2026年剧本杀运营公司剧本采购管理制度

2026年剧本杀运营公司剧本采购管理制度第一章总则第一条制定目的为规范[公司名称]（以下简称“公司”）剧本杀剧本（以下简称“剧本”）的采购管理工作，保障采购剧本的质量与版权合规，优化采购流程，控制采购成本，满足门店运营需求，维护公司合法权益与品牌形象，依据《中华人民共和国著作权法》《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国招标投标法》等相关法律法规，结合公司剧本杀运营业务的实际特点，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司各门店所有剧本的采购全流程管理工作，包括采购需求调研、采购计划制定、供应商筛选与管理、采购实施、合同签订、验收入库、资金结算、采购档案管理及采购后评估等环节。公司运营部门、采购专员、各门店管理人员及参与剧本采购工作的相关人员，均需严格遵守本制度相关规定。第三条核心原则需求导向原则：采购工作以门店实际运营需求为核心，结合市场趋势、玩家偏好及公司发展规划，合理确定采购品类、数量与规格，避免盲目采购。质量优先原则：坚持采购正版、优质剧本，严格把控剧本内容质量、制作工艺及配套物料品质，杜绝采购盗版、劣质剧本，防范版权纠纷。合规保密原则：采购过程严格遵守相关法律法规，规范采购流程与合同管理；对采购过程中涉及的商业秘密、供应商信息、剧本内容等严格保密，避免信息泄露。性价比最优原则：在保证剧本质量与版权合规的前提下，通过多方比价、集中采购等方式控制采购成本，实现质量与价格的平衡，提升采购效益。权责明晰原则：明确各岗位在采购全流程中的职责，建立“谁提需求、谁审核，谁采购、谁负责”的责任机制，确保采购各环节可追溯、可监督。第四条管理职责公司管理层：负责审批年度采购预算、重大采购项目（如独家剧本、批量采购）、供应商准入与淘汰等重大事项；监督采购制度的落地执行；协调解决采购过程中的重大争议与问题。运营部门：作为剧本采购管理的归口部门，负责统筹各门店采购需求，制定年度、季度采购计划；组织供应商筛选、评估与管理；牵头开展采购实施、合同审核、验收入库等工作；建立采购管理台账与档案；组织采购后评估工作。采购专员：在运营部门统筹下，具体执行剧本采购工作，包括联系供应商、询价比价、提交采购方案、跟进采购进度、协助签订合同、办理资金结算等；及时向运营部门反馈采购过程中的异常情况。各门店：负责提报本门店采购需求，配合运营部门开展需求调研与市场分析；参与采购剧本的验收工作，确认剧本是否符合门店运营需求；反馈采购剧本的使用效果与玩家评价。财务部门：负责审核采购预算与资金使用计划；审核采购合同中的付款条款；办理采购资金结算；对采购成本进行核算与监控；监督采购资金使用的合规性。第二章采购需求调研与计划制定第五条需求调研规范调研周期：运营部门每季度组织一次全部门店采购需求调研，每年开展一次全面的市场调研与需求评估；各门店可根据实际运营情况（如热门剧本缺货、新主题上线）随时提报临时采购需求。调研内容：（1）门店内部需求：各门店梳理当前剧本库存、使用频率、损坏情况，结合近期玩家流量、偏好类型（如推理、情感、机制、恐怖等）、主题需求，确定需采购的剧本品类、数量、类型及预算范围。（2）市场外部需求：运营部门收集行业动态、市场热门剧本排行、新发行剧本信息，分析不同年龄段、消费群体的玩家偏好，调研竞争对手的剧本采购与运营情况，为采购决策提供数据支撑。需求提报：各门店填写《剧本采购需求申请表》，详细注明需求剧本的类型、题材、预估数量、预算金额、需求时间及使用场景等信息，经门店负责人签字确认后提交至运营部门。第六条采购计划制定运营部门对各门店提报的采购需求进行汇总审核，结合市场调研结果、年度运营目标及库存周转情况，制定年度、季度采购计划，特殊情况可制定月度临时采购计划。采购计划内容应包括：采购剧本的品类、类型、数量、预估单价、总预算、采购时间节点、供应商初步筛选范围、采购方式（集中采购/分散采购）等。采购计划需经运营部门负责人审核后，提交财务部门审核预算可行性，最终报公司管理层审批；审批通过后的采购计划作为剧本采购工作的执行依据，未经批准不得擅自调整，确需调整的需按原审批流程重新报批。第三章供应商筛选与管理第七条供应商准入标准资质合规：供应商需为合法注册的企业法人或个体工商户，具备有效的营业执照、税务登记证等相关资质；涉及剧本发行的供应商需具备正规的剧本版权授权证明，能够提供完整的版权文件（如版权登记证书、作者授权书等），确保所供应剧本为正版。信誉良好：供应商需具备良好的行业口碑，无重大违法违规记录、盗版侵权纠纷或严重履约违约历史；近半年内未被行业监管部门处罚，未被列入失信被执行人名单。