2026年剧本杀运营公司剧本库存台账管理制度

2026年剧本杀运营公司剧本库存台账管理制度第一章总则第一条为规范XX剧本杀运营公司（以下简称“公司”）剧本库存管理工作，确保剧本资产安全、完整，提升库存周转效率，保障运营活动有序开展，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国著作权法》等相关法律法规及公司实际运营需求，特制定本制度。第二条本制度所称剧本库存台账（以下简称“台账”），是指对公司所有剧本资产（含实体剧本、电子剧本及配套道具相关资料）的入库、出库、库存变动、盘点、报废等全流程信息进行详细记录的管理档案，是反映公司剧本资产状况的核心依据。第三条本制度适用于公司所有剧本资产的采购入库、领用出库、库存保管、盘点核对、报废处置等相关管理活动，涉及运营部、采购部、库房管理组、各门店及所有参与剧本库存管理的相关人员。第四条剧本库存台账管理遵循“真实准确、及时完整、权责明确、全程追溯”的原则，确保台账信息与实际库存情况完全一致，为公司运营决策、成本核算、版权管理提供可靠数据支撑。第二章管理职责分工第五条运营部为剧本库存台账管理的归口管理部门，主要职责包括：（一）统筹协调剧本库存台账管理工作，制定并优化台账管理相关流程及标准；（二）负责台账管理工作的监督、检查与考核，定期核查台账记录的真实性、完整性和及时性；（三）组织开展剧本库存盘点工作，协调处理盘点过程中发现的差异问题；（四）负责剧本报废、处置的审核与审批相关工作，监督报废流程的规范执行。第六条采购部主要职责包括：（一）剧本采购完成后，及时向库房管理组及运营部提供完整的采购信息，包括剧本名称、类型、数量、采购单价、采购日期、发行方信息、版权授权期限等；（二）配合库房管理组完成剧本入库验收工作，对验收过程中发现的质量问题、数量差异等情况及时与发行方沟通处理；（三）协助运营部完善台账中剧本采购相关信息，确保采购数据与台账记录一致。第七条库房管理组为台账直接管理部门，主要职责包括：（一）负责建立并实时更新剧本库存台账，准确记录剧本入库、出库、库存变动、损坏、遗失、报废等各类信息；（二）严格执行剧本出入库审核流程，核对出入库凭证的真实性和完整性，确保出入库行为合规、台账记录可追溯；（三）负责剧本库存的日常保管工作，定期对库存剧本进行检查，及时发现并上报剧本损坏、遗失等异常情况，同步更新台账信息；（四）配合运营部开展库存盘点工作，提供完整的台账资料，协助核查实际库存与台账记录的差异；（五）负责台账资料的整理、归档与保管工作，确保台账档案的安全性和完整性。第八条各门店主要职责包括：（一）门店领用剧本时，准确填写领用申请信息，确保领用凭证真实、完整；（二）负责领用剧本的日常保管与使用管理，避免剧本损坏、遗失，定期对门店留存的剧本进行自查；（三）剧本使用完毕后及时归还库房，归还时如实说明剧本使用状况，配合库房管理组完成验收及台账更新工作；（四）配合公司开展库存盘点工作，提供门店领用剧本的相关信息及使用记录。第九条财务部门主要职责包括：（一）依据台账记录及采购凭证、出入库凭证等资料，开展剧本资产的成本核算工作；（二）配合运营部、库房管理组开展库存盘点工作，对盘点差异涉及的财务处理进行指导；（三）监督剧本资产相关资金使用的合规性，确保台账记录与财务核算数据一致。第三章台账建立规范第十条台账建立主体为库房管理组，库房管理员需在剧本首次入库前完成基础台账的搭建，确保台账格式统一、项目完整、逻辑清晰。