生产许可档案管理制度

PAGE生产许可档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司生产许可档案的管理，确保生产许可相关文件资料的完整性、准确性和可追溯性，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有与生产许可相关的档案管理工作，包括生产许可证的申请、审批、延续、变更等过程中形成的各类文件、记录、证书等。（三）管理原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关生产许可管理的法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实完整原则：档案内容应真实反映生产许可工作的实际情况，保证档案的完整性，不得遗漏重要信息。3.分类管理原则：按照生产许可档案的类别、性质进行分类整理，便于查找和使用。4.安全保密原则：加强档案的安全保护措施，确保档案信息不泄露，维护公司的合法权益。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善生产许可档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司生产许可档案，建立档案数据库，实现档案的电子化管理。3.指导、监督各部门做好生产许可档案的收集、整理、归档工作。4.定期对生产许可档案进行检查、鉴定和销毁，确保档案的质量和安全。（二）各部门职责1.负责本部门生产许可相关文件资料的收集、整理，并及时移交档案管理部门归档。2.配合档案管理部门做好生产许可档案的查阅、借阅等工作，确保档案的合理使用。3.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、丢失生产许可档案。（三）档案管理人员职责1.熟悉生产许可档案管理业务，具备档案管理专业知识和技能。2.负责生产许可档案的日常收集、整理、编目、装订、上架等工作。3.做好档案的安全保管工作，定期检查档案的保管状况，发现问题及时处理。4.按照规定为档案查阅、借阅人员提供服务，做好登记和跟踪工作。三、档案收集与整理（一）收集范围1.生产许可证申请阶段：包括申请书、相关证明材料、产品标准文件、生产设备清单、人员资质证明等。2.生产许可证审批阶段：各级审批部门的意见、批复文件、现场审查记录等。3.生产许可证延续阶段：延续申请书、生产条件变化情况报告、产品质量检验报告等。4.生产许可证变更阶段：变更申请书、变更事项的证明材料、审批文件等。5.其他与生产许可相关的文件资料，如监督检查记录、整改报告等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责生产许可文件资料的收集工作，确保文件资料的及时、完整。2.收集的文件资料应真实、有效，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应确保其格式正确、内容完整，并进行备份存储。（三）整理方法1.按照生产许可档案的形成时间、类别进行分类，如分为申请类、审批类、延续类、变更类等。2.对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编制档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、来源等信息，确保目录与档案内容一致。4.对档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于长期保存。四、档案归档与保管（一）归档要求1.各部门应在文件资料形成后[X]个工作日内，将整理好的档案移交档案管理部门归档。2.档案管理部门应及时对移交的档案进行审核，如发现问题应及时通知移交部门进行补充或更正。3.归档的档案应按照分类编号顺序排列，装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、起止日期等信息。（二）保管期限1.生产许可证申请、审批、延续、变更等过程中形成的档案，保管期限为[X]年。2.与生产许可相关的监督检查记录、整改报告等档案，保管期限为[X]年。3.涉及公司重大生产许可事项的档案，应永久保存。（三）保管方式1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案应分类存放，不同类别的档案之间应保持一定的间距，便于查找和管理。3.对于电子档案，应采用光盘、硬盘等存储介质进行备份，并定期进行数据维护和更新，确保数据的安全性和完整性。五、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅生产许可档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，方可到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据申请表提供的查阅内容，及时查找档案，并在指定地点提供查阅服务。查阅人员应在规定时间内完成查阅，不得擅自将档案带出查阅地点。3.查阅档案时，应保持档案的整洁和完好，并不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。如需复印档案，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。（二）借阅规定1.公司外部单位或个人因工作需要借阅生产许可档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅单位或个人名称、借阅目的、借阅内容等信息，经公司主管领导签字同意后，方可到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理部门应与借阅单位或个人签订《档案借阅协议》，明确借阅期限、借阅范围、保密责任等事项，并收取一定的押金。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期借阅，应提前办理续借手续。借阅人员应在规定时间内归还档案，不得转借他人。4.借阅人员应妥善保管档案，不得擅自复印、传播、泄露档案内容。如因保管不善造成档案丢失、损坏的，应承担相应的赔偿责任。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对生产许可档案进行鉴定，确保档案的保管价值与保管期限相适应。2.鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、确保安全保密的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，并提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对档案进行逐卷审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，判断其保管价值。2.与相关业务部门沟通，了解档案在实际工作中的使用情况，作为鉴定的参考依据。3.参考国家有关档案保管期限的规定，结合公司实际情况，确定档案的鉴定结论。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息，经公司主管领导签字批准后，方可进行销毁。2.档案销毁应指定专人负责，采用适当的方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。对于电子档案，应采用专业的数据删除软件进行彻底删除，并对存储介质进行物理销毁。3.档案销毁过程中，应进行详细记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息，并由参与人员签字确认。销毁记录应作为档案管理工作的重要资料进行保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立生产许可档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理工作的效率和质量。2.通过信息化手段，实现档案信息的快速检索、查阅、统计分析等功能，为公司生产许可工作提供有力支持。（二）信息录入与维护1.档案管理人员应及时将生产许可档案的纸质内容录入档案管理信息系统，确保录入信息的准确、完整。2.定期对档案管理信息系统中的数据进行维护和更新，保证数据的时效性和安全性。如发现数据错误或缺失，应及时进行更正和补充。（三）系统安全管理1.加强档案管理信息系统的安全防护措施，设置用户权限管理，确保不同人员只能访问其权限范围内的档案信息。2.定期对系统进行备份，防止数据丢失。同时