实力保障：供应商需具备稳定的剧本供应能力，能够保证剧本的质量与交付周期；具备完善的售后服务体系，能够及时处理剧本质量问题、缺件补件等售后需求。价格合理：供应商报价需符合市场公允价格水平，能够提供清晰的报价单与价格构成说明，支持合理的比价与议价空间，无恶意低价竞争或价格欺诈行为。第八条供应商筛选流程信息收集：运营部门通过行业展会、同行推荐、网络平台、市场调研等多种渠道收集潜在供应商信息，建立供应商信息库，记录供应商名称、资质、主营业务、联系方式、合作案例等基础信息。初步筛选：运营部门根据供应商准入标准，对潜在供应商进行初步审核，剔除资质不全、信誉不良、不符合核心需求的供应商，确定候选供应商名单（同一品类候选供应商不少于3家）。实地考察与评估：对候选供应商，运营部门可组织采购专员、门店代表进行实地考察（或线上深度审核），核实供应商的生产经营规模、剧本制作工艺、版权管理体系、售后服务能力等情况；要求供应商提供样品、资质证明文件、版权授权书及报价单等资料。综合评审：运营部门组织评审小组（由运营、财务、采购及门店代表组成）对候选供应商进行综合评审，评审指标包括资质合规性、信誉度、产品质量、价格竞争力、交付能力、售后服务等；根据评审结果确定合格供应商名单，报公司管理层审批后纳入合格供应商库。第九条供应商日常管理建立供应商档案：运营部门为每位合格供应商建立专属档案，记录供应商资质文件、合作协议、采购记录、验收情况、售后处理记录、评估结果等信息，实行动态更新与管理。定期评估：运营部门每半年对合格供应商进行一次综合评估，结合采购过程中的履约情况、剧本质量、价格稳定性、售后服务等指标进行评分；评估结果分为优秀、合格、不合格三个等级，作为供应商续用、优先合作或淘汰的依据。分级合作：根据供应商评估结果，对优秀供应商给予优先采购、批量采购议价优势等合作激励；对合格供应商维持正常合作，督促其持续提升服务质量；对不合格供应商，暂停合作并要求限期整改，整改后仍不合格的，从合格供应商库中剔除，终止合作关系。保密管理：运营部门及采购相关人员需对供应商信息、合作条款、价格体系等商业秘密严格保密，不得向无关人员泄露；严禁与供应商串通勾结、谋取私利，违反者将追究相关责任。第四章采购实施与合同管理第十条采购方式选择集中采购：对于各门店通用的盒装剧本、批量采购的剧本（一次性采购5本及以上），采用集中采购方式，由运营部门统一组织采购，通过批量采购提升议价能力，降低采购成本。分散采购：对于门店专属需求的特殊题材剧本、临时紧急需求的少量剧本（一次性采购少于5本），经运营部门审批后，可由门店在合格供应商库范围内自行采购，采购后及时向运营部门报备。招标采购：对于高价值采购项目（如独家剧本、城限剧本，采购金额超过5000元），可采用招标采购方式，邀请合格供应商库中的3家及以上供应商参与投标，通过公平竞争确定中标供应商，确保采购过程公开、公平、公正。第十一条询价与比价规范采购专员根据采购计划，向合格供应商库中的候选供应商发出询价通知，明确采购剧本的品类、数量、质量要求、交付时间、售后服务等需求，要求供应商提供书面报价单及相关资质证明。候选供应商数量不得少于3家，确保能够形成有效比价；采购专员对各供应商的报价单进行整理汇总，对比分析价格、质量、交付周期、售后服务等核心指标，形成《剧本采购询价比价表》。比价过程需客观公正，严禁人为操控比价结果；对于报价明显低于市场公允价格的供应商，需重点核实其剧本质量与版权合规性，避免采购风险。第十二条采购方案审批采购专员根据询价比价结果，结合采购计划与需求，制定采购方案，明确拟合作供应商、采购剧本详情、采购金额、付款方式、交付时间、售后保障等核心内容。采购方案经运营部门负责人审核后，提交财务部门审核资金预算与付款合理性；普通采购方案（采购金额低于3000元）经运营部门与财务部门审核通过后即可执行；重大采购方案（采购金额3000元及以上、独家/城限剧本采购、批量采购）需报公司管理层审批通过后执行。第十三条合同签订管理采购方案审批通过后，运营部门牵头与拟合作供应商签订《剧本采购合同》，合同需采用公司标准合同模板，特殊情况可根据实际需求调整，但需经法务部门（或专业律师）审核。合同核心条款需包括：双方基本信息、采购剧本的品类、数量、质量标准、版权要求、单价与总价、付款方式与期限、交付时间与地点、验收标准、售后服务条款、违约责任、争议解决方式等。合同签订前，需严格审核供应商资质、合同条款的完整性与合规性，确保条款清晰、权责明确；合同一式两份（或多份），经双方签字盖章后生效，公司与供应商各执一份，运营部门与财务部门留存备案。