非生产物料制度

PAGE非生产物料制度一、总则（一）目的为加强公司非生产物料的管理，规范非生产物料的采购、验收、储存、使用、盘点及报废等流程，确保非生产物料的合理使用与有效控制，降低公司运营成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有与非生产物料相关的部门和人员，包括但不限于行政部门、采购部门、仓库管理部门、各使用部门等。（三）定义1.非生产物料：指公司在日常运营过程中，除直接用于产品生产的原材料、零部件等之外的各类物资，包括办公用品、办公设备、劳保用品、维修备件、低值易耗品等。2.采购周期：从提出采购需求到收到货物并完成验收的整个时间间隔。3.安全库存：为应对突发情况或供应波动而预先设定的库存数量。（四）管理原则1.统一管理原则：非生产物料的采购、库存、使用等环节由公司统一规划和管理，确保资源的合理配置和有效利用。2.成本控制原则：在满足公司运营需求的前提下，通过优化采购流程、合理控制库存水平等措施，降低非生产物料的采购成本和使用成本。3.合规性原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保非生产物料的采购、使用等活动合法合规。4.责任明确原则：明确各部门和人员在非生产物料管理中的职责，做到责任到人，确保各项工作有序开展。二、采购管理（一）采购计划1.需求预测各使用部门应根据本部门的业务需求和实际消耗情况，定期（每月/每季度）对非生产物料的需求进行预测，并填写《非生产物料需求预测表》，提交给行政部门。行政部门汇总各部门的需求预测表后，结合公司的发展规划、历史数据以及市场动态等因素，对非生产物料的整体需求进行综合分析和预测，制定年度采购计划初稿。2.计划审批年度采购计划初稿提交给公司管理层进行审批，审批通过后正式确定年度采购计划。年度采购计划应明确各类非生产物料的采购数量、采购时间、采购预算等关键信息。对于因业务发展、政策调整等原因导致的需求变化，各使用部门应及时向行政部门提出申请，行政部门根据实际情况对采购计划进行调整，并报公司管理层审批。（二）供应商选择与管理1.供应商筛选采购部门应建立供应商信息库，通过多种渠道收集供应商资料，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对收集到的供应商进行初步筛选，评估其资质、信誉、产品质量、价格水平、售后服务等方面的情况，确定潜在供应商名单。筛选标准可参考以下内容：具有合法有效的营业执照、税务登记证等相关资质证书。近[X]年内无重大违法违规记录。产品质量符合国家相关标准或行业通用标准。价格具有竞争力，能够提供合理的报价。具备良好的售后服务体系，能够及时响应客户需求。2.供应商评估采购部门定期（每年/每半年）对潜在供应商进行实地考察和评估，填写《供应商评估表》，评估内容包括但不限于企业规模、生产能力、质量管理体系、环保措施等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为A、B、C三类。A类供应商为优质供应商，合作关系稳定；B类供应商为合格供应商，可作为备用选择；C类供应商为待改进供应商，需进一步观察或整改。3.供应商合作采购部门根据采购计划和供应商评估结果，选择合适的供应商进行合作，并签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购产品的规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、售后服务等条款。在合作过程中，采购部门应与供应商保持密切沟通，及时了解产品供应情况、质量状况等信息，确保采购任务的顺利完成。同时，对供应商的表现进行跟踪和评价，如发现问题及时与供应商协商解决，并根据评价结果调整合作策略。（三）采购流程1.采购申请各使用部门因业务需要采购非生产物料时，应填写《非生产物料采购申请表》，详细注明采购物料的名称、规格、型号、数量、需求日期、用途等信息，并提交给本部门负责人审批。部门负责人对采购申请进行审核，确认申请的合理性和必要性后签字批准。对于金额较大或涉及重要物资的采购申请，还需报公司管理层审批。2.采购订单下达采购部门收到经审批的采购申请表后，根据采购计划和供应商情况，选择合适的供应商下达采购订单。采购订单应明确采购物料的详细信息、交货时间、交货地点等要求，并确保订单内容与采购申请表一致。采购订单下达后，采购部门应及时将订单信息通知供应商，并跟踪订单执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。3.到货验收采购物料到货前，仓库管理部门应根据采购订单信息，做好收货准备工作，包括安排验收场地、准备验收工具等。物料到货时，仓库管理部门会同采购部门、使用部门等相关人员按照采购合同和相关标准对物料进行验收。验收内容包括物料的数量、规格、型号、质量、外观等方面。验收合格的物料，仓库管理部门填写《非生产物料验收单》，相关人员签字确认后办理入库手续；验收不合格的物料，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，并跟踪处理结果。三、库存管理（一）库存分类1.