企业行政工作手册涵盖各项管理工作

企业行政工作手册前言本手册旨在规范企业行政管理工作流程，提升行政事务处理效率，为企业各部门提供标准化操作指引。手册涵盖办公环境、会务接待、固定资产、档案管理、采购执行、差旅安排、安全防护及应急处理等核心模块，适用于企业全体行政人员及相关业务部门。手册将根据实际管理需求定期修订，保证内容的时效性与适用性。目录第一章办公环境与设施管理第二章会议与接待管理第三章固定资产管理第四章档案与文件管理第五章办公采购管理第六章差旅与接待管理第七章安全与应急管理第一章办公环境与设施管理一、适用情境日常办公区域环境维护（如工位清洁、绿植养护、公共区域整理）；新员工入职工位配置（工位划分、设备安装、物资申领）；办公区域布局调整（部门搬迁、工位增减、功能区规划）；办公设施故障报修（空调、照明、门锁、网络设备等）。二、操作流程（一）日常办公环境维护流程制定计划：行政部每周五制定下周《办公环境维护计划》，明确清洁区域、频次及责任人（如前台负责公共区域，保洁人员负责卫生间/茶水间）。执行清洁：每日9:00前，保洁人员完成公共区域（走廊、会议室、前台）清洁；每日下班前，各部门员工整理个人工位，文件归档、物品摆放整齐；每周三下午，行政部组织全员工位大检查（含桌面整洁、线缆收纳、垃圾处理）。问题反馈：员工发觉环境问题（如垃圾未清、设施损坏）可通过企业群或行政系统提交《环境问题反馈单》，行政部2小时内响应，24小时内处理完毕。记录存档：行政部每周汇总《办公环境检查记录表》，每月归档备查。（二）新员工入职工位配置流程需求确认：人力资源部提前1个工作日向行政部提交《新员工入职信息表》，包含姓名、部门、工位号、所需设备（电脑、座椅、电话等）。工位准备：行政部根据工位号提前清理工位，检查电源、网络接口；IT部配置办公电脑（安装系统、常用软件），行政部发放办公用品（笔、本、文件夹等）。设备调试：新员工入职当天，行政部协助连接电脑、电话，测试网络及设备功能，保证正常使用。交接确认：新员工确认工位配置无误后，在《工位配置交接单》签字，行政部留存归档。三、相关表单模板表1-1办公环境日常检查记录表检查日期检查区域检查项目（正常/异常/问题描述）处理人复检情况检查人2023-10-08销售部办公区桌面杂物较多（异常）已清理（2023-10-0814:00）2023-10-083楼会议室空调制冷效果差（异常）已联系维修（2023-10-0815:30）表1-2新员工工位配置申请表申请日期员工姓名部门工位号所需设备（电脑/座椅/电话等）特殊需求申请人2023-10-09*赵六市场部B201电脑1台、座椅1把、电话1部需双显示器*王七四、管理要点保持办公区域整洁，禁止堆放与工作无关物品；公共设施（如打印机、微波炉）使用后及时恢复原状，节约水电；工位调整需提前3个工作日申请，避免影响正常办公；设施报修需明确故障现象，便于快速定位问题。第二章会议与接待管理一、适用情境内部会议组织（部门例会、项目研讨会、全体员工大会）；外部接待安排（客户来访、检查、合作伙伴交流）；会议室预订与管理（日常会议使用、设备调试、会后整理）。二、操作流程（一）内部会议组织流程会议申请：申请人提前2个工作日通过企业OA系统提交《会议申请表》，注明会议主题、时间、地点、参会人员、议程及所需设备（投影仪、麦克风、白板等）。审批与安排：部门负责人审批会议必要性；行政部根据会议室使用情况安排场地，提前调试设备（如测试投影仪连接、麦克风音量）。会前准备：会议前一天，行政部布置会场（摆放桌椅、调试设备、准备茶水/资料袋）；会议当天，提前30分钟再次检查会场，保证设备正常运行。会中服务：行政人员全程在场，及时处理突发问题（如设备故障、人员迟到）。会后整理：会议结束后2小时内，行政部清理会场、回收设备，填写《会议室使用记录表》。