企业档案二合一制度

企业档案二合一制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国网络安全法》等法律法规，参照行业档案管理最佳实践及集团母公司相关规定，结合企业内部档案管理现状及风险防控需求制定。旨在规范企业档案的收集、整理、保管、利用、安全与销毁等全生命周期管理，防控档案管理风险，提升档案资源利用效率，保障企业核心信息资产安全，促进企业合规经营与可持续发展。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工。公司所有档案的创建、收集、整理、鉴定、保管、利用、移交、销毁等环节均须遵循本制度执行。具体适用场景包括但不限于：经营决策类档案、财务会计类档案、合同管理类档案、人力资源类档案、科研开发类档案、安全生产类档案、产品技术类档案、行政事务类档案等。第三条本制度中下列核心术语定义如下：（一）“档案专项管理”指企业为实现档案规范化、安全化、高效化管理目标，在制度体系、组织架构、流程机制、技术应用、人员培训等方面开展的系统性管理活动。（二）“档案管理风险”指因档案管理流程缺失、制度执行不到位、技术防护不足、人员操作不当等因素，导致档案丢失、损毁、泄露、被篡改或无法有效利用的可能性。（三）“档案合规”指企业档案管理活动严格遵守国家法律法规、行业准则及企业内部制度要求，确保档案全生命周期管理合法合规。第四条档案专项管理应遵循以下核心原则：（一）全面覆盖原则：确保公司所有类型、所有环节的档案纳入统一管理范畴，无死角、无遗漏。（二）责任到人原则：明确各层级、各岗位档案管理职责，实现责任主体可追溯、可考核。（三）风险导向原则：聚焦档案管理重大风险点，实施差异化管控措施，优先防控高风险领域。（四）持续改进原则：定期评估档案管理体系有效性，根据内外部环境变化及时优化制度流程与技术手段。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司档案专项管理负总责，对公司档案合规性、安全性、完整性负最终责任；分管领导为公司档案专项管理直接责任人，负责组织推动、监督考核、资源保障等具体工作。第六条设立公司档案专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，相关部门负责人担任成员。领导小组主要职责包括：统筹公司档案专项管理工作；审议重大档案管理决策；协调跨部门档案管理事项；监督考核档案管理目标完成情况。领导小组下设办公室，办公室设在[牵头部门名称]，负责日常协调、信息汇总、会议组织等工作。第七条公司各部门、下属单位及全体员工在档案专项管理中承担相应职责，具体划分如下：（一）牵头部门职责：1.牵头部门负责统筹推进公司档案专项管理制度体系建设，组织制定、修订、解释档案管理制度；2.负责组织开展档案管理风险识别、评估与处置；3.负责监督考核各部门档案管理履职情况，定期通报考核结果；4.负责组织全员档案管理培训，提升员工档案合规意识与操作能力；5.负责档案信息化系统建设与运维，推动档案管理数字化转型。（二）专责部门职责：1.专责部门负责档案业务合规审核，确保档案管理流程符合制度要求；2.负责优化档案管理业务流程，提出制度改进建议；3.负责档案管理风险事件的处置指导，协调资源支持风险应对；4.负责档案管理相关数据的统计分析，为管理决策提供依据。（三）业务部门/下属单位职责：1.业务部门/下属单位负责本领域档案的日常管理，确保档案资料及时、完整、准确归档；2.负责落实本领域档案管理风险防控措施，开展自查自纠；3.负责配合牵头部门、专责部门开展档案管理检查与评估；4.