生产食品销售记录制度

PAGE生产食品销售记录制度一、总则（一）目的为了加强公司食品生产销售管理，规范销售记录行为，确保产品可追溯性，保障食品安全，依据《中华人民共和国食品安全法》等相关法律法规以及食品行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有食品的生产及销售活动，包括但不限于各类预包装食品、散装食品等。（三）基本原则1.真实性原则：销售记录应如实反映食品的销售情况，确保记录信息真实可靠。2.完整性原则：涵盖食品销售过程中的各项关键信息，不得遗漏重要内容。3.准确性原则：记录内容应准确无误，避免出现错误或模糊不清的表述。4.可追溯性原则：通过销售记录能够清晰追溯食品的流向、销售对象等信息，以便在需要时进行查询和追踪。二、销售记录的内容要求（一）基本信息1.食品名称：准确填写所销售食品的具体名称，应与产品标签上标注的名称一致。2.规格型号：记录食品的包装规格、重量、数量等详细信息。3.生产日期：明确食品的生产日期，确保与生产记录一致。4.保质期：标注食品的保质期时长，以便消费者了解产品的质量期限。（二）销售信息1.销售日期：记录食品实际销售的具体日期。2.销售数量：详细记载销售食品的数量，以确保销售数据的准确性。3.销售价格：明确每单位食品的销售价格，包括单价及总价。4.销售对象信息购买方名称：填写购买食品的单位或个人的全称。地址：记录购买方的详细地址，包括联系地址及收货地址。联系方式：提供购买方的联系电话、电子邮箱等有效联系方式，以便在需要时能够及时沟通。（三）运输信息1.运输方式：注明食品采用的运输方式，如公路运输、铁路运输、航空运输等。2.运输工具信息运输车辆车牌号（若为公路运输）：记录运输车辆的唯一标识，便于追踪运输过程。运输航班号（若为航空运输）：明确所搭乘的航班信息。运输车次（若为铁路运输）：记录具体的车次编号。3.发货地与到货地：详细填写食品发货的起始地点和最终到达地点，确保运输路线清晰可查。三、销售记录的生成与填写（一）记录生成时间1.在食品销售行为发生后，销售人员应立即进行销售记录的填写，确保记录的及时性。2.对于当天集中发货的食品，应在当天工作结束前完成销售记录的整理与录入。（二）填写责任人1.销售人员为销售记录的直接填写责任人，负责准确、完整地记录销售过程中的各项信息。2.销售人员应经过专业培训，熟悉销售记录制度的要求和填写规范，确保记录内容的质量。（三）填写方式1.销售记录应采用纸质记录与电子记录相结合的方式。纸质记录应使用公司统一印制的销售记录表格，确保记录清晰、不易褪色。电子记录应使用公司指定的销售管理软件进行录入，确保数据的安全性和可查询性。2.填写纸质记录时，应使用黑色或蓝色中性笔，字迹工整、清晰，不得涂改。如有填写错误，应采用划改方式，并在划改处由填写人签名确认。3.电子记录应按照系统设定的格式进行录入，确保数据的准确性和完整性。录入后应进行认真核对，无误后提交保存。四、销售记录的审核与存档（一）审核流程1.销售人员完成销售记录填写后，应提交给销售部门主管进行初步审核。销售部门主管应检查记录内容是否完整、准确，与实际销售情况是否相符。2.销售部门主管审核通过后，将销售记录提交给财务部门进行财务审核。财务部门应审核销售价格、金额等财务信息的准确性，确保财务数据的合规性。3.财务部门审核通过后，销售记录最终提交给质量管理部门进行存档。质量管理部门应确保销售记录符合食品安全追溯要求，作为产品质量追溯的重要依据。（二）审核要点1.销售记录的完整性审核：检查记录中是否包含了本制度要求的各项基本信息、销售信息、运输信息等，不得有遗漏。2.销售记录的准确性审核：核对记录中的各项数据是否与实际销售情况一致无误。如发现数据异常或存在疑问，应及时与销售人员核实。3.