人格权合理使用制度

人格权合理使用制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国反不正当竞争法》等国家法律法规，以及集团母公司关于企业内部控制、风险管理的相关规定制定。同时，为有效防控人格权侵权风险，规范涉及员工姓名、肖像、名誉、隐私等信息的业务流程，维护公司及员工的合法权益，特制定本制度。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖但不限于以下场景：1.员工招聘、培训、考核等人力资源管理活动；2.内部宣传、外部广告、品牌推广等市场经营活动；3.产品设计、技术服务、内容创作等业务流程；4.媒体报道、舆情应对、危机管理等工作场景。第三条本制度下列用语的含义：1.人格权专项管理：指公司围绕员工及第三人人格权保护，建立健全制度体系、运行机制及保障措施，实现人格权风险源头防控、过程管控及动态优化的管理模式。2.人格权风险：指公司在业务活动或管理过程中，因未尽到合理注意义务或存在违法侵权行为，可能导致员工或第三方人格权受到侵害的可能性。3.人格权合规：指公司各项业务活动及管理行为符合人格权保护法律法规要求，且在内部制度框架内得到有效落实。第四条人格权专项管理的核心原则：1.全面覆盖：确保所有涉及人格权保护的领域及环节均纳入制度管控范围，不留管理盲区；2.责任到人：明确各级组织及岗位的人格权保护责任，实现责任闭环；3.风险导向：聚焦高发、频发人格权风险点，优先配置资源，强化重点防控；4.持续改进：结合内外部环境变化，动态优化人格权管理体系，提升管理效能。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司人格权专项管理负总责，对人格权重大风险事件承担最终领导责任；分管领导对专项管理工作负直接领导责任，负责统筹决策、资源协调及监督考核。第六条设立人格权专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括人力资源部、法务合规部、市场部、技术研发部等相关部门负责人。领导小组负责：1.统筹公司人格权专项管理工作，制定总体策略及年度计划；2.对重大人格权风险事件进行决策审批，协调跨部门资源处置；3.对专项管理体系的有效性开展年度评估，提出优化建议。第七条明确三类主体的职责分工：1.牵头部门（人力资源部）：-负责人格权专项管理制度建设，牵头组织开展风险识别与评估；-统筹员工姓名、肖像等信息的合规使用管理，监督人力资源流程中的人格权保护；-组织开展全员人格权保护培训，推动合规文化建设。2.专责部门（法务合规部、市场部）：-法务合规部负责人格权合规审核，参与重大合同签订、广告宣传等业务的风险把控；-市场部负责外部宣传、品牌推广中人格权风险的防控，监督舆情应对流程的合规性。3.业务部门/下属单位：-落实本领域人格权保护要求，开展日常风险自查，及时上报异常情况；-在产品设计、服务提供等环节嵌入人格权保护要求，确保业务合规性。4.基层执行岗：-严格遵守人格权保护操作规范，对自身行为可能产生的人格权风险承担直接责任；-发现侵权风险或已发生侵权事件，应第一时间上报并配合调查处置。第八条建立人格权保护责任清单，明确各层级、各岗位的具体职责，并通过内部公告、岗位说明书等形式予以公示。第三章专项管理重点内容与要求第九条员工信息保护-业务操作合规标准：1.员工姓名、肖像、联系方式等个人信息收集应遵循最小必要原则，并取得本人明确授权；2.内部宣传、外部推广中使用员工肖像或姓名时，需经本人书面同意，并注明使用范围及期限；3.员工离职后，其个人信息应按规定销毁或匿名化处理，禁止用于商业用途。-禁止性行为：1.严禁未经授权擅自使用员工姓名、肖像进行商业推广；2.严禁通过泄露员工隐私信息牟取不正当利益；3.严禁在内部考核、奖惩等环节对员工进行侮辱性人格评价。-重点防控点：1.招聘环节中候选人隐私信息的保护；2.内部培训、会议等活动中影像记录的使用规范；3.社交媒体等平台对员工形象信息的管控。第十条外部合作中的人格权保护-业务操作合规标准：1.与第三方合作时，应通过合同明确约定人格权保护责任，禁止对方非法使用我方员工或客户信息；2.涉及产品代言、品牌代言等业务，需严格审查代言人的形象及社会评价，确保无负面人格权风险；3.对外发布内容（如广告、宣传片）应避免涉及人格尊严或隐私侵权。-禁止性行为：1.严禁与有不良社会评价的第三方合作，防止人格权风险传导；2.