生产开发档案管理制度

PAGE生产开发档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司生产开发档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在生产开发中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司生产开发活动中形成的各类档案的管理，包括但不限于项目立项文件、技术资料、实验数据、生产记录、设备档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案管理部门负责对生产开发档案进行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案应如实反映生产开发活动的全过程，确保档案内容真实可靠。3.保密性原则：对涉及公司商业秘密和技术秘密的档案，应严格保密，防止泄露。4.方便利用原则：档案管理应便于生产开发人员查阅和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司的档案管理制度。2.制定和完善公司生产开发档案管理的各项规章制度。3.负责公司生产开发档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。4.对公司各部门的档案管理工作进行监督和指导。5.定期对档案进行鉴定和销毁，确保档案的质量。（二）各部门职责1.负责本部门生产开发档案的收集、整理和移交工作。2.配合档案管理部门做好档案的归档、保管和利用工作。3.对本部门形成的档案进行分类、编号和装订，确保档案的规范整齐。4.明确专人负责档案管理工作，确保档案管理工作的顺利开展。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，遵守档案管理的各项规章制度。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、归档、保管和利用等。3.对档案进行分类、编号和编目，建立档案检索工具，方便查阅利用。4.定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。5.对破损、褪色的档案进行修复和复制，延长档案的使用寿命。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.项目立项阶段：项目可行性研究报告、项目立项批复、项目预算等。2.技术研发阶段：技术方案、实验数据、研究报告、专利申请文件等。3.生产阶段：生产计划、生产工艺文件、质量检验报告、设备运行记录等。4.产品销售阶段：销售合同、客户反馈意见、市场调研报告等。5.其他与生产开发相关的文件和资料。（二）收集要求1.各部门应在生产开发活动结束后及时将相关档案收集齐全，整理规范。2.档案应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全，确保档案的质量。3.对于电子文件，应按照规定的格式和存储方式进行保存，并确保其可读性和完整性。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成部门、时间、内容等进行分类，确保档案分类合理、便于管理。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和识别。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，方便查阅利用。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于保存和查阅。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.项目档案应在项目结束后[X]个月内归档。2.其他定期形成的档案应在次年[X]月底前归档。3.临时性档案应在工作结束后及时归档。（二）归档程序1.各部门将整理好的档案移交档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行审核，审核合格后办理归档手续。3.档案管理人员将归档的档案按照分类和编号顺序上架存放。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映公司主要生产经营活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，应永久保管。2.定期保管：分为[X]年、[X]年、[X]年三种，根据档案的重要程度和利用价值确定保管期限。（四）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.对电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，确保数据安全。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。5.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，延长档案的使用寿命。五、档案的利用（一）利用范围1.公司内部人员因工作需要查阅档案。2.外单位因业务往来需要查阅档案，但须经公司领导批准。（二）利用程序1.查阅人员填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。3.档案管理部门根据审批意见，为查阅人员提供档案，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅日期、查阅人员、查阅内容、归还日期等信息。4.查阅人员应在规定的时间内归还档案，不得擅自转借、复印或涂改档案。（三）借阅管理1.因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅期限一般不超过[X]天，如需延长借阅期限，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得擅自转借、复印或涂改档案，不得在档案上圈划、批注或污损。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，如有损坏或丢失，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定小组，由档案管理部门、相关业务部门和技术专家组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.档案的内容是否已失去保存价值。2.档案的保管期限是否已满。3.档案是否重复或已被其他档案替代。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，列出需要鉴定的档案清单。2.档案鉴定小组对需要鉴定的档案进行逐一审查，提出鉴定意见。3.档案管理部门根据鉴定小组的意见，编制档案销毁清单，报公司领导批准。（四）销毁程序1.经公司领导批准后，档案管理部门组织对销毁清单上的档案进行销毁。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。3.销毁完毕后，监销人员应在销毁清单上签字确认，并将销毁清单归档保存。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立公司生产开发档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描，形成电子档案，存储在档案管理信息系统中。2.档案信息录入：将档案的基本信息、目录信息等录入档案管理信息系统，建立档案数据库。3.档案检索：利用档案管理信息系统的检索功能，快速准确地查找所需档案。4.档案利用：通过档案管理信息系统，实现档案的在线查阅、借阅、下载等功能。5.系统维护：定期对档案管理信息系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。（三）信息化管理要求1.档案数字化应符合国家有关标准和规范，确保电子档案的质量。2.档案信息录入