科研生产经费管理制度

PAGE科研生产经费管理制度一、总则（一）目的为规范公司科研生产经费的管理，提高经费使用效益，确保科研生产任务的顺利完成，依据国家相关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及科研生产经费收支的项目、部门及人员。（三）基本原则1.合法性原则：经费使用必须符合国家法律法规以及相关行业标准的要求，确保每一笔支出都有合法合规的依据。2.预算管理原则：严格执行预算管理制度，强化预算的编制、执行、监控和调整，确保经费支出与预算安排相符。3.效益性原则：以提高科研生产效益为目标，合理配置资源，优化经费使用结构，杜绝浪费，提高经费使用效率。4.专款专用原则：科研生产经费应专款专用，不得挪作他用，确保经费用于既定的科研生产项目。5.监督考核原则：建立健全经费监督考核机制，加强对经费使用全过程的监督检查，对违规行为进行严肃处理，并将经费使用情况纳入部门和个人绩效考核体系。二、经费预算管理（一）预算编制1.编制依据：各项目应根据科研生产任务、技术要求、市场需求等因素，结合公司的发展战略和年度工作计划，科学合理地编制经费预算。预算编制应参考历史数据、行业标准以及市场价格变动趋势等，确保预算的准确性和合理性。2.编制内容：经费预算应涵盖项目实施过程中所需的各项费用，包括人员费用、设备购置费用、材料费用、测试化验加工费用、燃料动力费用、差旅费、会议费、知识产权事务费、咨询费、管理费等。各项费用应明确具体的支出内容、金额及计算依据。3.编制流程：项目负责人负责组织编制本项目的经费预算草案，并提交至所在部门。部门负责人对预算草案进行审核，提出修改意见后返回项目负责人。项目负责人根据审核意见对预算草案进行调整完善后，报送公司科研管理部门。科研管理部门会同财务部门对各项目预算进行汇总审核，综合平衡后形成公司年度科研生产经费预算草案，提交公司管理层审批。（二）预算执行1.经批准的经费预算是项目经费支出的依据，各项目负责人和部门应严格按照预算执行，确保经费支出的合理性和合规性。2.对于预算执行过程中需要调整的项目，应按照以下程序进行：项目负责人提出预算调整申请，详细说明调整的原因、内容及金额，并提交相关证明材料。所在部门对调整申请进行审核，签署意见后报送公司科研管理部门。科研管理部门会同财务部门对调整申请进行审查，提出审核意见后报公司管理层审批。经批准的预算调整事项应及时下达给相关部门和项目负责人，并作为预算执行的依据。（三）预算监控1.建立经费预算执行监控机制，财务部门定期对各项目经费预算执行情况进行统计分析，及时掌握经费支出进度和预算执行差异情况。2.科研管理部门和各项目负责人应配合财务部门做好预算监控工作，及时发现并解决预算执行过程中出现的问题。对于预算执行偏差较大的项目，应查明原因，采取有效措施加以纠正。3.公司定期召开科研生产经费预算执行情况分析会议，通报各项目预算执行情况，研究解决预算执行过程中存在的问题，部署下一阶段的经费管理工作。三、经费支出管理（一）人员费用1.范围界定：人员费用包括项目组成员的工资、奖金、津贴、补贴、社会保险费、住房公积金等。2.支出标准：人员费用应按照公司现行薪酬制度和相关规定执行，确保发放标准合理、合规。项目组成员的薪酬应与个人在项目中的职责、贡献相匹配，不得擅自提高或降低标准。3.审批程序：由项目负责人根据项目组成员的实际工作情况编制人员费用发放清单，经所在部门负责人审核后，报财务部门发放。财务部门应严格按照审批后的清单进行发放，并做好相关账务处理。（二）设备购置费用1.购置计划：各项目根据科研生产需要，编制设备购置计划。设备购置计划应明确设备名称、型号、规格、数量、购置时间、预算金额等内容，并说明购置设备的必要性和可行性。2.采购程序：设备购置计划经所在部门和科研管理部门审核后，报公司管理层审批。经批准的设备购置计划由采购部门按照公司采购管理制度组织实施采购。采购过程应遵循公开、公平、公正的原则，确保采购设备的质量和性价比。采购完成后，采购部门应及时办理设备验收手续，并将设备移交至使用部门。使用部门应按照相关规定对设备进行登记、入账和管理。3.费用报销：设备购置费用报销时，应提供设备购置合同、发票、验收报告等相关证明材料。财务部门按照规定对报销凭证进行审核，审核无误后予以报销。（三）材料费用1.采购管理：各项目根据科研生产需要，编制材料采购计划。材料采购计划应明确材料名称、规格、型号、数量、采购时间、预算金额等内容，并说明材料的用途和质量要求。材料采购计划经所在部门和科研管理部门审核后，报公司管理层审批。经批准的材料采购计划由采购部门按照公司采购管理制度组织实施采购。采购过程中应严格控制材料质量，确保符合项目要求。2.出入库管理：材料入库时，仓库管理人员应按照采购合同和发票对材料的名称、规格、型号、数量、质量等进行验收，验收合格后办理入库手续，并开具入库单。材料出库时，使用部门应填写出库单，注明材料名称、规格、型号、数量、用途等信息，经部门负责人签字后，到仓库办理出库手续。仓库管理人员应定期对材料出入库情况进行核对和盘点，确保账实相符。3.费用报销：材料费用报销时，应提供采购合同、发票、入库单、出库单等相关证明材料。财务部门按照规定对报销凭证进行审核，审核无误后予以报销。（四）测试化验加工费用1.委托管理：各项目如需委托外部机构进行测试化验加工，应签订委托合同，明确委托事项、费用标准、付款方式、质量要求、验收标准等内容。2.费用报销：测试化验加工费用报销时，应提供委托合同、发票、测试报告、验收报告等相关证明材料。