生产档案记录制度

PAGE生产档案记录制度一、总则（一）目的为加强公司生产管理，规范生产档案记录工作，确保生产过程可追溯、生产数据准确完整，依据相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有生产相关活动，包括但不限于原材料采购、生产加工、质量检验、成品入库等环节的档案记录管理。（三）基本原则1.真实性原则：生产档案记录应如实反映生产活动的实际情况，不得虚构、篡改。2.完整性原则：涵盖生产过程的各个方面，确保记录无遗漏。3.准确性原则：数据记录准确无误，计量单位统一规范。4.及时性原则：生产活动发生后应及时进行记录，不得拖延。5.保密性原则：对涉及公司商业秘密、技术秘密等的生产档案记录严格保密。二、生产档案记录的内容与要求（一）原材料采购档案1.供应商信息供应商名称、地址、联系方式。营业执照、生产许可证、产品质量认证等相关资质文件。2.采购合同合同编号、签订日期、采购产品规格型号、数量、价格、交货期等条款。双方签字盖章页复印件。3.原材料检验报告原材料名称、批次号、检验项目（如外观、尺寸、性能指标等）、检验结果、检验日期、检验人员签字。若原材料需进行第三方检验，应附上第三方检验机构出具的检验报告。（二）生产过程记录1.生产计划计划编号、计划日期、产品名称、规格型号、生产数量、生产批次号、生产车间、生产班组。预计开工日期、预计完工日期。2.生产操作记录每道工序的操作时间、操作人员姓名、操作设备编号。详细的操作步骤记录，包括工艺参数（如温度、压力、转速等）的设定与调整情况。生产过程中出现的异常情况及处理措施记录，如设备故障、原材料质量问题等。3.设备运行记录设备编号、设备名称、运行时间、运行状态（正常/故障）。设备维护保养记录，包括保养日期、保养内容、保养人员签字。设备维修记录，包括维修日期、维修原因、维修内容、维修人员签字、更换零部件清单。（三）质量检验记录1.首件检验记录首件产品编号、生产批次号、检验日期、检验人员姓名。检验项目及结果，如尺寸精度、外观质量、性能指标等。若首件检验不合格，应记录不合格原因及整改措施。2.巡检记录巡检日期、巡检人员姓名、巡检车间、巡检产品批次号。发现的质量问题描述、问题所在位置、处理情况。3.成品检验记录成品批次号、检验日期、检验人员姓名。详细的检验项目及结果，包括外观、尺寸、性能、包装等。成品检验报告编号及报告内容复印件。（四）人员培训记录1.培训计划计划编号、培训主题、培训对象、培训时间、培训地点。培训目标、培训内容大纲。2.培训实施记录每次培训的实际日期、培训讲师姓名、参加培训人员签到表。培训过程记录，如培训方式（授课、实操等）、培训效果反馈等。3.培训考核记录考核日期、考核方式（笔试、实操等）、考核题目及答案。参加考核人员的成绩、考核评语、是否合格。（五）生产环境记录1.温度、湿度记录记录日期、记录时间间隔（如每小时一次）、车间温度、车间湿度。记录设备编号及放置位置。2.清洁卫生记录清洁日期、清洁区域、清洁人员姓名。清洁内容描述，如地面清扫、设备擦拭、物料整理等。三、生产档案记录的格式与填写规范（一）记录格式1.纸质档案采用统一规格的纸张，一般为A4纸。页面布局合理，包括标题、正文、表格、签字栏等部分。2.电子档案以电子表格（如Excel）、文档（如Word）或数据库等形式存储。文件命名应规范，体现档案内容及日期等关键信息。（二）填写规范1.字迹要求填写内容应字迹清晰、工整，不得潦草、模糊。签字应使用黑色中性笔或钢笔，确保签字清晰可辨。2.数据填写数据应填写完整，不得有空缺。数字填写规范，按照阿拉伯数字书写，小数点位置准确。3.修改要求如填写错误需要修改，应采用划改方式，在错误处划一条横线，在其上方填写正确内容，并由修改人签字确认。严禁刮擦、涂抹、挖补等行为。四、生产档案记录的收集与整理（一）收集职责1.各部门生产部门负责收集本部门生产过程中产生的各类记录，如生产操作记录、设备运行记录等。质量部门负责收集质量检验记录，包括首件检验记录、巡检记录、成品检验记录等。采购部门负责收集原材料采购档案，如供应商信息、采购合同、检验报告等。人力资源部门负责收集人员培训记录。生产车间负责收集生产环境记录。2.