养老院设施维护制度

养老院设施维护制度引言：随着社会老龄化进程的加速，养老院作为重要的社会服务设施，其设施维护工作的质量直接关系到入住老人的生活品质和机构的长远发展。为规范养老院设施维护管理，提升服务效率与安全水平，确保各项设施处于良好运行状态，特制定本制度。本制度适用于养老院内所有设施设备的日常检查、维修、保养及应急处理工作，核心原则是以人为本、预防为主、安全第一、持续改进。通过明确部门职责、优化组织架构、细化操作流程、强化权限管理、建立评估机制、注重合规风险、促进沟通协作，构建科学高效的设施维护体系，为老年人营造安全、舒适、便捷的生活环境。一、部门职责与目标（一）职能定位：设施维护部门作为养老院运营管理的重要支撑单位，承担着全院设施设备的监督、管理和维护责任。该部门直接向运营总监汇报工作，与工程部、安保部、后勤部等相关部门保持紧密协作关系。在设备采购、安装调试、日常巡检、故障维修等环节，需与工程部协同推进；在消防安全设施维护方面，需与安保部联合开展演练与检查；在物资管理方面，需与后勤部建立定期沟通机制。通过跨部门协作，确保设施维护工作覆盖全院所有区域，形成管理闭环。（二）核心目标：本部门短期目标聚焦于建立标准化维护流程，实现设备故障响应时间缩短20%，提升维护记录完整度至95%以上。长期目标则是通过智能化管理手段，打造预防性维护体系，目标是将重大设备故障率降低50%，延长核心设施使用寿命至3年以上。这些目标与公司战略高度契合，支撑了"打造行业标杆养老机构"的核心定位，通过专业化维护服务，间接提升客户满意度，强化机构竞争优势。二、组织架构与岗位设置（一）内部结构：设施维护部门采用"三级管理"模式，包括总监1名、主管3名、专员8名，下设5个专业小组。总监负责制定维护策略，主管分管不同区域，专员按专业划分。汇报关系上，专员向主管汇报，主管向总监汇报，形成垂直管理链条。关键岗位职责边界清晰：总监统筹全院维护资源，主管对接具体项目，专员专注技术执行。特别设立质量监督岗，独立于各组，负责抽查维护质量，确保操作规范。（二）人员配置：部门总编制控制在12人以内，其中技术类岗位需占75%，人员配置需满足A类设备（如电梯、消防系统）3人/班，B类设备（如供配电）2人/班，C类设备（如给排水）1人/班的基本需求。招聘要求优先考虑持有相关职业资格证书者，通过理论和实操考核后方可入职。晋升机制分三级：专员→主管→总监，每年评审一次，考核维度包括技术能力、管理业绩、团队协作。轮岗周期设定为每两年一次，鼓励专员在维修、保养、安装等岗位间交叉锻炼，培养复合型人才。三、工作流程与操作规范（一）核心流程：建立"申请-审批-执行-验收"标准化流程。设备维修申请需提前24小时通过系统提交，经主管签字确认后，自动流转至财务部审核工时费。紧急维修（响应时间小于1小时）可先执行后补单。流程节点包括：每月第一个周一召开月度启动会，检查上月遗留问题；项目实施前必须召开技术交底会；故障修复后由使用部门代表签字验收，并拍照存档。特殊流程如空调系统年度保养，需提前1个月制定专项计划，经总监审批后方可实施。（二）文档管理：所有维护记录实行电子化存档，采用"YYYYMMDD-设备类型-编号"的命名规则。核心文件包括：设备台账（含采购合同、维保记录）、故障处理单、改造方案等，需设置3级权限，其中总监可全权查阅，主管可查阅分管区域文件，专员仅可操作本组记录。会议纪要模板固定为"会议主题-时间-参会人-决议事项"四栏，每月5日前提交至运营总监。重要报告如季度维护分析报告，需在季末20日前完成初稿，经财务与法务复核后提交CEO。四、权限与决策机制（一）授权范围：日常维修费用小于500元由主管审批，大于500元需经财务总监联签。采购权限设定为：设备更新需由技术组提出申请，经采购部评估后，由3人委员会（含技术总监、财务总监、运营总监）最终决定。紧急情况（如停水停电）时可由主管直接协调供应商到场，事后3日内补办手续。特别设立"维护应急小组"，由总监牵头，成员涵盖各组骨干，负责重大故障的指挥调度。（二）会议制度：部门例会每周一上午9点召开，持续1小时，重点讨论上周问题解决情况。季度战略会则安排在第三个月度会议，讨论未来半年工作计划。决策记录采用"红头文件"形式，明确责任部门及完成时限，系统自动生成追踪看板。对于跨部门决策，如与建筑部联合进行的改造项目，需在决策后24小时内召开协调会，确保执行无障碍。五、绩效评估与激励机制（一）考核标准：建立分层级KPI体系，技术组按"响应及时率、修复质量、成本控制"评分，主管考核"团队管理、项目进度、安全生产"三个维度，总监则关注年度预算达成率、重大事故发生次数等指标。评估周期为月度自评、季度上级评估，评估结果与奖金直接挂钩。特别设立"零故障奖"，对连续3个月无重大返修的项目组予以表彰。（二）奖惩措施：奖励机制包括：年度优秀员工可获得现金奖金（相当于1个月工资）及免费培训机会；超额完成年度维修计划可参与季度抽奖（奖品范围限定在专业书籍、外出考察等）。惩罚措施明确为：因操作失误导致事故的，视情节严重程度扣减绩效分，最高可达当月奖金的50%；连续两次违反安全规定的，直接调离技术岗位。数据安全方面，一旦发现记录造假，将启动内部调查，情节严重者按合同解除处理。六、合规与风险管理（一）法律法规遵守：严格遵守行业安全标准，强制性条文如消防设施年检、电梯半月检等必须严格执行。所有操作必须使用合格工具，关键设备（如锅炉）操作人员需持证上岗。特别强调客户隐私保护，维护人员在公共区域作业时必须使用屏风等隔离措施，敏感信息（如老人特殊需求）不得外泄。（二）风险应对：建立三级应急预案，针对停电、火灾、设备突发故障等制定详细处置手册。每季度开展一次应急演练，重点关注夜间场景。内部审计机制采用"抽屉式"检查法，每季度抽查20%的维护记录，重点检查流程合规性。审计结果分为三个等级：优秀（整改项少于5%）、合格（整改项5-10%）、不合格（整改项超过10%），直接与部门年度评优挂钩。七、沟通与协作（一）信息共享：日常沟通通过企业内部平台进行，重要通知必须使用@功能确保全员收到。紧急情况启用电话联络树，总值班人员需在10分钟内联系到所有关键人员。跨部门协作时，需指定接口人，如与餐饮部联合进行的厨房设备改造，由设施部主管担任接口人，每周三召开协调会。（二）冲突解决：争议处理遵循"内部调解-部门仲裁-第三方咨询"路径。调解环节由主管组织，双方各提出3条解决方案，择优实施。若调解失败，则提交至部门仲裁委员会，仲裁决定为最终结论。特殊纠纷（如第三方供应商投诉）需直接联系法务支持，确保问题得到公正处理。八、持续改进机制员工建议渠道采用"匿名信箱+线上系统"双轨模式，每月统计有效建议数量，对提出重大改进方案的员工给予额外奖励。制度修订周期为每年6月30日前完成年度评估，涉及核心条款的修订需经全员培训，培训合格率低于80%的延