行政文件归档与存储管理标准化指南

行政文件归档与存储管理标准化指南一、前言为规范企业行政文件的全生命周期管理，保证文件的完整性、安全性及可追溯性，提高行政工作效率，降低信息管理风险，特制定本指南。本指南明确了行政文件从形成到归档、存储、借阅至销毁的标准化流程，适用于企业各部门及所有涉及行政文件处理的人员。二、适用范围与职责分工（一）适用范围本指南适用于企业各部门在日常行政管理活动中形成的具有保存价值的各类纸质及电子文件，包括但不限于：制度类文件（管理办法、规定、细则等）；会议类文件（会议通知、议程、纪要、决议等）；公文类文件（请示、报告、批复、函件等）；合同协议类文件（各类业务合同、补充协议等）；人事类文件（员工花名册、入职离职手续、考核记录等）；资产类文件（资产台账、采购合同、验收报告等）；其他具有保存价值的行政文件。（二）职责分工文件形成部门：负责本部门行政文件的规范拟制、审核、收集及初步整理，保证文件内容真实、格式完整。行政管理部门：负责统筹文件归档与存储管理工作，制定分类规则、存储标准，监督各部门执行归档流程，定期组织档案清点与鉴定。档案管理员：负责接收、登记、分类、编目、保管、提供利用档案，维护档案库房安全，执行档案借阅、销毁流程并做好记录。分管领导：负责对重要文件的归档审批及销毁鉴定的最终审核。三、行政文件归档管理标准化流程（一）文件形成与收集文件拟制文件内容需符合企业公文规范，包含标题、主送机关、附件（如有）、发文机关、成文日期等要素；电子文件采用统一格式（如Word、PDF），纸质文件使用A4纸张，字迹清晰、无涂改（特殊情况需加盖修改人印章）。文件审核与签发文件拟稿完成后，需经部门负责人审核，重要文件（如制度、合同）需报请分管领导签发；审核通过后，标注“已审核”及审核人、签发人姓名（电子文件需添加电子签章）。文件收集部门指定专人*负责本部门文件的日常收集，保证文件正本与附件、电子版与纸质版同步收集；收集范围：文件从拟稿至签发全过程的完整版本，不包括草稿（除非有特殊保存价值）。（二）文件分类与编号分类规则采用“年度-机构-问题”三级分类法，具体一级分类（年度）：按文件形成年度划分，如“2024年”；二级分类（机构）：按文件形成部门划分，如“行政部”“人力资源部”“财务部”；三级分类（问题）：按文件内容性质划分，如“制度文件”“会议纪要”“合同协议”。编号规则文件编号格式为：“部门代码-年度-流水号”，其中：部门代码：用部门名称首字母缩写（如行政部为“XZB”，人力资源部为“RLB”）；年度：文件形成年份的后两位（如2024年为“24”）；流水号：按文件形成顺序从“001”开始编起，每年重新编号。示例：“XZB-24-001”表示2024年行政部第1号归档文件。（三）文件整理与装订纸质文件整理按文件编号顺序排列，去除金属夹、回形针等易锈蚀物品；检查文件页码是否连续，缺失页需补充并标注说明；采用左侧装订，对超宽、超长的文件进行折叠，保证装订后平整不损毁。电子文件整理电子文件按“部门-年度-问题”建立文件夹层级，文件名与编号一致（如“XZB-24-001_2024年行政管理制度.docx”）；电子文件需转换长期保存格式（PDF/A），重要文件需同时保存源文件及PDF版本；电子文件禁止修改原始内容，确需修改需重新编号并标注版本号。（四）归档移交归档时间纸质文件：每年6月30日前完成上一年度文件的归档移交；电子文件：每月5日前完成上月文件的归档移交。移交流程移交部门填写《行政文件归档清单》（见模板1），详细列明文件编号、名称、页数、形成日期、密级等信息；档案管理员核对文件数量、完整性及分类编号准确性，核对无误后在清单上签字确认；双方各执一份《归档清单》，纸质文件由档案管理员入库，电子文件存储至企业档案管理系统。