煤矿生产物资采购制度

PAGE煤矿生产物资采购制度一、总则（一）目的为加强煤矿生产物资采购管理，规范采购行为，确保物资供应的及时性、准确性和质量可靠性，降低采购成本，提高企业经济效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于煤矿生产所需各类物资的采购活动，包括但不限于设备、材料、配件、工具等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.经济性原则：在满足生产需求的前提下，充分考虑物资的性价比，降低采购成本。3.及时性原则：根据生产计划和物资库存情况，及时采购所需物资，避免因物资短缺影响生产进度。4.质量可靠性原则：严格把控物资质量，确保采购的物资符合煤矿生产要求，保障安全生产。5.公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受内部监督和外部审计。二、采购计划管理（一）计划编制依据1.煤矿年度生产计划和月度生产作业计划。2.设备运行状况和维护保养计划。3.物资库存情况。（二）计划编制流程1.各生产部门根据生产需求，结合物资库存情况，于每月[具体日期]前编制次月物资采购计划，提交至物资采购管理部门。2.物资采购管理部门对各部门提交的采购计划进行汇总、审核和平衡，结合库存状况和资金预算，编制月度物资采购总计划，报分管领导审批。3.分管领导对月度物资采购总计划进行审批后，下达给物资采购管理部门组织实施。（三）计划调整如因生产计划变更、设备故障等原因需要调整采购计划，相关部门应及时向物资采购管理部门提出申请，说明调整原因和调整内容。物资采购管理部门对申请进行审核后，报分管领导批准，对采购计划进行相应调整。三、供应商管理（一）供应商选择1.建立供应商准入制度，明确供应商的资质要求，包括营业执照、生产许可证、产品质量认证、信誉状况等。2.通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式，从符合资质要求的供应商中选择优质供应商。3.对新供应商进行实地考察，了解其生产能力、质量管理水平、售后服务等情况，评估其是否具备合作条件。（二）供应商评价1.建立供应商评价体系，定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行评价。2.评价方式包括日常考核、定期评估、用户反馈等。3.根据评价结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对优秀供应商给予优先合作机会，对不合格供应商及时淘汰。（三）供应商激励与约束1.对表现优秀的供应商给予一定的奖励，如订单优先、价格优惠、合作期限延长等。2.对违反合同约定、供货质量不合格、交货期延误等情况的供应商，采取相应的惩罚措施，如扣除货款、暂停合作、取消供应商资格等。四、采购流程管理（一）采购申请各部门根据生产需要，填写物资采购申请表，详细注明物资名称、规格型号、数量、需求时间等信息，提交至物资采购管理部门。（二）采购审批1.物资采购管理部门对采购申请进行初审，审核申请的合理性和必要性。2.根据采购金额大小，按照公司审批权限规定，报相关领导审批。采购金额较小的，由物资采购管理部门负责人审批；采购金额较大的，报分管领导或总经理审批。（三）采购实施1.采购人员根据审批后的采购申请，按照采购方式和采购流程进行采购操作。2.对于招标采购项目，严格按照招标程序组织招标活动，包括发布招标公告、资格预审、开标、评标、定标等环节。3.对于非招标采购项目，通过邀请招标、竞争性谈判、询价等方式确定供应商和采购价格。4.采购人员与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。（四）验收入库1.物资到货后，采购人员通知质量检验部门和仓库管理人员进行验收。2.质量检验部门按照相关标准对物资质量进行检验，出具检验报告。3.仓库管理人员根据采购合同和检验报告，对物资的数量、规格型号等进行核对，办理入库手续。4.如发现物资质量不合格或数量不符等问题，采购人员及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货等措施解决问题。（五）付款结算1.物资验收入库后，采购人员根据采购合同和入库单，填写付款申请单，提交至财务部门审核。2.财务部门对付款申请单进行审核，核对采购合同、入库单、发票等相关凭证，确保付款金额准确无误。3.审核通过后，按照公司财务管理制度和付款方式进行付款结算。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购人员在确定供应商后，应及时与供应商签订采购合同。合同文本应符合法律法规要求，条款清晰、明确，避免出现模糊不清或歧义的表述。2.采购合同应包括物资名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等主要条款。3.采购合同签订前，应提交至法律事务部门或法律顾问进行审核，确保合同的合法性和有效性。（二）合同执行1.采购人员和供应商应严格按照采购合同约定履行各自的义务，确保合同顺利执行。2.在合同执行过程中，如出现变更或解除合同的情况，应按照法律法规和合同约定的程序办理相关手续。3.采购人员应定期跟踪合同执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。（三）合同归档采购合同签订后，采购人员应及时将合同文本及相关附件整理归档，妥善保管。合同档案应包括合同正本、副本、补充协议、变更协议、验收报告、付款凭证等资料。六、采购风险管理（一）风险识别1.对采购过程中可能存在的风险进行识别，包括市场风险、质量风险、供应风险、合同风险、法律风险等。2.分析风险产生的原因和可能造成的影响。（二）风险评估1.采用定性和定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和可能性。2.根据风险评估结果，制定相应的风险应对策略。（三）风险应对1.对于市场风险，加强市场调研和分析，及时掌握市场动态，合理安排采购计划，避免因市场价格波动造成损失。2.对于质量风险，加强对供应商的质量管理，严格验收物资质量，建立质量追溯机制，确保采购物资符合质量要求。3.对于供应风险，与供应商建立长期稳定的合作关系，签订供应保障协议，增加供应商储备，确保物资供应的稳定性。4.对于合同风险，加强合同管理，严格审核合同条款，确保合同的合法性和有效性，及时跟踪合同执行情况，防范合同纠纷。5.对于法律风险，加强法律法规学习，提高法律意识，在采购活动中严格遵守法律法规，确保采购行为合法合规。七、监督与考核（一）内部监督1.建立内部监督机制，加强对采购活动的全过程监督。审计部门定期对采购项目进行审计，检查采购程序是否合规、采购合同是否履行、采购资金使用是否合理等。2.纪检监察部门对采购活动中的违规违纪行为进行调查处理，严肃追究相关人员的责任。（二）考核评价1.制定采购工