企业人事档案管理规范手册

企业人事档案管理规范手册第一章总则1.1目的为规范企业人事档案管理工作，确保档案资料的完整性、准确性与安全性，充分发挥人事档案在人力资源管理中的支撑作用，依据国家相关法律法规及企业管理要求，结合实际情况，制定本管理规范手册。1.2依据本手册以《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国劳动法》《企业职工档案管理工作规定》等法律法规为依据，结合企业人力资源管理实践制定。1.3适用范围本手册适用于企业全体员工（含在职、离职、退休人员）的人事档案管理工作，涵盖档案的收集、整理、保管、利用、转递及销毁等全流程。第二章管理职责2.1人力资源部门职责人力资源部门是人事档案管理的主管部门，主要职责包括：制定并完善人事档案管理制度，统筹档案管理全流程；组织档案的收集、整理、审核、归档及利用工作；监督档案保管条件及安全保密措施的落实；协调跨部门档案管理工作，指导各部门配合档案资料的移交。2.2档案管理人员职责档案管理人员（含专职/兼职）具体负责档案操作，职责包括：按规范收集、整理员工档案材料，确保资料完整、分类清晰；定期检查档案保管状况，及时处理破损、霉变等问题；严格执行借阅、查阅流程，做好登记与跟踪；配合人力资源部门完成档案转递、销毁等专项工作。2.3各部门配合职责各部门需在员工异动（入职、调岗、离职等）时，及时向人力资源部门移交相关材料（如岗位变动通知、奖惩文件、离职交接清单等），确保档案内容与员工实际情况同步更新。第三章人事档案内容3.1入职阶段材料入职申请表、个人简历；学历证书、职业资格证书、专业技术职称证书复印件；入职体检报告、劳动关系证明（如离职证明、失业登记证明）；背景调查资料（含学历、工作经历核实记录）。3.2在职阶段材料劳动合同及补充协议；岗位变动通知、职务任免文件；绩效考核报告、培训记录（含培训证书、学习总结）；奖惩文件（含表彰决定、处分通知）；薪资调整记录、社保公积金缴纳证明。3.3离职阶段材料离职申请表、离职面谈记录；解除/终止劳动合同协议、离职交接清单；竞业限制协议（如适用）、离职证明存根。第四章管理流程4.1收集主动收集：员工入职时，由人力资源部门指导其提交基础材料；员工异动时，相关部门在5个工作日内移交材料。定期催收：档案管理人员每季度梳理档案缺口，向相关部门或员工催收缺失材料（如年度考核表、培训证明等）。4.2整理按“入职-在职-离职”阶段分类，同一阶段内按时间顺序排序；去除重复、无效材料（如过期的临时证明），对破损材料进行修补或复制；为每份材料编写页码，制作档案目录，确保“一份材料一目录，一份档案一总目”。4.3审核档案管理人员对新入档材料进行审核，检查内容是否完整、签字盖章是否齐全、信息是否真实有效；对存疑材料（如学历证书复印件），需与原件核对或通过官方渠道验证。4.4归档纸质档案：装入专用档案袋/盒，标注员工姓名、部门、入职时间及档案编号，存入档案柜；电子档案：扫描纸质材料并按规范命名（如“姓名-部门-材料类型-日期”），上传至档案管理系统，与纸质档案同步更新。4.5转递员工调至集团内其他单位或外部机构时，凭对方出具的《调档函》办理转递；转递前需密封档案，填写《档案转递通知单》，通过机要通道或专人送递，严禁个人自带档案。4.6销毁鉴定：成立由人力资源、法务、审计部门组成的鉴定小组，每5年对超期档案（如离职满10年且无查考价值的材料）进行鉴定；审批：鉴定小组提出销毁意见，经总经理审批后执行；执行：销毁时需2人以上监销，填写《档案销毁清册》并签字存档。第五章档案保管5.1保管条件档案库房应干燥、通风、避光，温度保持在14-24℃，相对湿度45%-60%；配备防火（灭火器、烟感报警器）、防盗（门禁、监控）、防虫（樟脑丸、除湿机）设备，定期检查维护。5.2保管设备档案柜需为金属材质，按部门、档案类型分区存放，柜内放置防虫、防潮用品；电子档案存储于专用服务器，定期备份（至少每月1次），并设置访问权限。5.3档案编号编号规则：部门代码（2位字母）+入职年份（4位数字）+员工序号（3位数字），如“HR-____”；编号需标注在档案袋/盒封面及目录首页，便于快速检索。第六章档案利用6.1借阅管理借阅范围：仅限企业内部因工作需要（如职称评审、背景调查）借阅档案；借阅流程：填写《档案借阅申请表》，经部门负责人及人力资源主管审批后，在档案管理室查阅，严禁带出；借阅期限：一般不超过3个工作日，逾期需办理续借手续。6.2查阅管理查阅权限：员工本人可查阅个人基础信息（如学历、合同期限），需提供有效证件；跨部门查阅需经对方部门负责人审批；查阅记录：档案管理人员需登记查阅人、查阅时间、内容及用途，严禁复制涉密材料（如薪资明细、离职原因调查）。第七章安全与保密7.1制度建设明确档案管理人员的保密责任，签订《保密协议》；定期开展档案安全培训，强化员工保密意识（如禁止泄露员工隐私信息）。7.2保密措施纸质档案：库房实行门禁管理，非档案管理人员禁止入内；电子档案：设置密码权限，仅限授权人员访问；档案移交、借阅时需双人在场，确保资料不遗失、不泄密；定期对电子档案进行加密备份，防止数据丢失或篡改。第八章附则8.1解释权本手册由企业人力资源部门负责解释，如有疑问或建议，可向人力资源部门反