中国电建会议室制度

中国电建会议室制度第一章总则第一条制度制定的政策依据为贯彻落实国家关于企业内部管理规范化、风险防控体系化的相关法律法规，响应行业对项目管理、资源配置、运营效率的精益化要求，同时依据中国电建集团母公司关于强化内部控制、提升管理效能的指导意见，结合本公司实际运营需求，特别是为有效防控会议室资源管理中的专项风险、规范业务流程、提升资源使用效益，特制定本制度。本制度旨在通过系统化、标准化的管理措施，确保会议室资源得到合理配置、高效利用，并防范潜在的资源浪费、信息安全、设备损坏等风险。第二条适用范围本制度适用于中国电建全体员工、各部门及下属单位，涵盖公司本部及所有分支机构会议室的申请、使用、维护、设备管理及安全防护等全流程管理。具体适用场景包括但不限于：公司内部会议、外部合作洽谈、项目评审、培训讲座、视频会议及其他需要使用会议室的公务活动。所有涉及会议室资源调配及管理的业务场景均须严格遵守本制度规定。第三条核心术语定义（一）会议室专项管理：指公司针对会议室资源从规划、配置、分配、使用到维护的全生命周期管理活动，包括资源需求评估、预定审批、现场管理、设备维护及风险防控等，旨在实现资源效益最大化与合规化运作。（二）专项风险：指在会议室管理过程中可能出现的各类风险事件，如资源冲突、设备故障、信息安全泄露、违规占用、安全隐患等，这些风险可能对公司运营效率、资产安全及合规性造成负面影响。（三）合规使用：指会议室的使用行为必须符合公司内部管理规定及国家相关法律法规要求，包括但不限于预定流程规范、设备操作标准、安全责任落实、费用分摊机制等。（四）责任到人：指明确会议室管理各环节的负责人及执行人，确保从资源审批、现场监督到设备维护的每一项工作均有明确责任人，形成闭环管理。第四条专项管理的核心原则（一）全面覆盖：会议室专项管理须覆盖所有会议室资源，包括不同规格、不同位置的会议室，并延伸至配套设备（如投影仪、视频会议系统、空调等）的管理范畴。（二）责任到人：建立分层级的管理责任体系，明确公司管理层、部门负责人、专责管理人员及基层执行人的职责边界，确保管理链条无断点。（三）风险导向：以防范和化解会议室管理中的潜在风险为优先事项，通过动态监控、预警处置及事后复盘，构建主动式风险防控机制。（四）持续改进：定期评估会议室管理制度的执行效果，结合用户反馈、技术发展及业务变化，持续优化管理流程与资源配置方案。第二章管理组织机构与职责第五条决策层职责公司主要负责人对会议室专项管理承担最终责任，负责审批管理制度及重大资源调配方案；分管领导为直接责任人，主导制度落实、风险监督及考核工作，确保管理措施与公司战略目标协同。决策层须定期听取专项管理报告，对重大问题作出决策指示。第六条专项管理领导小组职责设立“会议室专项管理领导小组”，由公司分管领导担任组长，成员包括办公室、信息技术部、后勤保障部等关键部门负责人。领导小组主要履行以下职能：（一）统筹协调各部门在会议室管理中的职责分工，解决跨部门协作难题；（二）审批年度会议室资源规划及预算方案，对重大资源冲突进行决策仲裁；（三）监督专项管理制度执行情况，对管理漏洞提出整改要求。第七条专项管理领导小组组成架构领导小组下设办公室（挂靠办公室部门），负责日常事务，成员包括：1.办公室主任（兼领导小组秘书）：负责会议组织、文件归档、信息通报；2.信息技术部代表：负责视频会议系统、网络环境的技术保障；3.后勤保障部代表：负责设备维护、环境保洁及应急物资管理；4.财务部代表：负责会议室使用成本核算及预算控制；5.