专人负责各部门应指定专人负责本部门生产档案记录的收集工作，确保记录及时、准确收集。（二）收集时间1.日常收集生产活动发生后，相关操作人员应在规定时间内（如每班工作结束后）将记录填写完整并提交给部门指定收集人员。2.定期收集各部门收集人员应定期（如每周一次）对本部门的生产档案记录进行整理、汇总，检查记录的完整性和准确性。（三）整理要求1.分类整理收集后的生产档案记录应按照档案内容分类进行整理，如原材料采购档案、生产过程记录、质量检验记录等。同一类档案应按照时间顺序排列，便于查阅。2.装订成册对于纸质档案，应将相关记录资料装订成册，并在封面注明档案名称、年度、月份等信息。装订应牢固、整齐，不得有散页、掉页现象。3.电子档案整理电子档案应按照分类建立文件夹，每个文件夹下按照时间顺序建立子文件夹，存放具体的档案文件。电子档案文件名应规范统一，便于识别和查找。五、生产档案记录的存储与保管（一）存储方式1.纸质档案设立专门的档案库房，配备档案柜，将纸质档案分类存放在档案柜中。档案柜应标识清晰，便于查找。2.电子档案存储在公司内部服务器的指定文件夹中，定期进行备份。备份数据可存储在外部存储设备（如硬盘、光盘等），异地存放。（二）保管期限1.长期保存档案涉及公司重要生产工艺、核心技术、关键设备等相关的生产档案记录，保管期限为[X]年。如新产品研发过程中的生产记录、重大设备改造记录等。2.中期保存档案一般生产过程记录、质量检验记录等，保管期限为[X]年。如日常生产批次的生产记录、常规产品质量检验报告等。3.短期保存档案生产环境记录、临时性生产任务记录等，保管期限为[X]年。（三）保管要求1.档案库房管理档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度适宜。配备防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，确保档案安全。2.电子档案管理定期对电子档案进行维护，检查文件的完整性和可读性。设置访问权限，防止未经授权的人员访问、修改电子档案。3.档案查阅与借阅管理建立档案查阅、借阅登记制度，记录查阅或借阅人员姓名、部门、查阅或借阅日期、档案名称及用途等信息。查阅档案应在档案管理人员指定地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。借阅档案应经相关部门负责人批准，借阅期限不得超过规定时间，借阅期满应及时归还。六、生产档案记录的查阅与使用（一）查阅权限1.内部查阅公司内部各部门因工作需要查阅生产档案记录的，应填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经部门负责人签字批准后，到档案管理部门查阅。档案管理人员应根据查阅申请表提供相应的档案记录，并做好查阅登记。2.外部查阅因法律法规要求、客户需求等原因需要对外提供生产档案记录查阅的，应经公司主管领导批准。对外提供查阅的档案记录应进行审核，确保不涉及公司商业秘密等敏感信息。外部查阅人员应在公司指定地点查阅，查阅过程由档案管理人员陪同，并做好查阅记录。（二）使用规定1.不得擅自复制未经档案管理部门同意，查阅人员不得擅自复制生产档案记录。如因工作需要确需复制的，应填写复制申请表，注明复制内容、用途、复制份数等信息，经部门负责人及档案管理部门负责人签字批准后，由档案管理人员统一复制。2.不得篡改档案内容查阅人员应爱护生产档案记录，不得在档案上涂改、标记、污损等。如发现档案记录存在错误或疑问，应及时向档案管理部门反馈，由档案管理部门核实后进行处理。七、生产档案记录的销毁（一）销毁条件1.保管期限届满生产档案记录保管期限已满，且经相关部门审核确认无继续保存价值的，可进行销毁。2.档案内容失效因生产工艺变更、产品停产等原因，导致相关生产档案记录所涉及的内容已不再适用或失去效力的，可申请销毁。（二）销毁程序1.提出申请档案管理部门定期对保管期限届满或已失效的生产档案记录进行清查，提出销毁申请，填写销毁申请表，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.审核批准销毁申请表经档案管理部门负责人审核后，报公司主管领导批准。3.销毁实施经批准