（二）外部接待流程接待需求确认：业务部提前3个工作日向行政部提交《接待申请表》，包含来访单位、人数、职务、来访目的、行程安排及特殊需求（如翻译、车辆接送）。方案制定：行政部根据需求制定《接待方案》，明确接待人员、车辆安排、餐饮标准、参观路线等，报总经理审批。接待准备：提前1天布置接待室（摆放企业宣传资料、准备茶水/水果、调试欢迎屏PPT）；确认车辆司机联系方式、餐饮预订情况（如需用餐，提前预留包间）。现场接待：接待人员提前15分钟在门口等候，主动引导来访者至接待室；会议期间，提供茶水续添、资料传递等服务，注意记录来访要点。后续跟进：接待结束后1个工作日内，行政部整理《接待纪要》并发送至相关部门，3个工作日内完成费用报销（如餐饮、交通费）。三、相关表单模板表2-1会议申请表申请日期会议主题时间地点参会人员议程所需设备申请人审批人2023-10-10第三季度销售总结会2023-10-1214:00-16:00301会议室销售部全体、*张总销售业绩汇报、下季度计划投影仪、麦克风**张总表2-2外部接待申请表申请日期来访单位人数职务来访目的时间接待人员特殊需求申请人2023-10-11ABC科技有限公司5人总经理、市场总监合作洽谈2023-10-139:00-11:00、赵六需双语翻译*钱七四、管理要点会议室使用遵循“先申请、后使用”原则，避免重复预订；外部接待需注意礼仪规范（着装、言谈、举止），维护企业形象；会议资料涉密时，需标注“保密”字样，会后收回或销毁；接待费用需符合企业标准，超支部分需提前申请审批。第三章固定资产管理一、适用情境固定资产新增采购（电脑、打印机、办公家具等）；固定资产内部调拨（部门间转移、人员调动）；固定资产报废（设备损坏、使用年限到期）。二、操作流程（一）固定资产新增流程需求申请：部门因工作需要新增资产时，提交《固定资产新增申请表》，注明资产名称、规格、数量、预估金额、用途及申请人。审批与采购：部门负责人审核需求合理性；行政部根据采购流程（比价、招标）进行采购，签订采购合同。入库验收：资产到货后，行政部、财务部、需求部门共同验收，核对资产型号、数量、质量；验收合格后，填写《固定资产验收单》，粘贴资产标签（编号、部门、日期）。登记入账：行政部将资产信息录入《固定资产台账》，财务部进行资产入账处理。（二）固定资产调拨流程调拨申请：因部门调整或人员调动需调拨资产时，原使用部门提交《固定资产调拨申请表》，注明资产编号、名称、调拨原因、接收部门及接收人。审批与交接：原使用部门及接收部门负责人审批；行政部监督资产交接，双方核对资产状态并签字确认。台账更新：行政部更新《固定资产台账》中的使用部门及使用人信息，同步通知财务部。（三）固定资产报废流程报废申请：资产使用部门提交《固定资产报废申请表》，注明资产编号、名称、报废原因（损坏/到期）、使用年限及当前状态。鉴定与审批：行政部组织技术人员鉴定资产是否可修复或符合报废条件；鉴定通过后，报总经理审批。处置与销账：行政部联系回收单位处置报废资产（如废品变卖），保留处置凭证；财务部根据处置凭证进行销账处理，行政部更新《固定资产台账》。三、相关表单模板表3-1固定资产新增申请表申请日期资产名称规格数量预估金额用途申请人部门负责人2023-10-12联想台式电脑ThinkCentreM7002台6000元新员工入职*孙八*周九表3-2固定资产调拨申请表申请日期资产编号资产名称原使用部门接收部门调拨原因接收人双方签字2023-10-13BG-2023-005打印机销售部市场部部门调整*吴十郑一（销售部）/（市场部）四、管理要点固定资产需粘贴唯一标签，定期盘点（每季度一次），保证账实相符；资产调拨需双方确认，避免资产流失；报废资产需经专业鉴定，严禁私自处置；员工离职时，需办理资产交接手续，未归还资产不予办理离职手续。