财务部门按照规定对报销凭证进行审核，审核无误后予以报销。（五）燃料动力费用1.计量管理：建立健全燃料动力费用计量制度，对项目使用的燃料动力进行准确计量。相关部门应定期抄录燃料动力消耗数据，并做好记录。2.费用核算：燃料动力费用应按照实际消耗数量和单价进行核算。财务部门根据抄录的消耗数据和单价计算各项目应承担的燃料动力费用，并进行账务处理。3.费用报销：燃料动力费用报销时，应提供抄录的消耗数据记录、发票等相关证明材料。财务部门按照规定对报销凭证进行审核，审核无误后予以报销。（六）差旅费1.出差审批：员工因科研生产需要出差，应填写出差审批表，注明出差事由、地点、时间、人数等信息，经所在部门负责人审批后，报公司管理层备案。2.费用标准：差旅费报销标准应按照公司制定的差旅费管理办法执行，严格控制出差费用支出。出差人员应按照规定的标准乘坐交通工具、住宿、用餐等，不得超标准报销。3.费用报销：差旅费报销时，应提供出差审批表、机票、车票、住宿费发票、餐饮发票等相关证明材料。财务部门按照规定对报销凭证进行审核，审核无误后予以报销。（七）会议费1.会议审批：召开科研生产相关会议，应提前填写会议审批表，注明会议名称、时间、地点、参会人员、会议内容、预算金额等信息，经所在部门负责人和科研管理部门审核后，报公司管理层审批。2.费用标准：会议费应严格控制支出，按照勤俭节约的原则合理安排会议场地、餐饮、住宿等费用。会议费报销标准应按照公司制定的会议费管理办法执行。3.费用报销：会议费报销时，应提供会议审批表、会议通知、参会人员签到表、发票等相关证明材料。财务部门按照规定对报销凭证进行审核，审核无误后予以报销。（八）知识产权事务费1.管理要求：加强对知识产权事务费的管理，确保经费用于专利申请、商标注册、著作权登记、知识产权评估、知识产权诉讼等与知识产权相关的事务。2.费用报销：知识产权事务费报销时，应提供相关合同、发票、申请文件、评估报告、诉讼文件等证明材料。财务部门按照规定对报销凭证进行审核，审核无误后予以报销。（九）咨询费1.咨询项目管理：因科研生产需要聘请外部专家或咨询机构提供咨询服务，应签订咨询合同，明确咨询事项、费用标准、付款方式等内容。咨询合同应报公司科研管理部门备案。2.费用报销：咨询费报销时，应提供咨询合同、发票、咨询报告等相关证明材料。财务部门按照规定对报销凭证进行审核，审核无误后予以报销。（十）管理费1.管理范围：管理费是指公司为组织和管理科研生产项目而发生的各项费用，包括项目管理人员的工资、办公费、水电费、差旅费、会议费等。2.计提标准：管理费按照科研生产项目经费预算的一定比例计提，具体计提比例由公司根据实际情况确定。3.使用管理：管理费由公司统一管理和使用，用于支持科研生产项目的组织实施和管理工作。公司应建立管理费使用台账，对管理费的支出情况进行详细记录。四、经费报销管理（一）报销凭证要求1.所有经费支出必须取得合法有效的报销凭证，报销凭证应包括发票、收据、报销单等。发票应符合国家税务部门的规定，具备发票联、抵扣联等必要联次，且内容真实、完整、准确。2.报销凭证上应注明费用名称、金额、日期、付款单位、收款单位等信息，并加盖收款单位公章或财务专用章。3.对于自制的报销凭证，如差旅费报销单、费用报销审批单等，应按照公司规定的格式填写，内容完整、字迹清晰，并由相关人员签字确认。（二）报销流程1.报销人按照公司规定填写报销单，将报销凭证粘贴在报销单后面，并注明费用明细和报销事由。2.报销人将报销单提交至所在部门负责人进行初审，部门负责人应审核报销事项的真实性、合理性和合规性，签署审核意见后报科研管理部门。3.科研管理部门对报销事项进行审核，重点审核报销事项是否与科研生产项目相关，费用支出是否符合预算安排和公司规定。审核通过后，签署审核意见并报财务部门。4.财务部门对报销凭证和报销单进行终审，审核报销凭证的合法性、有效性和报销金额的准确性。审核无误后，按照公司财务制度办理报销手续，支付报销款项。（三）报销时间限制1.一般情况下，报销人应在费用发生后[X]个工作日内办理报销手续。对于因特殊原因未能及时报销的，应经所在部门负责人和财务部门同意，并说明原因。2.超过规定报销时间的费用，财务部门原则上不予报销，但因公司原因导致报销延迟的除外。五、经费监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门定期对科研生产经费的使用情况进行审计监督，审查经费支出的合法性、合规性和效益性。2.审计内容包括经费预算执行情况、经费支出审批程序、经费报销凭证的真实性和完整性、经费使用效益等方面。3.内部审计部门应出具审计报告，对审计发现的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改落实情况。（二）财务检查监督1.财务部门定期对科研生产经费进行财务检查和分析，及时发现经费管理中存在的问题，并采取有效措施加以解决。2.财务检查内容包括经费账目设置、会计核算、资金收付、票据管理等方面。3.财务部门应加强对经费使用情况的日常监控，对发现的违规行为及时进行纠正，并按照公司规定进行处理。（三）项目验收监督1.在项目验收阶段，对项目经费的使用情况进行重点审查。项目负责人应提交项目经费决算报告，详细说明经费使用情况、预算执行情况及经费使用效益等。2.验收部门会同财务部门对项目经费决算报告进行审核，核实经费支出的真实性、合理性和合规性。对于经费使用不符合规定的项目