负责本部门档案信息安全，落实保密管理要求。（四）基层执行岗职责：1.基层执行岗应严格遵守档案管理操作规程，落实岗位合规承诺；2.负责本岗位档案资料的形成、收集、整理、归档等基础工作；3.负责及时上报档案管理异常情况，协助开展风险处置；4.负责学习掌握档案管理相关制度，确保证照齐全、规范操作。第三章专项管理重点内容与要求第八条档案收集归档管理：业务操作合规标准：档案收集范围应覆盖公司经营管理活动全过程，包括但不限于纸质、电子、音视频、实物等载体档案。档案收集应及时、完整，重要档案应建立双重备份机制。档案收集后应及时进行分类、编目、录入系统，确保档案标识唯一、信息准确。禁止性行为：严禁擅自销毁、隐匿、转移应归档的档案资料；严禁将涉密档案与非涉密档案混装管理。专项风险防控点：重点关注档案收集不及时、收集范围不全、归档质量不高等风险，加强源头管控。第九条档案保管安全管理：业务操作合规标准：档案保管应遵循“三分三制”原则（三分级管理、三分时段保管、三分灾备存储），重要档案应设置专库保管，涉密档案应落实物理隔离、电磁屏蔽等防护措施。档案保管环境应满足温湿度、防火、防潮、防虫鼠等要求。禁止性行为：严禁在非安全区域存放涉密档案；严禁擅自复制、传播涉密档案；严禁使用非专用设备处理涉密档案。专项风险防控点：重点关注档案保管设施设备老化、保管人员资质不达标、环境安全风险等。第十条档案利用借阅管理：业务操作合规标准：档案利用应遵循“按需提供、分级审批、登记备案”原则，重要档案利用应经授权领导审批。电子档案利用应采用加密传输、水印标记等技术手段，纸质档案利用应控制借阅范围与时限。禁止性行为：严禁未经审批擅自提供档案查阅；严禁违规复制、传播涉密档案；严禁将档案用于非公务目的。专项风险防控点：重点关注档案利用审批不规范、电子档案安全防护不足、利用记录不完整等风险。第十一条档案鉴定销毁管理：业务操作合规标准：档案鉴定应遵循“定期鉴定、分类处置”原则，每年开展一次档案鉴定，对失去保存价值的档案编制销毁清册并按规定销毁。档案销毁应经授权领导审批，由专人监督执行，并做好销毁记录。禁止性行为：严禁擅自销毁应予保留的档案；严禁销毁记录不完整、不合规。专项风险防控点：重点关注档案鉴定标准不明确、销毁流程不规范、销毁记录缺失等风险。第十二条档案信息化管理：业务操作合规标准：公司应建立统一的电子档案管理系统，实现档案全生命周期线上管理。电子档案应与纸质档案同步形成、同步归档，确保数据一致、可追溯。系统应具备档案检索、统计、分析、预警等功能，支持移动办公与远程查阅。禁止性行为：严禁擅自篡改电子档案数据；严禁将涉密档案上传非安全系统；严禁未按规定备份电子档案。专项风险防控点：重点关注电子档案系统安全防护不足、数据备份机制不完善、系统运维不规范等风险。第十三条档案保密管理：业务操作合规标准：档案保密应遵循“谁主管、谁负责”原则，明确不同层级、不同类型档案的保密等级，签订保密协议。涉密档案管理应落实“清退、清查、清销”制度，离职人员应按规定交还所有档案资料。禁止性行为：严禁泄露涉密档案信息；严禁擅自扩大涉密档案传播范围；严禁在非涉密系统中处理涉密档案。专项风险防控点：重点关注保密意识薄弱、保密制度执行不到位、保密技术防护不足等风险。第十四条档案应急管理：业务操作合规标准：公司应制定档案管理应急预案，明确突发事件（如火灾、地震、系统瘫痪）下的档案抢救、保护、恢复措施。应急演练应每年至少开展一次，确保相关人员熟悉处置流程。禁止性行为：严禁在应急事件中未按规定处置档案；严禁擅自放弃抢救重要档案。专项风险防控点：重点关注应急预案不完善、应急演练不到位、应急处置能力不足等风险。