各部门联络员：各业务部门指定专人（通常为行政助理）负责本部门会议室预定及使用监督。第八条牵头部门职责办公室作为会议室专项管理的牵头部门，全面负责：（一）制度制定与修订，确保管理要求与时俱进；（二）建立会议室资源数据库，动态更新使用状态；（三）开展定期风险评估，识别资源分配中的薄弱环节；（四）组织专项培训，提升全员管理意识与操作规范。第九条专责部门职责信息技术部、后勤保障部为专责部门，分别承担：（一）信息技术部：确保视频会议系统稳定运行，定期检测设备故障，推广智能化预定平台；（二）后勤保障部：建立设备巡检制度，制定应急预案（如空调故障、投影仪损坏等），协调第三方服务商提供维修支持。第十条业务部门/下属单位职责各业务部门及下属单位须落实主体责任，包括：（一）根据实际需求提交会议室预定申请，不得超标准占用；（二）规范设备使用行为，避免因误操作导致损坏；（三）会后及时清理现场，关闭电源，确保环境整洁；（四）发现违规使用或安全隐患，立即制止并上报。第十一条基层执行岗合规操作责任（一）会议室预定人员（各部门联络员）须严格按流程审批，杜绝“优先插队”等违规行为；（二）现场管理员（后勤或志愿者）须核查预定信息，对未经批准的占用行为予以劝阻；（三）设备操作人员须遵守操作手册，遇突发故障及时上报，不得擅自拆卸维修。第三章专项管理重点内容与要求第十二条会议室资源规划与配置标准（一）公司每年末组织各层级会议室需求评估，结合使用频率、面积需求、设备配套等因素，重新规划资源配置；（二）明确不同规格会议室的适用场景：小会议室（＜20人）限用于部门内部会议，大会议室（＞100人）须优先保障重要活动；（三）特殊设备（如同声传译系统、专业音响）需提前预约，并由信息技术部确认可操作性。第十三条会议室预定与审批流程规范（一）采用“线上为主、线下为辅”的预定模式，通过公司统一OA系统提交申请，包含活动时间、参与人数、设备需求等字段；（二）审批权限划分：部门内部会议由部门负责人审批，跨部门会议需经办公室复核，涉及重大活动（如客户接待）须报分管领导审批；（三）禁止“囤积”预定行为，同一会议室连续预定不得超过3天，特殊情况需说明理由并报备。第十四条禁止性行为内容（一）严禁未经预定占用会议室，包括以“临时讨论”为由强行入席；（二）禁止在会议室从事与活动无关的活动（如私人聚会、设备测试）；（三）不得擅自更改或破坏会议设备，违者按设备折旧金额赔偿；（四）禁止使用会议室进行商业经营活动，涉及收费活动需报财务部备案。第十五条设备使用与维护标准（一）投影仪、麦克风等设备须由使用人签字交接，归还时检查功能是否完好；（二）信息技术部每月开展一次设备巡检，建立故障台账，重大故障48小时内修复；（三）空调、照明等公共设备由后勤部门纳入楼宇自控系统，下班后自动关闭。第十六条信息安全管控要求（一）涉及敏感信息的会议须使用加密视频会议系统，或全程开启“会议录制审核”模式；（二）会后产生的纸质材料由保密员统一回收销毁，电子材料需按权限清空存储设备；（三）信息技术部定期对系统日志进行审计，异常登录行为须通报相关部门。第十七条应急响应与处置流程（一）设备故障应急：现场人员立即通过OA系统上报，后勤、信息技术部门同步响应；（二）资源冲突应急：办公室建立“优先级排序表”，遇紧急情况可临时调配，但需事后补充说明；（三）安全隐患应急：发现消防通道堵塞、电路短路等问题，立即停止使用并上报后勤保障部。第十八条费用分摊与审计机制（一）公司本部会议室免费使用，下属单位可按使用时长折算预算，纳入部门成本核算；（二）涉及外部租赁（如酒店会议室）的，需经财务部评估报价合理性，并纳入年度采购计划；（三）每年开展一次会议室使用效率审计，对长期闲置的会议室提出整改建议。