生产质量记录管理制度

PAGE生产质量记录管理制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司生产过程中的质量记录管理，确保质量记录真实、完整、可追溯，为产品质量控制、质量改进、内部审核、外部审计以及法律法规遵循提供有力支持。（二）适用范围本制度适用于公司内所有与生产质量相关的记录管理活动，包括但不限于原材料检验记录、生产过程监控记录、成品检验记录、设备维护记录、人员培训记录等。（三）职责分工1.质量管理部门负责制定、修订和完善生产质量记录管理制度。监督各部门对质量记录的填写、收集、整理、归档和保管情况。定期对质量记录进行审查和分析，为质量决策提供依据。2.各生产部门负责本部门质量记录的填写、收集和初步整理，确保记录的准确性和及时性。按照规定的期限和要求将质量记录移交至质量管理部门或档案管理部门。3.档案管理部门负责质量记录的集中归档和保管，建立质量记录档案库，确保档案的安全和完整。按照规定的程序提供质量记录的查阅、借阅服务。二、质量记录的分类与编号（一）分类原则根据生产过程的不同环节和记录的性质，将质量记录分为以下几类：1.原材料质量记录：包括原材料检验报告、供应商资质证明、原材料入库单等。2.生产过程质量记录：如生产工艺参数记录、设备运行记录、工序检验记录等。3.成品质量记录：成品检验报告、产品合格证书、出货检验记录等。4.设备管理质量记录：设备维护保养记录、设备维修记录、设备校准记录等。5.人员管理质量记录：员工培训记录、人员资质证书、质量事故处理记录等。（二）编号规则为便于质量记录的识别、查询和管理，制定统一的编号规则。编号应体现记录的类别、年份、月份和流水号等信息。例如：原材料质量记录：YR20XXXXXXXXYR表示原材料质量记录类别20XX表示年份XX表示月份XXXX表示流水号生产过程质量记录：SC20XXXXXXXX成品质量记录：CP20XXXXXXXX三、质量记录的填写要求（一）及时准确质量记录应在相关活动完成后及时填写，确保记录内容与实际情况一致。填写人员应认真核对数据，避免出现错误、遗漏或虚假信息。（二）清晰完整记录应字迹清晰、工整，使用蓝色或黑色墨水笔填写，不得使用铅笔或褪色笔。记录内容应完整，涵盖必要的信息，如日期、时间、地点、人员、事件描述、结果等。（三）规范统一按照规定的格式和要求填写质量记录，不得随意更改记录格式或内容。对于必填项，应确保填写齐全；对于有特殊要求的记录，应按照要求进行填写。（四）签名确认记录填写完成后，应由填写人、审核人签名确认，以明确责任。审核人应认真审核记录内容，确保记录的准确性和完整性。四、质量记录的收集与整理（一）收集频率各部门应按照规定的时间间隔收集本部门的质量记录，确保记录的及时汇总。对于生产过程中的关键质量记录，应实时收集，以便及时发现质量问题。（二）整理要求收集后的质量记录应进行初步整理，按照记录的类别和时间顺序进行分类，去除重复或无效的记录。对于纸张记录，应检查是否有破损、缺失等情况，如有需要应进行修补或补充。（三）移交程序各部门整理好的质量记录应在规定期限内移交至质量管理部门或档案管理部门。移交时，应填写质量记录移交清单，注明记录的类别、数量、移交日期等信息，并由移交人和接收人签字确认。五、质量记录的归档与保管（一）归档原则质量管理部门或档案管理部门应按照质量记录的类别和编号顺序进行归档，确保档案的系统性和完整性。对于电子记录，应进行备份存储，并建立相应的索引和目录，便于查询。（二）保管期限根据相关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，确定质量记录的保管期限。一般情况下，原材料质量记录、生产过程质量记录、成品质量记录等应保管至产品保质期结束后[X]年；设备管理质量记录、人员管理质量记录等应保管[X]年。（三）保管环境质量记录应妥善保管在安全、干燥、通风的环境中，防止记录受潮、发霉、损坏或丢失。对于电子记录，应采取有效的数据安全措施，防止数据丢失或泄露。（四）档案维护定期对质量记录档案进行检查和维护，确保档案的完整性和可读性。对于损坏或褪色的记录，应及时进行修复或复制；对于超过保管期限的记录，应按照规定的程序进行销毁。六、质量记录的查阅与借阅（一）查阅权限公司内部人员因工作需要查阅质量记录时，应填写质量记录查阅申请表，注明查阅目的、记录类别和时间段等信息，经所在部门负责人批准后，到质量管理部门或档案管理部门查阅。质量管理部门或档案管理部门应指定专人负责提供查阅服务，并做好查阅记录。（二）借阅规定外部单位或人员因特殊原因需要借阅质量记录时，应按照公司的相关规定办理借阅手续。借阅申请应经公司主管领导批准，并签订保密协议。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应重新办理申请手续。（三）查阅与借阅记录质量管理部门或档案管理部门应建立质量记录查阅与借阅登记簿，详细记录查阅或借阅的日期、人员、记录类别、查阅或借阅目的、归还日期等信息，以便进行跟踪和管理。七、质量记录的销毁（一）销毁条件质量记录达到保管期限或因其他原因需要销毁时，应由质量管理部门或档案管理部门提出销毁申请，填写质量记录销毁申请表，注明销毁记录的类别、数量、销毁原因等信息。（二）审批程序销毁申请应经质量管理部门负责人、档案管理部门负责人和公司主管领导审批。审批通过后，方可进行销毁操作。（三）销毁方式质量记录的销毁应采用安全、可靠的方式进行，确保记录信息无法恢复。对于纸张记录，可采用焚烧、粉碎等方式销毁；对于电子记录，应进行彻底删除或格式化处理。销毁过程应进行记录，包括销毁日期、销毁方式、执行人员等信息。八、监督与考核（一）监督检查质量管理部门应定期对各部门质量记录的管理情况进行监督检查，检查内容包括记录的填写、收集、整理、归档、保管、查阅与借阅等环节。对于发现的问题，应及时下达整改通知，要求责任部门限期整改。（二）考核机制建立质量记录管理考核机制，将质量记录管理工作纳入各部门的绩效考核体系。对于质量记录管理工作表现优秀的部门和个人，给予表彰和奖励；对于违反本制度规定的部门和