行政资产管理制度模板公司资产管理与盘点版

行政资产管理制度通用模板（公司资产管理与盘点版）一、适用范围与核心场景二、全流程操作指引（一）资产入库管理申购与审批使用部门根据工作需求填写《资产申购单》，注明资产名称、规格型号、数量、预估单价、用途、预算来源等信息，部门负责人签字确认后提交至行政部。行政部核对申购必要性（如现有资产是否可调配、是否符合部门预算），审批通过后转交采购部门；重大资产（单价超5000元或批量超2万元）需报公司管理层二次审批。采购与验收采购部门根据审批结果执行采购，优先选择定点供应商，保证资产质量与合规性。资产到货后，由行政部、使用部门、采购部门共同验收：核对资产型号、数量、外观完好度及配件（如电源线、说明书等），确认无误后三方在《资产验收单》签字，留存采购发票复印件（或电子凭证）作为入账依据。登记与标签行政部根据验收信息，在资产管理系统中录入资产编号（规则：年份+部门代码+资产类别流水号，如“2024-01-001”）、名称、型号、购置日期、金额、使用部门、存放位置、责任人等信息，唯一资产二维码标签，粘贴于资产显眼位置（如电脑主机背面、文件柜侧面），保证标签清晰、不易脱落。（二）日常使用与维护责任落实资产使用人为直接责任人，负责日常保管、清洁及简单维护，禁止私自转借、调换、拆卸或外带资产（如因公需外带，需填写《资产外携申请表》，经部门负责人审批后报行政部备案）。部门负责人为本部门资产监管第一责任人，需定期检查本部门资产使用状况，发觉问题及时上报行政部。异动管理内部调拨：因部门人员变动或工作需要调拨资产时，由原使用部门填写《资产调拨单》，注明资产编号、名称、调拨原因、原使用人、新使用人等信息，双方部门负责人签字确认后交行政部更新资产台账，同步调整系统中的使用部门与责任人信息。维修管理：资产出现故障时，使用人填写《资产维修申请表》，行政部评估维修价值（维修费用超资产原值50%时，需考虑报废更换），联系维修服务商并记录维修过程、费用及结果，维修后重新确认资产状态。定期检查行政部每季度组织一次资产使用状况抽查，重点检查资产完好率、标签完整性、责任人落实情况，填写《资产季度检查表》，对异常资产（如闲置、损坏）拍照留档并督促整改。（三）定期盘点盘点计划年度全面盘点：每年12月下旬，由行政部牵头，财务部、各部门指定人员（每部门至少1名）组成盘点小组，提前10个工作日下发《资产盘点通知》，明确盘点范围（全公司资产）、时间节点（连续3个工作日内）、人员分组（2人/组，1人清点、1人复核）。半年度抽查：每年6月，随机抽取30%-50%的资产进行盘点，重点关注高频使用资产及新增资产。现场盘点盘点小组对照《资产清单》（系统导出），逐项核对资产编号、名称、规格、存放位置、使用人、状态（正常/维修中/待报废），保证“账、卡、物”一致；对差异资产（盘盈、盘亏、毁损）标注原因，如“盘亏-员工离职未交还”“毁损-意外碰撞”，使用人签字确认差异情况，部门负责人审核。结果处理盘点结束后3个工作日内，行政部编制《资产盘点报告》，汇总盘点数据、差异原因及整改建议，报公司管理层审批；盘盈资产：核实来源（如供应商赠品、以前年度漏登），补充登记入库并更新台账；盘亏资产：由使用部门说明原因，行政部会同财务部核查，非人为原因报备后核销，人为原因需追究责任人经济责任（按资产净值比例赔偿）；差异调整完成后，更新系统台账并反馈至各部门，保证数据一致。（四）资产处置申请与鉴定资产达到报废年限（参考：电子设备3-5年、办公家具5-8年）、无法修复或因公司业务调整不再需用时，由使用部门填写《资产报废申请表》，注明资产信息、报废原因、处置建议（如拍卖、回收）。行政部组织技术鉴定小组（行政部、技术部、财务部各1人）对资产进行技术鉴定，确认是否具备使用价值，形成《资产鉴定意见》。审批与处置技术鉴定通过后，报废申请报公司管理层审批，审批通过后抄送财务部进行账务处理；行政部选择合规处置方式：有残值的资产通过公开拍卖或专业回收公司处置（保留处置合同及收款凭证），无残值资产按规定登记后统一销毁（如涉密资产需碎纸处理），全程拍照留档。台账注销处置完成后，行政部在资产管理系统中注销该资产信息，移除实物标签，将《报废申请表》《鉴定意见》《处置合同》等资料归档保存，保存期限不少于5年。三、配套工具表格清单表格名称核心字段《资产申购单》申购部门、申购人、日期、资产名称、规格型号、数量、预估单价、总价、用途、审批意见《资产验收单》供应商名称、采购单号、资产编号、名称、型号、数量、购置日期、金额、验收情况、三方签字《资产登记表》资产编号、名称、型号、类别、购置日期、金额、使用部门、存放位置、责任人、资产状态《资产调拨单》原使用部门、新使用部门、资产编号、名称、数量、调拨原因、双方负责人签字、行政部备案号《资产盘点表》盘点日期、盘点人、资产编号、名称、账面数量、实盘数量、差异、差异原因、责任人签字《资产报废申请表》资产编号、名称、购置日期、使用年限、报废原因、处置建议、鉴定意见、审批意见四、执行要点与风险提示数据准确性：资产编号需唯一且与标签一致，信息变更（如调拨、维修）时需同步更新台账，避免“账外资产”或“信息滞后”；责任到人：新员工入职时，部门负责人需明确其使用资产并签字确认；员工离职时，行政部需核查其名下资产是否完好，未完成交接不予办理离职手续；盘点频率：资产规模超1000台的企业建议每半年全面盘点一次，新公司或资产变动频繁的企业可增加至季度盘点；处置合规：禁止私自报废或变卖资产