第四章档案与文件管理一、适用情境企业内部文件归档（制度、合同、会议纪要、报告等）；档案借阅与使用（员工查阅历史文件、外部单位调档）；过期档案销毁（无保存价值的文件、到期合同）。二、操作流程（一）文件归档流程文件分类：行政部根据文件类型（行政类、财务类、人力资源类、业务类）及密级（公开、内部、秘密）进行分类。整理与编号：文件需去除夹子、回形针等金属物，按时间顺序排序；行政部编制档案编号（如“XZ-2023-001”，XZ代表行政类，2023为年份，001为流水号）。录入与归档：将档案信息录入《档案管理台账》（包含编号、名称、密级、归档日期、存放位置）；将文件存入档案盒，标注档案名称及编号，存放于指定档案柜（秘密档案需加锁保管）。定期移交：每季度末，行政部将档案移交至企业档案室，办理交接手续。（二）档案借阅流程借阅申请：员工借阅档案时，提交《档案借阅申请表》，注明档案名称、编号、借阅原因、借阅期限及申请人。审批与登记：公开档案：部门负责人审批；内部/秘密档案：分管副总审批；审批通过后，行政部在《档案借阅登记表》中记录借阅信息，借阅人签字确认。使用与归还：借阅人需在指定区域查阅档案，不得涂改、抽取、拆散；借阅到期后，及时归还，行政部检查档案完整性，注销借阅记录。（三）档案销毁流程鉴定与审批：行政部每年底组织档案鉴定，对到期档案评估是否具有保存价值；无保存价值的档案编制《档案销毁清单》，报总经理审批。销毁与监督：由行政部、财务部共同监督销毁过程（如焚烧、碎纸），保证信息无法恢复；销毁完成后，填写《档案销毁记录表》，签字确认并存档。三、相关表单模板表4-1档案管理台账档案编号档案名称密级归档日期存放位置保管期限备注XZ-2023-001企业管理制度汇编内部2023-01-15档案柜A-01长期含2023年修订版CW-2022-005年度财务报告秘密2022-12-31档案柜B-0510年已审计表4-2档案借阅申请表申请日期档案名称档案编号借阅原因借阅期限申请人部门负责人审批人2023-10-142022年度项目总结报告XM-2022-008项目复盘参考3个工作日*冯十一*陈十二*杨十三四、管理要点档案存放需防火、防潮、防虫、防盗，定期检查存放环境；借阅档案需严格审批，秘密档案仅限指定人员查阅；电子档案需定期备份（每月一次），防止数据丢失；销毁档案需两人以上监督，严禁私自丢弃或外传。第五章办公采购管理一、适用情境日常办公用品采购（笔、本、打印纸、文件夹等）；固定资产采购（电脑、打印机、办公家具等）；紧急采购（突发需求，如会议临时需采购物资）。二、操作流程（一）日常办公用品采购流程需求统计：每月25日前，各部门提交《办公用品需求表》，注明物品名称、规格、数量及用途。汇总与审批：行政部汇总各部门需求，编制《月度采购计划》，报行政经理审批。供应商选择与下单：行政部根据“比质比价”原则选择供应商（至少3家报价，优先选择长期合作供应商）；确定供应商后，下达采购订单，明确交货时间、质量标准及付款方式。验收入库：物品到货后，行政部核对订单与实物，检查数量、质量；验收合格后，填写《办公用品验收单》，办理入库手续，更新《办公用品库存台账》。发放登记：各部门凭《领料单》领用办公用品，行政部登记领用信息，每月公示库存情况。（二）紧急采购流程需求申请：部门因突发情况需紧急采购时，提交《紧急采购申请表》，注明物品名称、数量、紧急原因及期望交货时间。审批与执行：部门负责人及分管副总审批；行政部pass月度计划，直接联系供应商下单，保证24小时内到货（如本地供应商）。验收入库与补录：紧急采购物品到货后，按常规流程验收，1个工作日内补录《月度采购计划》。