严禁无合同采购或先采购后补合同的行为，特殊紧急情况需临时采购的，需经公司管理层特批，且在采购后3个工作日内补齐合同手续。第五章验收入库与资金结算第十四条到货验收规范供应商按合同约定交付剧本后，采购专员需及时通知运营部门与对应门店，组织验收小组（由运营人员、门店代表、采购专员组成）开展到货验收工作，验收需在到货后3个工作日内完成。验收内容包括：（1）数量核对：对照采购合同与送货单，核对到货剧本的品类、数量、规格是否一致，确保无短缺、错发情况。（2）质量验收：检查剧本封面、内页的印刷质量（无模糊、重影、缺页、错页），纸张材质是否符合要求；检查配套物料（如线索卡、人物剧本、道具清单、版权文件等）是否齐全、完好；独家、城限剧本需额外核对专属标识、防伪标签及完整的版权授权文件。（3）版权验收：核实供应商提供的版权证明文件（版权登记证书、作者授权书、发行授权书等）是否真实有效，与采购剧本信息一致，确保采购剧本为正版，无版权纠纷风险。验收合格的，验收小组填写《剧本采购验收单》，详细记录验收情况，由所有验收人员签字确认；验收不合格的，需立即通知供应商，说明不合格原因并提供相关证据，要求供应商在合同约定时间内进行退换货、补件或赔偿，后续重新组织验收。第十五条入库登记管理验收合格后，采购专员将《剧本采购验收单》提交至运营部门，运营部门同步更新采购管理台账，记录剧本采购信息、验收情况；门店管理员需及时将剧本纳入门店剧本库存管理，填写《剧本入库登记表》，详细记录剧本名称、编号、类型、采购日期、供应商、存放位置等信息，将剧本按分类存放规范放入专用存放区域。采购相关资料（采购合同、送货单、验收单、入库登记表等）由运营部门整理归档，纳入采购档案管理。第十六条资金结算流程采购专员根据采购合同、送货单、验收单、入库登记表等完整资料，填写《采购付款申请表》，提交至运营部门审核，审核通过后转至财务部门。财务部门对付款申请资料的完整性、合规性进行审核，核对合同付款条款与实际验收情况，确认无误后，按公司财务管理制度及合同约定的付款方式、付款期限办理资金结算，向供应商支付款项。付款完成后，财务部门需及时将付款凭证反馈至运营部门与采购专员，更新财务台账；采购专员需跟踪供应商收款情况，确保款项支付无误。对于有质保金条款的采购项目，财务部门需按合同约定预留质保金，待质保期届满且无质量问题后，再办理质保金支付手续。第六章采购档案与后评估管理第十七条采购档案管理运营部门负责建立完善的采购档案管理体系，对采购全流程中的相关资料进行收集、整理、归档，确保档案资料完整、规范。采购档案内容包括：采购需求申请表、采购计划、供应商信息资料、询价比价表、采购方案及审批文件、采购合同、送货单、验收单、入库登记表、付款申请表、付款凭证、采购后评估报告等。采购档案实行分类存放、专人管理，纸质档案需存放在专用档案柜，保存期限不少于3年；电子档案需定期备份，存储在公司指定的安全存储设备中，确保档案资料安全、可追溯。采购档案的查阅、借阅需按公司档案管理规定办理相关手续，严禁私自查阅、复制或泄露档案信息。第十八条采购后评估运营部门每季度组织一次采购后评估工作，对本季度采购项目的执行情况、剧本质量、供应商履约情况、采购成本控制效果、剧本使用效果等进行全面评估。评估内容包括：（1）采购流程评估：检查采购计划执行情况、审批流程合规性、合同管理规范性等，识别采购流程中的问题与优化空间。（2）剧本质量评估：结合门店反馈与玩家评价，评估采购剧本的内容质量、受欢迎程度、使用频率等，分析采购需求与实际使用的匹配度。（3）供应商评估：再次核实供应商的履约能力、售后服务质量，结合日常评估结果，确定供应商的续用、激励或淘汰方案。（4）成本控制评估：分析采购成本与预算的差异，评估比价、集中采购等成本控制措施的有效性，提出后续成本优化建议。评估完成后，运营部门形成《剧本采购后评估报告》，总结经验教训，提出采购流程优化、供应商管理、需求调研改进等具体建议，报公司管理层审批后落实改进措施，持续提升采购管理水平。第七章异常情况处理与责任追究第十九条异常情况处理采购过程中如发现供应商存在提供盗版剧本、虚假资质证明、恶意违约、价格欺诈等违规行为，需立即终止合作，要求供应商承担相应的违约责任（如赔偿损失、支付违约金等），并将其从合格供应商库中剔除；情节严重的，通过法律途径维护公司合法权益。到货验收不合格且供应商拒绝退换货、补件的，运营部门需牵头收集相关证据，按采购合同约定追究供应商违约责任；协商不成的，启动争议解决程序。因采购需求调研不准确、采购计划不合理导致盲目采购、库存积压的，运营部门需组织复盘，调整需求调研与计划制定流程；因采购人员违规操作、审核把关不严导致采购质量问题或成本损失的，按本制度第二十条追究相