（五）存储管理纸质档案存储档案库房需符合“八防”要求（防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘），配备温湿度调控设备（温度14-24℃，相对湿度45-60%）；档案柜采用统一规格，按编号顺序排列，柜面张贴“年度-部门”标签，便于查找；定期（每季度）检查档案状况，发觉霉变、虫害等问题及时处理。电子档案存储电子档案存储于企业专用服务器或云存储平台，实施三级备份策略（本地服务器+异地容灾中心+云存储）；定期（每月）验证备份数据的完整性，保证可恢复；电子档案管理系统需设置权限管理，不同岗位人员按需分配读写、查看权限。（六）借阅与利用借阅申请因工作需要借阅档案，需填写《行政文件借阅申请表》（见模板2），注明借阅文件编号、名称、用途、借阅期限及归还日期；普通文件由部门负责人审批，密级文件（如涉密合同、未发布制度）需报请分管领导审批。借阅管理纸质档案原则上仅限档案库房内查阅，特殊情况需借出需经分管领导批准，借阅期限不超过3个工作日；电子档案通过档案管理系统在线查阅，禁止（经审批同意的需加密存储）；�阅人需爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换档案，不得擅自复制或拍照。归还与登记借阅到期后，借阅人需及时归还档案，档案管理员检查档案完整性无误后，在《借阅登记表》上记录归还情况；若需续借，需提前1天提交续借申请，续借期限不超过原期限。（七）到期鉴定与销毁鉴定流程档案管理员每年12月组织档案鉴定小组（由行政部、业务部门及法务人员*组成），对到期档案进行价值鉴定；鉴定结果分为“继续保存”“销毁”两类，其中“继续保存”档案需重新划定保管期限，“销毁”档案需填写《文件销毁审批表》（见模板3）。销毁执行销毁审批：普通文件由行政负责人审批，密级文件需报请总经理审批；销毁方式：纸质档案采用碎纸机销毁（需两人以上监销），电子档案进行数据擦除或物理销毁；销毁记录：监销人需在《文件销毁登记表》上签字确认，记录销毁文件名称、编号、数量、日期及监销人，保存期限不少于5年。四、常用管理模板示例模板1：行政文件归档清单序号文件编号文件名称形成日期页数密级备注1XZB-24-0012024年行政管理制度2024-01-1512普通2RLB-24-0052024年第一季度员工考核记录2024-03-3025普通…移交部门：___________移交人：___________接收人：___________日期：___________模板2：行政文件借阅申请表借阅人部门联系方式借阅文件编号文件名称借阅用途借阅期限归还日期部门负责人审批意见：签字：___________日期：___________分管领导审批意见（密级文件）：签字：___________日期：___________档案管理员备注：___________________________模板3：文件销毁审批表序号文件编号文件名称形成日期保管期限销毁理由1XZB-20-0012020年行政工作总结2020-12-315年保管期满，无继续保存价值………………鉴定小组意见：经鉴定，上述文件确无保存价值，同意销毁。签字：___________日期：___________分管领导审批意见：签字：___________日期：___________总经理审批意见（密级文件）：签字：___________日期：___________五、执行过程中的关键控制点文件完整性控制：文件形成部门需保证文件从拟稿到签发的全流程版本完整，归档前由部门负责人及档案管理员双重检查，避免遗漏关键内容。分类准确性控制：档案管理员需严格按照分类规则对文件进行编号和归档，每年组织一次分类规则培训，保证各部门理解一致。存储安全控制：档案库房实行双人双锁管理，电子档案系统操作需记录日志（包括登录、查看、修改等行为），定期开展安全演练。借阅风险控制：借阅申请需明确用途，涉密文件借阅需经多级审批，借阅后档案管理员需跟踪归还情况，防止档案遗