三、相关表单模板表5-1办公用品月度需求表部门物品名称规格数量用途需求人市场部A4打印纸80g10包会议资料打印*楚十四财务部凭证装订机-1台凭证整理*魏十五表5-2紧急采购申请表申请日期物品名称规格数量紧急原因期望交货时间申请人审批人2023-10-15投影仪灯泡EpsonCB-X051个会议中灯泡损坏当天17:00前*蒋十六*沈十七四、管理要点采购需遵守“货比三家、质优价廉”原则，杜绝人情采购；紧急采购需严格控制频次，避免影响常规采购计划；办公用品库存需定期盘点（每月一次），防止积压或短缺；采购发票需与订单、验收单一致，财务部方可报销。第六章差旅与接待管理一、适用情境国内差旅安排（员工出差、客户拜访、项目考察）；国外差旅安排（海外会议、国际业务对接）；内部员工接待（总部检查、兄弟单位交流）。二、操作流程（一）国内差旅流程出差申请：员工出差前提前3个工作日提交《出差申请表》，注明出差事由、时间、地点、行程安排、交通工具及预算。审批与预订：部门负责人审批出差必要性及预算合理性；审批通过后，行政部协助预订机票/火车票、酒店（优先协议酒店），预订信息反馈至员工。差旅执行：员工凭出差通知报销交通、住宿费用，超支部分需说明原因；出差期间，保持与部门联系，每日汇报工作进展。报销结算：出差结束后5个工作日内，员工提交《差旅报销单》及发票（发票抬头为企业全称），财务部审核无误后办理报销。（二）国外差旅流程申请与审批：员工提前10个工作日提交《国外差旅申请表》，注明出差事由、国家/地区、时间、行程及预算，需经部门负责人、分管副总、总经理三级审批。手续办理：行政部协助办理签证、机票、酒店预订，购买境外保险（保额不低于50万元）。差旅管理：出差期间，员工需遵守当地法律法规，每日向部门负责人汇报行程，紧急情况联系行政部或企业驻外机构。报销与总结：出差结束后10个工作日内，员工提交《差旅报销单》及境外消费凭证（需翻译成中文），财务部审核后报销；同时提交《国外差旅总结报告》，汇报出差成果。三、相关表单模板表6-1国内差旅申请表申请日期姓名部门出差事由时间地点交通工具预算（元）申请人审批人2023-10-16*韩十八销售部客户拜访2023-10-18-10-20上海高铁2000*杨十九*张总表6-2差旅报销单报销人部门出差时间出差地点费用类型金额（元）发票号码备注*韩十八销售部2023-10-18-10-20上海交通费（高铁）8005678上海-北京往返住宿费120087654321协议酒店2晚四、管理要点差旅交通需优先选择公共交通（高铁/飞机），紧急情况可乘坐出租车（需注明原因）；住宿标准需符合企业规定（如一线城市不超过400元/晚），超标部分自理；国外差旅需提前进行安全风险评估，购买境外保险；差旅报销需在规定时间内提交，逾期不予受理。第七章安全与应急管理一、适用情境日常安全管理（消防安全、用电安全、门禁管理）；突发事件处理（火灾、突发疾病、自然灾害）；应急演练组织（消防演练、疏散演练）。二、操作流程（一）日常安全管理流程安全检查：每日下班前，各部门员工检查本区域电源、门窗、消防设施是否关闭/正常；每周五，行政部组织全公司安全检查（重点检查消防通道、灭火器、配电箱），填写《安全检查记录表》。隐患整改：检查中发觉安全隐患（如消防通道堵塞、灭火器过期），行政部下发《安全隐患整改通知单》，明确整改责任人及期限；整改完成后，行政部复查合格后方可关闭问题。门禁管理：员工凭工卡刷卡进入办公区域，外来人员需登记身份证信息并由员工陪同进入；门禁卡丢失需及时挂失，补办需缴纳工本费50元/张。（二）突发事件处理流程（以火灾为例）事件上报：发觉火情后，第一目击者立即拨打内部报警电话（分机号8888），报告火情位置及燃烧物，同时启动手动报警器。应急响应：行政部接到报警后，立即启动《火灾应急预案》，组织疏散（引导员工沿消防通道撤离