第四章专项管理运行机制第十九条制度动态更新机制（一）办公室每年联合各专责部门评估制度执行效果，收集用户反馈，于每年第四季度修订制度；（二）遇国家政策调整（如节能法规）或技术变革（如云会议平台普及），须30日内启动评估程序；（三）修订后的制度需经公司法律顾问审核，并在OA系统发布，旧版自发布之日起废止。第二十条风险识别预警机制（一）办公室每季度组织一次会议室使用情况分析，重点监控资源冲突率、设备故障率等指标；（二）信息技术部每月生成视频会议系统报告，对超时占用、网络抖动等问题发布预警；（三）建立风险清单，对高频问题（如某会议室反复故障）制定专项整改方案。第二十一条合规审查嵌入业务流程（一）会议室预定系统需设置自动校验功能，对审批超期的申请弹出提示，防止资源浪费；（二）财务部在审核部门费用时，抽查会议室使用记录，对虚报时长不予报销；（三）新员工入职培训中必须包含“会议室使用规范”模块，考核合格后方可独立操作。第二十二条风险应对分级处置（一）一般风险（如设备轻微损坏）：由专责部门登记后修复，费用由责任部门承担；（二）重大风险（如系统瘫痪、资源冲突导致活动延误）：由领导小组启动应急预案，协调资源补位，事后追责相关责任人；（三）违规行为处置：依据《员工手册》处理，情节严重者取消评优资格。第二十三条责任追究机制（一）明确处罚标准：未预定占用属一般违规（通报批评），损坏设备按折旧金额1-2倍罚款；（二）建立举报渠道，鼓励员工通过匿名方式反映违规行为，经查证属实给予奖励；（三）将制度执行情况纳入部门年度考核，连续两次考核不合格的部门负责人需述职。第二十四条评估改进机制（一）每年6月和12月开展制度有效性评估，通过问卷调查、现场抽查等方式收集数据；（二）信息技术部每半年测试一次预定系统的易用性，优化界面设计；（三）对评估发现的问题制定“PDCA”改进计划，确保闭环管理。第五章专项管理保障措施第二十五条组织保障（一）公司主要负责人每年至少听取一次会议室管理专题汇报，对重大决策作出指示；（二）各部门负责人须签署《管理责任承诺书》，明确“一岗双责”要求；（三）领导小组召开例会时，邀请外部物业专家作经验分享，提升专业水平。第二十六条考核激励机制（一）将会议室使用效率、违规次数纳入部门绩效考核指标，与年度评优直接挂钩；（二）设立“优秀管理员”评选，对表现突出的部门联络员给予物质奖励；（三）财务部每月公示各部门会议室使用时长，实行“红黑榜”激励。第二十七条培训宣传机制（一）新员工入职培训中强制加入“会议室管理”模块，考核合格后方可预定；（二）每月发布《会议室使用指南》，通过公司内刊、宣传栏等渠道传播；（三）针对特殊设备（如视频会议系统）开展专项培训，操作考核合格后方可使用。第二十八条信息化支撑（一）升级会议室预定系统，引入智能推荐功能（如根据参与人数推荐合适场地）；（二）建立设备管理模块，记录使用日志、维保历史，实现“一物一档”；（三）与安防系统对接，实时监控会议室使用状态，异常情况自动报警。第二十九条文化建设（一）发布《会议室文明使用倡议书》，倡导“准时开始、准时结束、爱护设备”；（二）设立“资源节约标兵”，对长期坚持绿色用能的部门予以表彰；（三）将合规理念融入企业价值观，通过案例分享强化全员意识。第三十条报告制度（一）每月5日前，各部门向办公室提交上月会议室使用统计表，内容包括预定场次、时长、设备使用情况等；（二）每年1月20日前，办公室提交《年度管理报告》，分析资源分配合理性，提出优化建议；（三）重大风