行政机关文档档案管理制度与实施细则

行政机关文档档案管理制度与实施细则一、引言行政机关文档档案是政务活动的真实记录，承载着政策制定、决策执行、公共服务等核心工作的历史轨迹，是维护行政机关历史真实面貌、保障依法行政的重要凭证。建立健全科学规范的文档档案管理制度与实施细则，既是《中华人民共和国档案法》的法定要求，也是提升行政效能、防范管理风险、服务社会治理的现实需要。本文立足行政机关工作实际，从文档档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁全流程出发，构建兼具合规性与操作性的管理体系，为行政机关档案工作标准化、规范化开展提供实践指引。二、文档档案管理制度（核心规范）（一）文档档案分类与归档范围行政机关文档档案按内容性质、载体形式分为文书档案、科技档案、音像档案、电子档案及实物档案五大类，具体归档范围如下：1.文书档案：涵盖行政公文（请示、批复、通知、报告等）、会议材料（纪要、议程、讲话稿）、工作计划与总结、人事管理文件（任免、考核、培训记录）、财务管理资料（预算、决算、审计报告）、对外交往文书（函件、协议）等，需完整记录行政决策、执行、监督的全过程。2.科技档案：针对基建项目（立项文件、设计图纸、验收报告）、设备管理（采购合同、使用手册、维修记录）等技术性工作形成的档案，需体现工程或设备的全周期管理信息。3.音像与电子档案：包括政务活动照片、视频、录音，以及电子公文、数据库、系统备份等，需确保载体可靠性与内容可追溯性。4.实物档案：如荣誉证书、奖牌、礼品等，需与相关文书档案关联，注明来源、时间、事由。归档范围需动态更新，每年结合机构职能调整、业务流程优化，由档案管理部门会同业务科室梳理补充，确保“应归尽归”。（二）文档档案收集与整理规范1.收集要求：各科室指定专人负责文件收集，实行“办毕即归”原则：公文办理完毕后3个工作日内移交档案管理部门；阶段性工作（如专项调研、项目验收）结束后1个月内完成档案组卷；年度总结、统计年报等周期性材料，次年1月底前归档。电子文件实行“双套制”管理，即同时归档电子版本（含元数据、操作日志）与纸质版本，确保内容一致、格式兼容（如PDF、XML等长期保存格式）。2.整理流程：分类编号：按年度—机构（或问题）—保管期限（永久、30年、10年）分类，采用“年度+类别+顺序号”编制档号（如2024-WS-001，WS为文书档案代码）。装订编目：纸质文件去除金属物，按“件”装订（以每份文件为一件，正本与附件、转发与被转发文件为一件），编制《归档文件目录》，注明文号、题名、日期、页数、保管期限等要素。数字化加工：对永久、30年保管的重要档案，同步进行数字化扫描，建立电子索引，实现“纸质+电子”双轨管理。（三）文档档案保管与利用规则1.保管要求：档案库房需满足“八防”（防火、防盗、防潮、防虫、防光、防尘、防磁、防高温），配备温湿度监控、消防报警、防虫药剂等设施，定期（每月）检查库房环境，记录温湿度数据。电子档案存储于专用服务器，采用“异地备份+离线备份”策略，每季度进行数据校验，确保存储介质无坏道、数据可恢复。2.利用规范：内部利用：机关工作人员凭工作证或审批单查阅，需登记《档案利用登记表》，注明利用目的、内容、时间；如需复制，由档案管理人员操作，严禁私自翻拍、拷贝。外部利用：公民、法人或其他组织依《政府信息公开条例》申请查阅，需提交书面申请，经办公室审核、分管领导批准后，在指定场所查阅；涉密档案严格执行保密规定，禁止对外提供。三、实施细则（操作指引）（一）职责分工1.档案管理部门（办公室）：统筹档案工作，制定制度细则、组织培训考核、指导业务科室归档、维护档案系统、开展鉴定销毁。2.业务科室：指定档案员，负责本科室文件的收集、初审、移交，配合档案部门开展整理、利用、鉴定工作。3.档案管理人员：持证上岗（需取得档案专业培训证书），负责档案的整理、保管、数字化、利用服务，定期向分管领导汇报工作。（二）流程规范（以文书档案为例）1.收集阶段：科室档案员每周汇总本科室文件，填写《文件移交清单》，与档案管理人员当面清点，双方签字确认。2.整理阶段：档案管理人员按“件”整理，编制档号，录入档案管理系统，生成《归档文件目录》，纸质档案放入档案盒，电子档案上传至服务器。3.保管阶段：档案盒按“年度—类别—保管期限”顺序排列上架，库房设“总台账”与“盒内目录”，方便检索；电子档案设置访问权限，仅管理员可修改元数据。4.利用阶段：内部人员提交《档案利用申请单》（注明利用内容、用途），经科室负责人签字后，档案员在系统中检索并提供查阅；外部申请需附身份证明、单位介绍信，经办公室主任审批。（三）监督考核1.日常检查：档案管理部门每月抽查科室归档情况，重点检查“办毕即归”执行率、文件完整性；每季度检查库房环境、电子档案备份情况，形成《档案工作检查报告》。2.年度考核：将档案工作纳入机关绩效考核，考核指标包括“归档及时率（≥95%）、档案完整率（≥98%）、利用满意度（≥90%）”，对表现突出的科室或个人予以表彰，对未达标者限期整改，整改不力的扣减绩效分。四、保障机制（一）人员培训每年组织1-2次档案业务培训，内容涵盖《档案法》解读、数字化管理操作、保密要求等；新入职档案员需参加岗前培训，考核合格后方可上岗。（二）技术支持1.引入专业档案管理系统，实现“收集—整理—保管—利用”全流程电子化，支持OCR识别、全文检索、权限分级管理。2.定期（每3年）更新存储设备，淘汰老旧硬盘、光盘，确保电子档案长期可读。（三）安全保障1.涉密档案实行“双人双锁”管理，存放于密码保险柜，借阅需经分管领导审批，全程登记轨迹。2.制定《档案应急预案》，针对火灾、水灾、系统崩溃等突发情况，明确应急流程（如档案抢救、数据恢复），每年组织1次应急演练。五、结语行政机关文档档案管理制度与实施细则的落地