健康信息管理室制度

健康信息管理室制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国网络安全法》《数据安全法》《个人信息保护法》等国家法律法规，结合《中华人民共和国电子商务法》《中华人民共和国劳动合同法》等行业准则，以及[集团母公司名称]关于企业信息化管理、风险防控的总体要求，为规范公司健康信息管理行为，保障员工健康权益，防控专项风险，维护企业合法权益，特制定本制度。企业内部健康信息管理需求涉及员工健康档案建立、职业病防治、健康管理服务提供等场景，对提升员工福祉、促进组织健康发展具有重要作用，是企业管理体系中不可或缺的组成部分。第二条本制度适用于[公司名称]总部各部门、下属单位及全体员工，涵盖健康信息收集、存储、使用、共享、销毁等全生命周期管理活动。具体适用范围包括但不限于员工入职体检、日常健康监测、职业病危害因素检测、健康档案管理、医疗救助协调等业务场景，以及所有涉及员工健康数据的业务流程。第三条本制度核心术语定义如下：（一）“健康信息专项管理”是指企业为保障员工健康权益、防控健康领域风险、履行相关法律法规要求而建立的一整套管理制度、流程和技术保障体系，涵盖健康信息采集的合法性、使用的目的性、管理的规范性、安全的保密性等核心要素。（二）“健康领域专项风险”是指因健康信息管理不当可能引发的法律责任风险、声誉风险、运营中断风险等，包括但不限于数据泄露、不当使用、合规审查不通过、员工权益受损等情形。（三）“健康信息合规”是指企业健康信息管理活动严格遵循国家法律法规、行业准则及企业内部制度要求，确保健康信息处理的合法性、正当性、必要性，并符合最小化原则。第四条健康信息专项管理应遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的核心原则。全面覆盖要求所有健康信息管理活动均纳入制度管控范围；责任到人要求明确各层级、各主体的管理职责；风险导向要求将风险防控贯穿健康信息管理全过程；持续改进要求根据内外部环境变化不断完善制度体系。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人作为健康信息管理的第一责任人，对专项管理工作负总责，统筹协调公司层面的制度建设、资源投入和重大风险处置。分管领导作为直接责任人，负责专项管理工作的日常监督、决策审批和考核激励。第六条公司设立健康信息管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括人力资源部、信息技术部、法务合规部、安全保卫部、行政部等相关部门负责人。领导小组主要履行统筹协调、决策审批、监督评价等职能，每月召开例会研究解决专项管理中的重大问题。第七条各部门、下属单位设立健康信息管理专责人员，负责本领域健康信息管理工作的具体落实。人力资源部牵头负责员工健康档案管理、职业健康监护等业务；信息技术部负责健康信息系统建设、数据安全保障；法务合规部负责健康信息处理的合法性审查；安全保卫部负责健康信息物理和网络安全防护；行政部负责健康服务资源协调。第八条牵头部门（人力资源部）职责包括：（一）制定和完善健康信息管理制度，组织开展专项管理培训；（二）识别健康信息管理中的关键风险点，建立风险清单；（三）监督各部门健康信息管理合规情况，定期开展考核；（四）协调跨部门健康信息管理协作事项。第九条专责部门职责包括：（一）信息技术部：确保健康信息系统符合安全标准，开展数据加密、访问控制等技术保障；（二）法务合规部：审核健康信息处理的法律合规性，提供法律支持；（三）安全保卫部：负责健康信息存储介质、场所的物理安全管控；（四）其他相关部门：按职责分工落实健康信息管理要求。第十条业务部门及下属单位职责包括：（一）落实本领域健康信息管理要求，规范业务操作流程；（二）开展员工健康信息保护培训，提高员工合规意识；（三）及时报告健康信息管理中的异常情况，配合风险处置。第十一条基层执行岗责任包括：（一）签署岗位合规承诺书，严格遵守健康信息处理规范；（二）发现健康信息管理风险时，及时向直接上级或人力资源部报告；（三）不泄露、滥用、损毁健康信息，确保数据完整性和保密性。第三章专项管理重点内容与要求第十二条健康信息采集管理：业务操作合规标准：采集健康信息必须基于合法性基础（如入职体检、职业病监测），并取得员工本人明确授权（书面或电子形式），同时确保采集目的明确、范围合理。禁止未经授权采集非工作必需的健康信息。禁止以不正当手段获取员工健康信息。禁止性行为：严禁将健康信息用于员工评价、奖惩等非授权场景；严禁将健康信息与绩效考核、薪酬调整等挂钩；严禁向第三方非法提供员工健康信息。重点防控点：采集过程中的授权验证、数据脱敏处理、采集记录保存等环节需加强管控，防范信息滥用风险。第十三条健康信息存储管理：业务操作合规标准：健康信息存储需采用加密、脱敏等技术手段，确保数据安全；存储期限遵循“必要留存、依法删除”原则，一般健康档案保存期限为员工离职后三年，职业健康监护档案根据法规要求长期保存。