建档审核通过后，由法务部与供应商签订《采购合同》，明确双方权利义务、合作期限、质量标准、违约责任等条款。采购部将供应商基本信息、资质文件、合同等资料整理归档，录入供应商管理系统，唯一供应商编码，完成正式建档。（二）供应商信息维护日常信息更新供应商如发生名称变更、地址迁移、联系人调整、经营范围扩大/缩小等信息变更，需提前10个工作日向采购部提交《供应商信息变更申请表》，并附相关证明文件（如工商变更通知书等）。采购部审核通过后，更新供应商管理系统中的相关信息，并通知相关部门（如财务部、仓库等）。定期信息核查每年6月，采购部组织对所有供应商资质文件进行集中核查，保证营业执照、行业资质证书等在有效期内。对即将到期的资质，提前3个月提醒供应商续期，未续期或续期审核未通过的供应商，暂停合作直至资质恢复。档案管理供应商档案分为电子档案与纸质档案，电子档案存储于供应商管理系统，纸质档案由采购部专人保管，借阅需经采购经理*审批，并登记《档案借阅记录表》。（三）供应商评估管理评估周期年度评估：每年12月对所有合作供应商进行一次全面评估。季度跟踪：对战略级、优先级供应商，每季度进行一次关键指标（如质量合格率、准时交货率）跟踪评估。专项评估：当供应商发生重大质量、交期延误或客户投诉时，启动专项评估。评估组织与流程成立评估小组：由采购部牵头，成员包括质量部、生产部、技术部、财务部相关负责人*。数据收集：各相关部门在评估周期内收集供应商的绩效数据（如质量部提供批次合格率、退货率；生产部提供交期达成率等）。指标评分：评估小组根据《供应商评估打分表》（详见第四章模板），对各项指标进行量化打分，计算总分。等级判定：根据总分确定供应商评估等级（A级≥90分，B级80-89分，C级70-79分，D级＜70分），形成《供应商评估报告》。评估结果应用A级（优秀供应商）：优先分配订单，纳入战略供应商名单，给予付款周期优惠、联合研发等激励。B级（良好供应商）：维持现有合作规模，鼓励其持续改进。C级（合格供应商）：发出《改进通知书》，要求30日内提交整改计划，评估小组跟踪整改效果。D级（不合格供应商）：暂停合作，启动供应商退出流程。（四）供应商分级管理根据年度评估结果，将供应商分为四个等级，实施差异化策略：分级标准等级名称管理策略A级（≥90分）战略级长期深度合作，优先保障订单份额，参与产品早期研发，定期召开供应商大会B级（80-89分）优先级稳定合作，根据需求分配订单，提供培训支持，协助提升管理水平C级（70-79分）合格级有限合作，需持续改进，加强日常监控D级（＜70分）观察级/待淘汰暂停合作，限期整改；整改无效则退出（五）供应商退出管理退出触发条件连续两次年度评估为D级；发生重大质量（如批次不合格率＞5%，导致生产停工或客户索赔）；严重违反合同约定（如恶意拖欠货款、转包分包、提供虚假信息）；企业自身业务调整，不再需要该品类供应商；供应商主动申请退出。退出流程启动退出：采购部根据触发条件，向供应商发出《供应商退出通知书》，明确退出原因、过渡期限（一般为30-60天）及后续工作要求（如未交付订单处理、库存清退等）。工作交接：供应商在过渡期内完成订单交付、账款结算、资料移交等工作，采购部、财务部、仓库等部门配合确认，形成《退出交接确认单》。档案归档：采购部将供应商退出资料（退出通知书、交接确认单、评估报告等）归档，并在供应商管理系统中标注“已退出”状态。黑名单管理：对因重大违规退出的供应商，纳入供应商黑名单，3年内不再引入。三、供应商评估核心指标与标准（一）评估指标体系一级指标权重二级指标评分标准（示例）质量管理30%批次合格率≥99.5%（10分），99%-99.4%（8分），98%-98.9%（5分），＜98%（0分）退货率＜0.5%（10分），0.5%-1%（8分），1%-2%（5分），＞2%（0分）客户投诉次数0次（10分），1次（8分），2次（5分），≥3次（0分）交期履行25%准时交货率≥98%（10分），95%-97%（8分），90%-94%（5分），＜90%（0分）订单完成率≥100%（10分），98%-99%（8分），95%-97%（5分），＜95%（0分）服务配合20%问题响应速度2小时内响应（10分），4小时内响应（8分），8小时内响应（5分），＞8小时（0分）配合度（如配合研发、紧急订单）积极配合（10分），基本配合（8分），被动配合（5分），不配合（0分）价格水平15%价格竞争力低于市场均价5%以上（10分），与市场均价持平（8分），高于市场均价1%-5%（5分），高于5%以上（0分）价格稳定性一年内无调价（10分），调价≤1次（8分），调价2-3次（5分），调价≥4次（0分）合规经营10%资质有效性资证齐全且在有效期内（10分），部分资质到期未续期（5分），无关键资质（0分）合同履约率100%（10分），≥95%（8分），≥90%（5分），＜90%（0分）（二）评估等级定义A级（优秀）：总分≥90分，各指标均表现优异，无重大问题，是企业的核心合作伙伴。B级（良好）：总分80-89分，主要指标达标，偶有轻微不足，具备稳定合作能力。C级（合格）：总分70-79分，部分关键指标（如质量、交期）存在明显短板，需重点改进。D级（不合格）：总分＜70分，关键指标严重不达标或存在重大风险，不适合继续合作。四、常用管理模板表格模板一：供应商基本信息表供应商名称统一社会信用代码供应商编码所属行业联系人信息职位姓名*办公电话手机*公司概况成立时间注册资本员工人数主营产品合作信息首次合作时间最近评估日期当前等级年合作金额备注模板二：供应商资质文件清单序号资质名称证书编号发证机关有效期附件（路径）审核状态1营业执照市场监管局已审核2ISO9001认证认证机构已审核3产品质量检测报告第三方检测机构待审核…模板三：供应商评估打分表供应商名称供应商编码评估周期评估小组组长*评估日期一级指标权重得分加权得分备注质量管理30%交期履行25%服务配合20%价格水平15%合规经营10%总分100%评估等级□A（优秀）□B（良好）□C（合格）□D（不合格）主要优势改进建议评估小组签字（采购部）、（质量部）、*（生产部）模板四：供应商信息变更申请表供应商名称供应商编码变更日期申请人*变更项目原信息变更后信息变更原因公司名称联系人联系方式经营范围…………审核意见部门负责人*：采购部审核：分管领导审批：变更后生效日期五、关键管理要点与风险提示（一）信息准确性保障供应商信息录入前，必须由采购专员与供应商二次确认，保证名称、统一社会信用代码、联系方式等关键信息无误。禁止手动录入重复供应商，供应商管理系统需设置“唯一性校验”规则（如统一社会信用代码重复时自动提示）。（二）评估客观性要求评估指标需量化，避免主观判断；数据收集需有据可查（如质量数据需附检测报告编号，交期数据需附入库单号）。评估小组成员需独立打分，不得相互干扰，最终得分取平均值（去除最高分与最低分）。（三）动态管理机制建立“供应商健康度预警”机制，对连续3个月质量合格率下降、交期延误次数增加的供应商，及时发出预警通知。每季度更新《供应商分级管理表》，将评估结果与订单分配、付款政策直接挂钩，保证分级管理落地。（四）保密与合规风险供应商档案（含资质文件、评估数据等）属于企业商业秘密，相关管理人