生产性物品采购制度

PAGE生产性物品采购制度一、总则（一）目的为规范公司生产性物品采购行为，确保采购活动合法合规、高效有序，满足公司生产经营需求，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及生产性物品采购的部门、人员及相关活动。生产性物品指直接用于公司生产过程的各类物资，包括原材料、零部件、设备、工具、办公用品等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证生产性物品质量的前提下，充分考虑成本效益，优化采购流程，降低采购成本。3.公平性原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护公司利益，保障供应商合法权益。4.及时性原则：根据生产需求及时采购所需物品，确保生产活动顺利进行，避免因物品短缺导致生产延误。二、采购计划与预算管理（一）采购计划制定1.需求部门负责：各需求部门应根据生产计划、设备维护计划、业务发展需求等，提前制定生产性物品采购计划。采购计划应明确物品名称、规格型号、数量、需求时间等详细信息。2.计划审核与汇总：采购计划提交至部门负责人审核，确保计划的合理性和必要性。审核通过后，由采购部门汇总各部门采购计划，形成公司整体采购计划。3.动态调整：采购计划应根据实际生产情况、市场变化等因素进行动态调整。如遇紧急采购需求，需求部门应及时与采购部门沟通，补充或调整采购计划。（二）采购预算编制1.依据采购计划：采购预算应依据采购计划编制，综合考虑物品价格、运输费用、税费等因素，确保预算的准确性和完整性。2.预算审核与审批：采购预算由财务部门进行审核，确保预算符合公司财务政策和资金状况。审核通过后，提交公司管理层审批。3.预算执行与控制：采购部门应严格按照采购预算执行采购活动，控制采购成本。如遇特殊情况需调整预算，应按照公司预算调整流程进行审批。三、供应商管理（一）供应商选择与评估1.建立供应商库：采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库。供应商应具备合法经营资质、良好的信誉、稳定的供货能力和质量保证体系。2.供应商筛选：根据采购需求，从供应商库中筛选合适的供应商进行询价、报价和谈判。对于新的供应商，应进行严格的资质审查和实地考察。3.评估指标与方法：制定供应商评估指标体系，包括产品质量、价格、交货期、售后服务等方面。采用定性与定量相结合的评估方法，定期对供应商进行评估。4.评估结果应用：根据供应商评估结果，对供应商进行分类管理。对于优秀供应商，给予优先合作机会；对于不合格供应商，及时淘汰出供应商库。（二）供应商合作与管理1.签订合作协议：与选定的供应商签订采购合作协议，明确双方的权利义务、产品规格、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.沟通与协调：采购部门应与供应商保持密切沟通，及时了解供应情况，协调解决合作过程中出现的问题。3.供应商培训与辅导：对于重要供应商，公司可提供必要的培训与辅导，帮助供应商提高产品质量和服务水平，共同发展。4.供应商绩效评估：定期对供应商的绩效进行评估，评估结果作为供应商合作与管理的重要依据。对于绩效不佳的供应商，采取警告、减少订单量、暂停合作等措施，直至终止合作。四、采购流程（一）采购申请1.填写申请表：需求部门根据采购计划，填写生产性物品采购申请表。申请表应详细说明物品名称、规格型号、数量、需求时间、用途等信息，并经部门负责人签字确认。2.提交申请：采购申请表提交至采购部门，采购部门对申请进行初步审核，确保申请内容完整、准确。（二）采购询价与报价1.询价：采购部门根据采购申请，向多家供应商发出询价函，要求供应商提供产品报价、交货期、质量标准等信息。2.报价分析与比较：采购部门对供应商的报价进行分析与比较，综合考虑产品质量、价格、交货期等因素，选择合适的供应商进行谈判。（三）采购谈判与合同签订1.谈判准备：采购部门与选定的供应商进行谈判前，应充分了解市场行情和供应商情况，制定谈判策略和方案。2.谈判过程：谈判过程中，采购部门应与供应商就产品价格、质量标准、交货期、售后服务等条款进行协商，争取达成双方满意的合作协议。3.合同签订：谈判达成一致后，采购部门起草采购合同，经公司法律部门审核后，与供应商签订合同。合同应明确双方的权利义务、产品规格、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款，确保合同合法有效。（四）采购订单下达1.订单生成：采购部门根据采购合同，生成采购订单。采购订单应明确订单编号、物品名称、规格型号、数量、价格、交货期、交货地点等信息。2.订单审核与下达：采购订单提交至部门负责人审核，确保订单内容与合同一致。审核通过后，采购部门将订单下达给供应商。（五）采购验收1.验收准备：采购物品到货前，采购部门应通知需求部门和质量检验部门做好验收准备工作。需求部门负责组织验收人员，质量检验部门负责制定验收标准和方法。2.验收过程：采购物品到货后，验收人员按照验收标准和方法对物品进行验收。验收内容包括物品的数量、规格型号、质量、外观等方面。对于重要物品或关键零部件，应进行抽样检验或全检。3.验收结果处理：验收合格的物品，验收人员在验收报告上签字确认，并办理入库手续。验收不合格的物品，采购部门应及时与供应商沟通，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。（六）采购付款1.付款申请：采购部门根据采购合同和验收报告，填写采购付款申请表。付款申请表应明确订单编号、物品名称、规格型号、数量、价格、付款金额、付款方式等信息，并经部门负责人签字确认。2.付款审核与审批：采购付款申请表提交至财务部门进行审核，确保付款金额与合同一致，发票等相关凭证齐全。审核通过后，提交公司管理层审批。3.付款执行：财务部门按照公司付款审批流程和合同约定，及时办理采购付款手续。对于采用预付款方式的采购，应严格控制预付款比例和金额，确保资金安全。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.风险识别：采购部门应定期对采购过程中的风险进行识别，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。2.风险评估：采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险的可能性和影响程度。（二）风险应对措施1.市场风险应对：关注市场动态，加强市场调研与分析，及时掌握市场价格变化和供应情况。与供应商签订长期合作协议，锁定价格和供应数量，降低市场风险。2.供应商风险应对：加强供应商管理，建立供应商评估与淘汰机制，选择信誉良好、供货能力强的供应商。与供应商签订详细的合作协议，明确双方的权利义务和违约责任，降低供应商风险。3.质量风险应对：严格执行采购验收制度，加强对采购物品的质量检验。要求供应商提供质量保证文件和售后服务承诺，对质量不合格的物品及时采取措施，降低质量风险。4.合同风险应对：加强合同管理，严格审核合同条款，确保合同合法有效。在合同履行过程中，及时跟踪合同执行情况，发现问题及时与供应商沟通协商，降低合同风险。5.付款风险应对：加强付款管理，严格按照合同约定和公司付款审批流程办理付款手续。对预付款项进行严格控制，确保资金安全。定期与供应商核对账目，及时发现和解决付款问题，降低付款风险。六、监督与审计（一）内部监督1.采购部门自查：采购部门应定期对采购活动进行自查，检查采购流程是否规范、采购文件是否齐全、采购合同是否履行等情况。2.内部审计：公司内部审计部门应定期对采购活动进行审计，检查采购制度的执行情况、采购成本的控制情况、采购风险的防范情况等。对审计发现的问题，及时提出整改意见，督促相关部门进行整改。（二）外部监督1.