禁止性行为：严禁使用非专用系统存储健康信息；严禁将健康信息存储在安全性不达标的设备或场所；严禁非授权人员访问健康信息存储系统。重点防控点：存储系统的访问权限控制、数据备份与恢复机制、存储介质的安全处置等环节需重点监控，防范数据泄露或损毁风险。第十四条健康信息使用管理：业务操作合规标准：健康信息使用必须基于采集目的，不得扩大使用范围；涉及敏感信息（如传染病史）的使用需经员工书面同意或法律法规授权。禁止性行为：严禁将健康信息用于商业推广、医疗诊断等非授权场景；严禁强制员工提供健康信息；严禁将健康信息用于歧视性决策（如招聘中的体检结果滥用）。重点防控点：使用场景的合规性审查、使用过程的日志记录、使用后果的追踪管理需同步落实，确保信息使用全程可追溯。第十五条健康信息共享管理：业务操作合规标准：共享健康信息需经员工书面授权，并明确共享目的、范围和期限；与第三方共享需签订保密协议，确保其符合合规要求。禁止性行为：严禁未经授权向医保机构、商业保险公司等第三方提供健康信息；严禁将健康信息用于学术研究等非直接服务场景；严禁超出约定范围共享健康信息。重点防控点：共享协议的法律审核、共享过程中的数据脱敏、共享后的效果评估需同步实施，防范共享不当风险。第十六条健康信息销毁管理：业务操作合规标准：达到存储期限或无需留存的健康信息必须按法规要求销毁，销毁过程需记录并存档；电子健康信息销毁需采用物理删除或加密销毁技术。禁止性行为：严禁擅自销毁健康信息；严禁将健康信息转移到未达标存储介质；销毁过程必须有专人监督，防止信息恢复或泄露。重点防控点：销毁前的数据完整性校验、销毁过程的监督记录、销毁后的合规性确认需同步落实，确保信息彻底销毁。第十七条员工职业病防护管理：业务操作合规标准：职业病危害因素检测需委托有资质机构开展，检测周期符合法规要求；员工职业健康检查需定期开展，检查项目与岗位风险匹配。禁止性行为：严禁隐瞒职业病危害因素；严禁未按规定组织职业健康检查；严禁将职业病患者调岗后继续从事同类危害作业。重点防控点：检测报告的合规性审核、检查结果的跟踪管理、防护措施的落实效果需同步监督，防范职业病风险。第十八条健康信息安全事件处置：业务操作合规标准：发生健康信息泄露、滥用等事件时，需立即启动应急预案，采取补救措施（如通知受影响员工、修改访问权限）；事件处置过程需记录并存档。禁止性行为：严禁隐瞒不报健康信息安全事件；严禁推诿责任导致事件扩大；严禁在处置过程中违反法律法规要求。重点防控点：事件上报的时效性、处置措施的针对性、责任追究的公正性需同步落实，防范事件二次损害。第四章专项管理运行机制第十九条制度动态更新机制：公司每年至少开展一次健康信息管理制度评估，根据国家法律法规变化、业务发展需求、技术演进趋势及时修订制度。重大调整需经领导小组审议通过。第二十条风险识别预警机制：公司每年第四季度组织专项风险排查，识别健康信息管理中的高风险环节（如信息系统漏洞、员工操作违规等），进行分级评估并发布预警通知。第二十一条合规审查机制：健康信息管理活动嵌入以下关键节点审查：（一）业务决策前，需经人力资源部或法务合规部审查授权合规性；（二）合同签订时，需明确健康信息处理条款；（三）项目启动前，需评估健康信息风险等级；（四）未经合规审查的健康信息管理活动不得实施。第二十二条风险应对机制：（一）一般风险：由业务部门制定整改方案，人力资源部监督落实；（二）重大风险：由领导小组牵头制定处置方案，必要时启动应急响应，并向上级单位报告；（三）风险处置需明确责任部门、处置时限、协同部门及考核标准。第二十三条责任追究机制：（一）违规情形：包括未经授权采集健康信息、违规共享健康信息、健康信息泄露等；（二）处罚标准：根据违规情节轻重，给予警告、罚款、降职等处理，构成犯罪的移交司法机关；（三）处罚结果与绩效考核、评优评先挂钩，并记录在案。第二十四条评估改进机制：公司每年第六季度对健康信息管理有效性开展评估，内容包括制度执行情况、风险防控效果、员工满意度等，评估结果用于优化制度流程。第五章专项管理保障措施第二十五条组织保障：公司主要负责人、分管领导需在年度会议上签署健康信息管理责任书，明确各层级管理职责，确保专项管理工作有人抓、有人管。第二十六条考核激励机制：将健康信息管理合规情况纳入部门年度考核指标，考核结果与绩效奖金、评优评先挂钩；对专项管理突出贡献的部门和个人给予奖励。第二十七条培训宣传机制：（一）管理层：每年开展合规履职培训，提升健康信息管理意识；（二）业务人员：每半年开展操作规范培训，掌握健康信息处理技能；（三）全体员工：每年开展健康信息安全宣传，提高保护自身权益能力。第二十八条信息化支撑：通过健康信息管理系统实现以下功能：（一）业务流程自动化，减少人工干预；（二）风险实时监控，异常行为自动报警；（三）数据加密存储，确保传输和存储安全。第二十九条文化建设：（一）编制《健康信息管理合规手册》，向全体员工发放；（二）组织签订《健康信息保护承诺书》，强化员工责任意识；（三）设立合规举报渠道，鼓励员工监督不当行为。第三十条报告制度：（一）风险事件报告