非生产物资管理制度

PAGE非生产物资管理制度一、总则（一）目的为加强公司非生产物资的管理，规范非生产物资的采购、使用、保管及处置等行为，保障公司资产安全，降低运营成本，提高资源利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各下属单位非生产物资的管理活动。非生产物资是指除生产用原材料、零部件、设备等以外的各类物资，包括办公用品、办公设备、低值易耗品、劳保用品、礼品、招待用品等。（三）管理原则1.归口管理原则：非生产物资的管理实行归口管理，由公司指定的职能部门负责统一管理，明确各部门职责，确保管理工作的有效开展。2.预算控制原则：非生产物资的采购、使用等应纳入公司预算管理，严格控制费用支出，确保预算的有效执行。3.合理配置原则：根据公司实际需求，合理配置非生产物资，避免浪费和闲置，提高物资使用效率。4.规范操作原则：非生产物资的采购、验收、入库、保管、领用、处置等环节应严格按照规定的流程和标准进行操作，确保管理工作的规范化、标准化。二、职责分工（一）采购部门1.负责非生产物资采购计划的制定和执行，根据公司需求和库存情况，合理安排采购时间和数量。2.选择合格的供应商，建立供应商档案，对供应商进行评估和管理。3.负责采购合同的签订、执行和跟踪，确保采购物资的质量、价格和交货期符合要求。4.负责采购物资的验收、入库等工作，及时处理采购过程中的问题和纠纷。（二）使用部门1.根据工作需要，提出非生产物资的需求计划，明确物资的规格、型号、数量等要求。2.负责本部门非生产物资的领用、使用和保管，合理使用物资，避免浪费和损坏。3.配合采购部门做好物资采购的验收工作，对采购物资的质量、数量等进行确认。4.定期对本部门非生产物资的使用情况进行盘点和清理，及时反馈物资使用过程中的问题。（三）仓库管理部门1.负责非生产物资的入库、保管、出库等工作，建立物资台账，记录物资的收发存情况。2.按照规定的存储条件和保管要求，妥善保管物资，确保物资的安全和完好。3.定期对物资进行盘点，做到账实相符，发现问题及时报告并处理。4.根据使用部门的领用申请，及时办理物资出库手续，确保物资及时供应。（四）财务部门1.负责非生产物资采购资金的审核和支付，确保资金使用的合规性。2.参与非生产物资预算的编制和执行，对物资采购、使用等费用进行核算和监督。3.定期对非生产物资的财务状况进行分析，为公司决策提供财务支持。（五）审计部门1.负责对非生产物资管理情况进行审计监督，检查物资采购、使用、保管等环节的合规性和有效性。2.对审计中发现的问题提出整改意见，并跟踪整改情况，确保公司非生产物资管理制度的有效执行。三、采购管理（一）采购计划1.使用部门应根据工作需要和实际库存情况，提前制定非生产物资需求计划，并提交至归口管理部门。需求计划应明确物资的名称、规格、型号、数量、预计使用时间等信息。2.归口管理部门对各使用部门提交的需求计划进行汇总、审核和平衡，结合公司预算和库存情况，编制年度、季度和月度非生产物资采购计划。采购计划应报公司领导审批后执行。3.采购计划应具有一定的前瞻性和合理性，避免因计划不周导致物资积压或短缺。如因工作需要临时增加采购需求，使用部门应及时提交申请，经审批后由采购部门安排采购。（二）供应商选择与管理1.采购部门应建立合格供应商名录，通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式选择供应商。选择供应商时，应综合考虑供应商的信誉、产品质量、价格、交货期、售后服务等因素。2.对新供应商进行评估时，采购部门应要求供应商提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证、产品质量认证、业绩证明等相关资料，并进行实地考察或调查。经评估合格的供应商方可纳入合格供应商名录。3.采购部门应定期对供应商进行评估和考核，根据供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等情况，对供应商进行打分排名。对排名靠后的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改；如整改后仍不符合要求，应取消其合格供应商资格。4.采购部门应与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括物资名称、规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式及违约责任等条款。采购合同签订后，应及时将合同副本提交至相关部门备案。（三）采购实施1.采购部门根据批准的采购计划和选定的供应商，组织实施采购活动。采购人员应按照采购合同要求，及时与供应商沟通协调，确保物资按时、按质、按量供应。2.采购过程中，如遇物资价格波动、供应商交货延迟等问题，采购人员应及时与供应商协商解决，并向归口管理部门和公司领导报告。3.