严禁通过虚假宣传损害合作伙伴或客户的商誉；3.严禁在合作条款中排除对方人格权保护责任。-重点防控点：1.合同尽调环节对合作方人格权合规资质的审核；2.外部内容发布前的合规校验；3.紧急事件（如舆情爆发）中的第三方责任划分。第十一条产品与服务中的人格权保护-业务操作合规标准：1.产品设计应避免对特定群体进行歧视性描述，如外貌、性别、地域等；2.人工智能产品（如语音助手、推荐系统）应避免基于个人特征进行侮辱性或歧视性交互；3.产品说明书、用户协议中涉及人格权条款应明确提示用户，并保障用户撤回同意的权利。-禁止性行为：1.严禁在产品中嵌入侵犯他人名誉、隐私的内容；2.严禁通过产品功能强制收集非必要的个人信息；3.严禁利用产品漏洞传播人格侵权信息。-重点防控点：1.新产品上市前的伦理审查；2.用户投诉中涉及人格权纠纷的快速响应；3.产品迭代中的人格权合规更新。第十二条内部宣传与沟通中的人格权保护-业务操作合规标准：1.内部表彰、嘉奖等宣传应客观公正，避免过度渲染或贬损性描述；2.内部刊物、电子屏等宣传载体应设置人格权免责声明；3.跨部门沟通中涉及员工评价时，应匿名化处理敏感信息。-禁止性行为：1.严禁在内部会议中公开讨论员工隐私问题；2.严禁通过内部渠道散布涉及人格尊严的谣言；3.严禁在绩效考核中设置侮辱性人格标准。-重点防控点：1.宣传内容发布的审核流程；2.员工投诉中涉及内部人格冲突的调解机制；3.管理层言行中的人格权示范作用。第十三条名誉权与隐私权保护-业务操作合规标准：1.对外发布涉及员工或客户的信息时，需事先核实真实性，并避免泄露非公开隐私；2.舆情应对中应避免过度辩解或诋毁第三方，以维护自身及被侵权人的名誉；3.员工投诉处理应遵循“保密优先”原则，禁止泄露投诉人隐私。-禁止性行为：1.严禁捏造事实诽谤他人；2.严禁通过恶意炒作事件扩大负面影响；3.严禁对被投诉人进行二次伤害。-重点防控点：1.紧急事件中的公关预案；2.媒体采访中的法律把关；3.员工名誉受损的救济渠道。第四章专项管理运行机制第十四条建立制度动态更新机制，由牵头部门每季度对照法律法规变化及业务需求，评估制度有效性，提出修订建议。重大修订需经领导小组审议通过，并同步更新相关流程文件。第十五条设立风险识别预警机制，每年第二季度开展专项风险排查，重点关注以下内容：1.员工信息保护制度执行情况；2.外部合作中的人格权风险暴露；3.产品功能可能引发的侵权问题。风险等级分为一般、重大两级，由专责部门进行分级评估，并发布预警通知至相关责任主体。第十六条推行合规审查嵌入机制，在以下节点开展人格权合规审查：1.招聘流程启动前，核实候选人授权情况；2.合同签订前，审核人格权保护条款完整性；3.产品发布前，评估潜在侵权风险。未通过审查的业务，禁止实施。第十七条完善风险应对机制，按风险等级启动分级处置流程：1.一般风险：由业务部门限期整改，专责部门跟踪验证；2.重大风险：由领导小组成立专项工作组，制定应急方案，及时上报集团母公司。明确应急流程中的责任协同要求，确保快速响应、有效处置。第十八条设立责任追究机制，对违规行为界定处罚标准：1.违规使用员工信息，视情节轻重给予警告、降级、解除劳动合同等处分；2.因管理失职导致人格权纠纷，追究相关领导及岗位责任；3.涉嫌违法的，移交司法机关处理。处罚结果与绩效考核、评优评先直接挂钩。第十九条建立评估改进机制，每年末由领导小组组织专项评审，通过以下指标评估体系：1.制度执行覆盖率；2.风险事件发生率；3.员工合规意识提升度。评审结果作为制度优化的重要依据。第五章专项管理保障措施第二十条强化组织保障，明确各级领导干部在人格权保护中的领导责任，纳入年度述职考核。第二十一条设立考核激励机制，将专项合规情况纳入部门年度考核指标，对表现突出的集体和个人予以表彰奖励。第二十二条推动培训宣传机制，分层级开展专项培训：1.管理层：侧重合规履职要求及风险领导力培训；2.一线员工：侧重操作规范及案例警示教育。每年至少开展两次全员人格权保护知识测试。第二十三条配置信息化支撑，通过OA系统、业务平台等工具实现以下功能：1.人格权风险事件线上上报与跟踪；2.合规审核流程的自动化流转；3.员工信息保护台账的电子化管理。第二十四条营造文化建设氛围，通过以下方式强化全员合规意识：1.发布《人格权保护合规手册》，明确行为规范；2.组织签署《人格权保护承诺书》；3.设立合规文化宣传月，开展案例分享活动。第二十五条完善报告制度，规定以下报告要求：1.风险事件报告：