销售记录的合规性审核：确保销售记录符合国家法律法规及行业标准的要求，特别是涉及食品安全追溯的相关规定。(三)存档要求1.质量管理部门应将审核通过的销售记录进行分类存档，建立完整的销售记录档案库。档案库应按照食品类别及销售时间顺序进行排列，便于查询和追溯。2.销售记录的纸质档案应妥善保管，存放于专门的档案柜中，确保档案的安全、完整，防止丢失和损坏。档案保存期限应符合国家法律法规及行业标准的要求，一般不少于产品保质期届满后一年。3.销售记录的电子档案应进行定期备份，存储于安全可靠的存储设备中，并建立相应的索引和检索系统，以便快速查询和调用。电子档案的保存期限与纸质档案一致。五、销售记录的查询与追溯（一）查询权限1.公司内部相关部门因工作需要查询销售记录时，应按照规定的权限进行申请。销售部门：可查询本部门负责销售的食品的销售记录，以便进行销售数据分析、客户管理等工作。质量管理部门：有权查询所有食品的销售记录，但仅限于食品安全追溯及质量问题调查等相关工作。财务部门：可查询销售记录中的财务信息，用于财务核算、账目核对等工作。其他部门如需查询销售记录，应向质量管理部门提出申请，经公司分管领导批准后方可查询。2.外部机构（如监管部门等）因执法检查等需要查询销售记录时，公司应积极配合，按照法律法规的要求提供相关销售记录信息。（二）查询流程1.公司内部人员查询销售记录时，应填写《销售记录查询申请表》，注明查询目的、查询范围、查询时间等信息，并提交给所在部门负责人审批。2.部门负责人审批通过后，将申请表提交给质量管理部门。质量管理部门根据申请内容进行查询，并在规定时间内将查询结果反馈给申请人。3.外部机构查询销售记录时，公司应要求其出具合法有效的查询函，并按照公司内部审批程序进行审批。审批通过后，质量管理部门按照查询函要求提供相应的销售记录信息，并做好记录。（三）追溯要求1.在食品安全事故发生或产品质量出现问题时，应能够通过销售记录迅速追溯食品的流向、销售对象等信息，以便及时采取召回、整改等措施，最大限度地减少损失和影响。2.追溯过程应严格按照本制度规定的记录内容和查询流程进行，确保追溯信息的准确性和完整性。追溯结果应形成详细的报告，包括追溯过程、涉及的食品批次、销售数量、销售对象等信息，并提交给公司管理层及相关部门。六、监督与考核（一）监督部门公司设立专门的监督小组，由质量管理部门牵头，销售部门、财务部门等相关人员组成。监督小组负责对公司食品销售记录制度的执行情况进行定期检查和不定期抽查。（二）监督内容1.销售记录的填写是否及时、准确、完整，是否符合本制度的要求。2.销售记录的审核流程是否严格执行，审核要点是否落实到位。3.销售记录的存档是否规范，档案保管是否安全、完整。4.销售记录的查询与追溯工作是否能够按照规定的权限和流程进行，追溯结果是否真实可靠。（三）考核措施1.对于严格执行销售记录制度，工作表现优秀的部门和个人，公司将给予表彰和奖励，包括绩效加分、奖金奖励等。奖励范围包括销售记录填写规范、审核认真负责、档案管理妥善、追溯工作及时有效的相关人员。2.对于违反销售记录制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括警告、罚款、绩效扣分、辞退等。具体处罚标准如下：若销售人员未及时填写销售记录或记录内容不完整、不准确，给予警告处分，并要求限期整改。如再次出现类似情况，每次罚款[X]元，并扣除相应绩效分数。对于审核人员未认真履行审核职责，导致销售记录存在错误或不符合要求的，给予警告处分。情节严重的，每次罚款[X]元，并进行内部通报批评。如因销售记录存档不当，造成记录丢失或损坏的，相关责任人应承担相应的责任，根据损失程度给予罚款处理，罚款金额为[X]元至[X]元不等。同时，责令其限期恢复档案记录。对于拒绝配合销售记录查询与追溯工作，或故意隐瞒、篡改销售记录信息的人员，予以辞退处理，并依