采购物资到货前，采购部门应通知仓库管理部门和使用部门做好验收准备工作。采购物资到货时，采购人员应会同仓库管理部门和使用部门按照采购合同要求进行验收，验收内容包括物资的数量、规格、型号、质量等。（四）验收与入库1.验收人员应严格按照采购合同和相关标准对采购物资进行验收，确保物资质量符合要求。验收合格的物资，验收人员应在验收单上签字确认，并及时办理入库手续。2.验收过程中，如发现物资数量短缺、质量不合格等问题，验收人员应及时与采购人员联系，要求供应商补货或换货。如因供应商原因导致物资无法按时验收或验收不合格，采购部门应按照采购合同约定追究供应商的违约责任。3.仓库管理部门应根据验收单及时办理物资入库手续，将物资存放至指定仓库，并建立物资台账，记录物资的入库时间、名称、规格、型号、数量、供应商等信息。四、使用与保管管理（一）领用管理1.使用部门应指定专人负责非生产物资的领用工作。领用人员应填写物资领用申请表，注明物资名称、规格、型号、数量、用途等信息，并经部门负责人审批后交仓库管理部门。2.仓库管理部门根据物资领用申请表，核实库存情况，如库存充足，应及时办理物资出库手续，并将领用物资发放给领用人员。如库存不足，仓库管理部门应及时通知采购部门补货。3.领用人员应在物资领用登记表上签字确认，领取物资后应妥善保管，合理使用，不得随意转借、挪用或浪费。（二）保管管理1.仓库管理部门应按照物资的性质、特点和保管要求，合理安排物资存放位置，确保物资安全、完好。对贵重物资、易燃易爆物资、有毒有害物资等，应实行专人专库保管，并采取相应的安全防护措施。2.仓库应建立健全物资保管制度，定期对物资进行盘点和清查，做到账实相符。盘点过程中，如发现物资盘盈、盘亏或损坏等情况，应及时查明原因，并按照规定进行处理。3.仓库管理人员应定期对仓库进行清洁、通风、防潮、防虫等工作，确保物资存储环境良好。对易受潮、易变质的物资，应采取相应的防潮、防霉措施。（三）使用监督1.各部门负责人应加强对本部门非生产物资使用情况的监督和管理，定期检查物资的使用情况，确保物资合理使用，避免浪费和损坏。2.公司应建立非生产物资使用情况考核机制，对各部门非生产物资的使用情况进行考核评价。考核内容包括物资消耗指标、物资利用率、物资损坏率等。对考核结果优秀的部门给予奖励，对考核结果较差的部门进行通报批评，并要求其限期整改。五、处置管理（一）报废管理1.非生产物资因损坏、老化、淘汰等原因无法继续使用时，使用部门应填写物资报废申请表，注明物资名称、规格、型号、数量、购置时间、报废原因等信息，并经部门负责人审核后报归口管理部门。2.归口管理部门对报废申请进行审核，如情况属实，应组织相关人员对报废物资进行鉴定和评估。对价值较高的报废物资，应邀请专业机构进行评估。经鉴定和评估确需报废的物资，报公司领导审批后进行报废处理。3.仓库管理部门根据批准的报废申请，及时办理报废物资的出库手续，并将报废物资集中存放至指定地点。报废物资处置方式包括变卖、捐赠、报废销毁等，具体处置方式由公司根据实际情况确定。4.报废物资处置过程中，应做好记录，包括报废物资名称、数量、处置方式、处置时间、处置收入等信息。处置收入应及时上缴公司财务部门，纳入公司统一核算。（二）废旧物资回收管理1.公司应建立废旧物资回收管理制度，对可回收利用的废旧物资进行统一回收管理。废旧物资回收范围包括废旧办公用品、办公设备、包装材料等。2.使用部门应将废旧物资分类整理后，定期交至仓库管理部门。仓库管理部门对废旧物资进行验收、登记后，集中存放至指定仓库。3.公司应定期对废旧物资进行清理和处置，可通过内部调剂、变卖等方式进行回收利用。对变卖废旧物资取得的收入，应按照规定上缴公司财务部门，纳入公司统一核算。六、信息化管理（一）建立非生产物资管理信息系统公司应建立非生产物资管理信息系统，实现非生产物资采购、使用、保管、处置等环节的信息化管理。通过信息系统，各部门可以实时查询物资库存情况、采购进度、领用记录等信息，提高管理效率和透明度。（二）数据维护与更新1.仓库管理部门应及时更新物资台账信息，确保物资收发存数据的准确性和及时性。采购部门应及时录入采购合同、供应商信息等数据，使用部门应及时录入物资需求计划、领用记录等数据。2.定期对非生产物资管理信息系统的数据进行备份，防止数据丢失或损坏。同时，应加强信息系统的安全管理，设置不同的用户权限，确保数据的安全性和保密性。七、监督检查与考核（一）监督检查1.公司审计部门应定期对非生产物资管理情况进行审计监督，检查物资采购、使用、保管、处置等环节的合规性和有效性。审计内容包括采购计划执行情况、供应商管理情况、物资验收情况、库存管理情况、费用核算情况等。2.公司财务部门应加强对非生产物资采购资金的审核和监督，确保资金使用的合规性。对发现的问题，审计部门和财务部门应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保公司非生产物资管理制度的有效执行。（二）考核1.公司应建立非生产物资管理考核制度，对各