会议联系制度

会议联系制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》等法律法规，参照行业最佳实践及集团母公司相关管理规定，结合企业内部风险防控与业务流程规范化需求，制定。旨在明确会议联系管理职责、规范会议组织与执行流程、防范相关风险，保障企业决策科学化、管理精细化、运行高效化。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖公司内部各类会议的联系发起、组织协调、过程管控及结果落实等全流程管理。包括但不限于行政会议、业务会议、专题研讨会、决策评审会等，涉及公司运营、管理决策、风险防控等场景。第三条本制度中下列术语定义如下：（一）“会议联系专项管理”指通过制度规范、流程控制、风险识别、责任落实等手段，对会议发起、审批、通知、记录、纪要及落实的全过程实施系统性管控，确保会议实效性与合规性。（二）“会议联系风险”指在会议组织或参与过程中可能引发信息泄露、决策失误、流程延误、责任不清等潜在危害。（三）“会议合规”指会议活动严格遵守公司制度规定、操作流程及权限要求，确保决策依据充分、程序正当、结果可追溯。第四条会议联系专项管理遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：所有会议活动纳入管理范围，不留管控死角。（二）责任到人：明确各层级、各岗位联系职责，实现闭环管理。（三）风险导向：聚焦关键环节风险防控，强化事前预防与事中监控。（四）持续改进：动态评估管理效果，优化流程与技术支撑。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司会议联系专项管理负总责，承担第一责任；分管领导为直接责任人，负责统筹协调与执行监督。相关部门负责人对职责范围内会议联系活动承担管理责任。第六条设立会议联系专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括办公室、合规部、人力资源部等关键部门负责人。领导小组负责统筹协调会议联系管理重大事项，制定年度管理计划，监督考核专项工作成效。第七条领导小组主要职责包括：（一）统筹制定与修订会议联系管理制度，审批重大会议联系事项。（二）协调跨部门会议资源，统筹重大会议活动安排。（三）监督各部门会议联系规范执行情况，定期通报管理成效。第八条明确三类主体职责：（一）牵头部门（办公室）：1.负责会议联系管理制度的建设与修订；2.统筹全公司会议联系资源，协调重大会议活动；3.审核各部门年度会议计划，监督流程规范执行；4.组织会议联系管理培训与宣贯。（二）专责部门（合规部、人力资源部等）：1.负责会议合规性审查，重点监控敏感信息传递、决策权限等；2.优化会议联系管理流程，推动技术工具应用；3.参与重大风险事件处置，提出改进建议。（三）业务部门/下属单位：1.负责本领域会议联系活动的日常管理；2.落实会议通知、记录、落实等环节要求；3.开展部门内风险排查，及时上报异常情况。第九条基层执行岗（如文员、业务人员等）职责：（一）严格遵守会议联系操作规范，如实记录关键信息；（二）发现违规行为或潜在风险时，主动向直接主管或专责部门报告；（三）签署岗位合规承诺书，确认已掌握相关制度要求。第三章专项管理重点内容与要求第十条会议发起与审批规范：（一）业务部门需填写《会议联系申请表》，明确会议类型、议题、参会人员、时长及场地需求；（二）一般会议由部门负责人审批，重大会议需经分管领导或主要负责人批准；（三）涉及跨部门协调的会议，需提前一周提交申请，牵头部门汇总协调资源。第十一条会议通知与参会管理：（一）会议通知须包含会议时间、地点、议程、参会人员名单及材料准备要求；（二）重要会议需提前三天通知，特殊情况需另行说明；（三）参会人员须按要求签到，未获批准人员不得擅自参会。第十二条会议过程管控：（一）会议记录需完整记录讨论要点、决策事项及责任分工；（二）敏感议题讨论时须确保授权人员在场，必要时采取保密措施；（三）决策类会议须形成纪要，经主要参会人签字确认后归档。