按用途分类办公用品：如文具、纸张、文件夹、办公桌椅等。办公设备：如电脑、打印机、复印机、传真机等。劳保用品：如安全帽、工作服、手套、防护鞋等。维修备件：如机器设备的零部件、工具等。低值易耗品：如扫把、拖把、垃圾桶、灯具等。2.按存储条件分类普通库存：指无需特殊存储条件的非生产物料，可存放在普通仓库。特殊库存：指对存储条件有特殊要求的非生产物料，如易燃易爆物品、易腐物品等，需存放在专门的仓库或采取特殊的存储措施。（二）库存规划1.安全库存设定仓库管理部门根据各类非生产物料的采购周期、日均消耗量、供应稳定性等因素，结合历史数据和经验，为每种物料设定安全库存水平。安全库存水平应定期进行评估和调整，以适应公司业务发展和市场变化的需求。安全库存的计算公式可参考：安全库存=（预计最大日消耗量平均日消耗量）×采购周期+紧急补货时间内的消耗量。2.库存限额设定为避免库存积压，提高资金使用效率，公司根据各类非生产物料的使用频率、占用资金等情况，设定库存限额。库存限额应定期进行检查和调整，确保库存数量在合理范围内。库存限额的计算公式可参考：库存限额=日均消耗量×采购周期×（1+安全系数）。安全系数根据物料的重要性、供应稳定性等因素确定，一般取值范围为0.10.3。（三）库存日常管理1.入库管理验收合格的非生产物料，仓库管理员应及时办理入库手续，填写《非生产物料入库单》，详细记录物料的名称、规格、型号、数量、供应商、入库日期等信息。入库单应一式三联，一联仓库留存，一联交采购部门作为付款依据，一联交财务部门进行账务处理。仓库管理员应按照物料的类别、规格、型号等进行分类存放，并建立库存台账，记录物料的出入库情况，确保账实相符。2.出库管理各使用部门领用非生产物料时，应填写《非生产物料领用单》，注明领用物料的名称、规格、型号、数量、用途等信息，并提交给本部门负责人审批。部门负责人对领用申请进行审核，确认领用的合理性和必要性后签字批准。仓库管理员根据经审批的领用单发放物料，并填写《非生产物料出库单》，详细记录物料的名称、规格、型号、数量、领用部门、出库日期等信息。出库单应一式三联，一联仓库留存，一联交领用部门作为领用凭证，一联交财务部门进行账务处理。3.库存盘点仓库管理部门应定期（每月/每季度）对非生产物料进行盘点，确保账实相符。盘点工作由仓库管理员负责组织实施，相关部门人员参与配合。盘点前，仓库管理员应整理库存台账，核对物料数量和存放位置，准备好盘点工具和表格。盘点过程中，应按照规定的盘点方法和流程进行操作，对物料的数量、规格、型号、质量等进行逐一核对，并记录盘点结果。盘点结束后，仓库管理员应编制《非生产物料盘点报告》，详细说明盘点情况，包括账实差异、差异原因分析等内容。对于盘盈或盘亏的物料，应按照规定的程序进行处理，调整库存台账和财务账目。四、使用管理（一）领用规定1.按需领用原则：各使用部门应根据实际工作需要，合理领用非生产物料，避免浪费和积压。2.限量领用制度：对于部分价值较高或消耗量大的非生产物料，实行限量领用制度，由部门负责人根据本部门的实际情况确定领用限额，并报行政部门备案。3.领用审批流程：各使用部门领用非生产物料时，应按照规定的审批流程填写《非生产物料领用单》，经部门负责人审批后到仓库领取。（二）使用监督1.定期检查：行政部门定期对各使用部门的非生产物料使用情况进行检查，检查内容包括物料的使用数量、使用效果、是否存在浪费现象等。2.异常情况处理：如发现使用部门存在物料浪费、违规使用等异常情况，行政部门应及时与该部门沟通，了解原因并要求其整改。对于情节严重的，应按照公司相关规定进行处理。（三）维修与报废1.维修管理办公设备、机器设备等出现故障时，使用部门应及时填写《设备维修申请表》，提交给行政部门或相关维修部门。行政部门或维修部门接到维修申请后，应安排专业人员进行维修，并记录维修情况，包括维修时间、维修内容（更换的零部件等）、维修费用等信息。维修完成后，使用部门应对维修效果进行验收，验收合格后在《设备维修申请表》上签字确认。2.报废管理对于已损坏无法维修、已达到使用年限或因其他原因不再使用的非生产物料，使用部门应填写《非生产物料报废申请表》，详细说明报废原因、物料名称、规格、型号、数量等信息，并提交给行政部门审批。行政部门组织相关人员对报废申请进行审核，审核通过后报公司管理层批准。经批准报废的非生产物料，仓库管理部门应及时办理出库手续，并按照规定的程序进行处理，如变卖、回收等。处理过程中应做好记录，确保资产处置合法合规。五、核算与监督（一）成本核算1.采购成本核算：财务部门应按照采购合同和发票等凭证，准确核算非生产物料的采购成本，包括物料价格、运输费用、税费等。2.库存成本核算：财务部门根据库存管理的相关数据，如入库成本、出库成本、库存数量等，采用合适方法（如加权平均法、先进先出法等）核算非生产物料的库存成本。3.使用成本核算：财务部门结合各使用部门的领用记录和费用分摊原则，核算非生产物料的使用成本，并将其计入相关成本费用科目。（二）财务监督1.预算执行监督：财务部门定期对非生产物料的采购预算执行情况进行监督检查，确保采购活动在预算范围内进行，避免超预算采购。2.账务处理监督：财务部门对非生产物料的采购、入库、出库、盘点、报废等业务的账务处理进行审核监督，确保账务记录准确、完整、合规。（三）内部审计1.定期审计：公