第十五条档案移交管理：业务操作合规标准：公司分立、合并、解散或档案工作机构调整时，应按规定向档案行政管理部门或指定单位移交档案，并办理移交手续。档案移交前应进行清点、编目、鉴定，确保档案完整、系统。禁止性行为：严禁拒绝或拖延档案移交；严禁在移交过程中擅自损毁、篡改档案。专项风险防控点：重点关注档案移交范围不全、移交程序不规范、移交记录缺失等风险。第四章专项管理运行机制第十六条制度动态更新机制：公司档案专项管理制度应根据国家法律法规、行业政策、集团母公司要求及公司业务发展情况，每年至少评估一次，必要时及时修订。修订后的制度应经公司领导小组审议，并由牵头部门印发实施。制度修订过程应充分征求相关部门意见，确保制度的科学性、适用性。第十七条风险识别预警机制：公司应建立档案管理风险识别与评估机制，每年至少开展一次全面风险排查，对档案管理各环节的风险点进行分级评估。风险排查结果应形成报告，明确风险等级、责任部门、应对措施，并定期向领导小组报告。对重大风险应发布预警通知，要求相关单位及时整改。第十八条合规审查机制：公司应将档案管理合规审查嵌入业务流程，实现“未经审查不得实施”管理要求。具体审查节点包括：档案收集归档前、档案保管期间、档案利用借阅前、档案销毁前等。合规审查应由专责部门或第三方机构实施，审查结果应形成报告，作为绩效考核、责任追究的依据。第十九条风险应对机制：公司应建立分级风险应对机制，对一般风险由业务部门/下属单位自行处置，对重大风险由领导小组协调处置。风险应对过程应记录在案，处置完成后应进行复盘评估，优化处置流程。对涉及跨部门、跨单位的风险事件，应明确牵头单位、责任部门、协办单位，确保协同处置。第二十条责任追究机制：公司应建立档案管理责任追究制度，对违反本制度的行为，根据情节轻重、后果影响，采取以下措施：轻微违规，予以批评教育；一般违规，予以警告、通报批评；重大违规，予以降级、撤职；涉嫌违法的，移交司法机关处理。责任追究应与绩效考核、纪律处分挂钩，确保追究到位。第二十一条评估改进机制：公司应建立档案管理有效性评估机制，每年至少开展一次全面评估，评估内容包括制度执行情况、风险防控效果、资源保障水平等。评估结果应形成报告，提交领导小组审议，并作为制度改进、资源配置的重要依据。评估过程应引入第三方机构参与，确保评估客观公正。第五章专项管理保障措施第二十二条组织保障：公司各层级领导应履行档案管理推进责任，分管领导应定期听取档案管理工作汇报，协调解决重大问题。各部门负责人应落实档案管理主体责任，明确专人负责档案管理工作，确保制度要求落实到位。第二十三条考核激励机制：公司应将档案管理合规情况纳入部门年度绩效考核，考核结果与部门绩效、评优评先挂钩。对档案管理工作表现突出的部门和个人，予以表彰奖励；对档案管理履职不力的部门和个人，予以约谈、通报批评，情节严重的取消评优资格。第二十四条培训宣传机制：公司应分层级开展档案管理培训，管理层重点培训合规履职要求，业务人员重点培训操作规范，基层员工重点培训岗位责任。培训内容应结合实际案例，增强培训效果。公司应利用内部宣传平台，定期发布档案管理知识，营造全员合规氛围。第二十五条信息化支撑：公司应加快档案管理信息化建设，采用电子档案管理系统实现档案电子化、数字化、智能化管理。系统应具备档案在线收集、编目、检索、统计、分析等功能，支持移动办公与远程查阅，提升档案管理效率。第二十六条文化建设：公司应加强档案管理文化建设，编制《档案管理合规手册》，明确档案管理行为规范、风险防控要求。全体员工应签订《档案管理合规承诺书》，强化档案合规意识。公司应设立档案管理宣传周，开展主题宣传活动，营造全员重视档案管理的良好氛围。第二十七条报告制度：公司