第十三条会议纪要落实监督：（一）牵头部门负责会议纪要的整理与分发，确保关键事项传达至责任部门；（二）业务部门需在纪要规定时限内完成事项落实，并反馈执行结果；（三）办公室定期抽查落实情况，对未按时完成事项进行预警。第十四条会议资源管理：（一）会议室使用需通过系统预约，避免资源冲突；（二）大型会议需提前评估场地、设备、安保等需求；（三）会议结束后需及时清点设备，恢复场地原状。第十五条会议信息安全管理：（一）涉密会议须使用专用设备，禁止录音录像或外传会议信息；（二）电子版会议资料需设置访问权限，会后及时销毁或归档；（三）参会人员需签署保密承诺，明确违规责任。第十六条特殊场景管理：（一）紧急会议需简化流程，但须同步补充说明材料；（二）线上会议需确保平台稳定性，提前测试设备并通知参会方；（三）境外业务人员需根据当地法规补充合规性审查。第十七条违规行为禁止：（一）严禁未经审批擅自召开会议；（二）严禁泄露会议讨论的未公开信息；（三）严禁将会议资源用于非公务活动。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新机制：（一）办公室每年组织一次制度评估，结合法规变化、业务调整提出修订建议；（二）重大改革或政策调整时需立即启动修订程序，确保制度适用性；（三）修订后的制度需经领导小组审议通过，并同步更新培训材料。第十九条风险识别预警机制：（一）每年开展两次会议联系专项风险排查，重点分析资源冲突、信息泄露等风险；（二）建立风险库，对高发风险进行分级管理，发布预警通知；（三）专责部门需根据风险等级提出应对方案，报领导小组审批。第二十条合规审查机制：（一）将会议联系合规审查嵌入业务流程，如预算审批、合同签订等环节；（二）未经合规部门审核的会议计划不得执行，违者追究发起部门责任；（三）定期抽查会议记录与落实情况，对不合规行为进行通报。第二十一条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行处置，专责部门提供指导；（二）重大风险需启动应急预案，由领导小组统筹协调处置；（三）风险事件处置完毕后需形成报告，分析原因并完善管理措施。第二十二条责任追究机制：（一）明确违规情形与处罚标准，如未按时通知参会人员处以警告；（二）处罚措施包括通报批评、绩效考核扣分、纪律处分等；（三）重大违规事件需移交监察部门调查处理。第二十三条评估改进机制：（一）每年对会议联系管理有效性开展评估，指标包括会议效率、资源利用率等；（二）评估结果用于优化制度设计，如简化审批流程、推广技术工具；（三）评估报告需经领导小组审议，并同步向全体员工宣贯改进措施。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障：（一）各级领导干部需履行会议联系管理职责，定期听取专项工作汇报；（二）牵头部门需配备专职人员负责日常管理，并建立联络员制度；（三）建立跨部门协调机制，确保重大会议活动顺利实施。第二十五条考核激励机制：（一）将会议联系合规情况纳入部门年度考核，占比不低于5%；（二）对优秀会议联系管理案例进行表彰，与评优评先挂钩；（三）对未按要求落实的责任人进行绩效预警，持续跟踪改进。第二十六条培训宣传机制：（一）新员工入职需接受会议联系制度培训，考试合格后方可参与相关活动；（二）定期组织专题培训，如会议记录技巧、风险防控要点等；（三）通过内部平台发布制度解读，增强全员合规意识。第二十七条信息化支撑：（一）开发会议管理系统，实现申请、审批、通知、签到等全流程线上化；（二）利用大数据分析会议效率，为资源优化提供数据支撑；（三）确保系统信息安全，定期开展安全检查与漏洞修复。第二十八条文化建设：（一）编制《会议联系合规手册》，明确操作标准与行为规范；（二）组织签署合规承诺书，强化员工责任意识；（三）开展优秀案例评选，营造高效规范的会议文化。第二十九条报告制度：（一）每月提交会议联系管理情况报告，包括会议数量、