第十一条台账记录需包含以下核心信息，确保信息全面、可追溯：（一）剧本基础信息：剧本唯一编号、名称、类型（如推理本、情感本、机制本等）、作者、发行方、出品日期、版权授权期限、采购单价、采购数量、总金额、剧本页数、配套道具清单（如线索卡、道具模型、音频视频资料等）；（二）入库信息：入库日期、入库批次、验收人员、验收结果（如合格、不合格及不合格原因）、入库经办人、采购合同编号（如有）；（三）出库信息：出库日期、领用部门/门店、领用人员、领用数量、领用用途（如门店日常使用、活动专用等）、领用凭证编号、审批人员、预计归还日期、实际归还日期；（四）库存变动信息：当前库存数量、变动原因（如采购入库、领用出库、归还入库、损坏、遗失、报废等）、变动时间、变动后数量；（五）异常情况记录：剧本损坏程度、损坏原因、发现时间、处理措施及结果；剧本遗失时间、遗失原因、查找情况、赔偿/处理结果；（六）报废信息：报废日期、报废原因（如版权到期、严重损坏无法修复、内容过时淘汰等）、报废数量、审批流程记录、报废处理方式（如销毁、捐赠等）、处理人员；（七）盘点信息：盘点日期、盘点人员、参与核查人员、盘点结果（如账实一致、盘盈、盘亏）、差异数量及原因、差异处理措施及结果。第十二条台账建立方式可采用电子台账与纸质台账并行管理，电子台账可使用Excel、专业库存管理系统等工具，纸质台账需采用统一格式的台账本，确保记录清晰、不易篡改。第十三条电子台账需设置访问权限，明确不同岗位人员的查看、编辑权限，避免台账信息被随意修改；纸质台账需由库房管理员专人保管，建立台账借阅登记制度，确保台账安全。第十四条新采购剧本入库验收合格后，库房管理员需在1个工作日内完成台账信息录入；剧本发生出入库、损坏、遗失、报废等变动时，需在变动行为完成后即时更新台账，确保台账信息与实际情况同步。第四章剧本出入库台账管理第十五条剧本入库台账管理流程：（一）采购部完成剧本采购后，需携带采购凭证、剧本实物及相关资料（如版权授权证明、发行方资质文件等）到库房办理入库手续；（二）库房管理员协同采购部相关人员对剧本进行验收，核对剧本名称、数量、类型、配套道具等是否与采购凭证一致，检查剧本是否存在缺页、破损、印刷质量问题等，同时核查版权授权期限等合规信息；（三）验收合格后，库房管理员填写《剧本入库单》，明确入库剧本的各项基础信息、入库日期、验收结果、经办人等内容，由采购部经办人、库房管理员共同签字确认；（四）库房管理员依据《剧本入库单》即时更新台账信息，将入库相关数据准确录入电子台账及纸质台账，同时将《剧本入库单》作为台账附件归档保管；（五）若验收不合格，库房管理员需立即向运营部及采购部反馈，由采购部与发行方沟通退换货事宜，相关情况需在台账中进行临时记录，待问题解决后更新台账。第十六条剧本出库台账管理流程：（一）各门店或相关部门因运营需求领用剧本时，需填写《剧本领用申请单》，明确领用剧本名称、数量、领用用途、预计归还日期、领用人员及部门负责人签字等信息；（二）《剧本领用申请单》需经运营部负责人审批通过后，方可提交库房管理组办理出库手续；若领用数量较大或涉及贵重剧本（采购单价较高的剧本），需报公司分管领导审批；（三）库房管理员核对《剧本领用申请单》的审批流程完整性，确认无误后，调取台账信息核对剧本库存情况，按申请单要求准备相应剧本及配套道具；（四）领用人员领取剧本时，库房管理员需与领用人员共同核对剧本数量、完整性及配套道具情况，确认无误后，双方在《剧本出库单》上签字确认；《剧本出库单》需明确出库日期、领用部门/门店、领用人员、剧本信息、出库数量、审批人员等内容；（五）库房管理员依据《剧本出库单》即时更新台账信息，减少相应剧本的库存数量，记录出库相关信息，将《剧本领用申请单》《剧本出库单》作为台账附件归档；（六）若台账显示库存不足，库房管理员需及时向运营部反馈，由运营部统筹协调采购或调配事宜，不得无库存违规出库。第十七条剧本归还入库台账管理流程：（一）领用部门/门店使用完毕后，需在预计归还日期内将剧本及配套道具归还库房，归还时需携带《剧本领用申请单》原件或复印件；（二）库房管理员对归还的剧本进行验收，检查剧本是否完整、有无缺页、破损、污渍等情况，核对配套道具是否齐全，同时询问剧本使用状况；（三）验收合格的，库房管理员填写《剧本归还入库单》，明确归还日期、剧本信息、验收结果、经办人等内容，由领用人员、库房管理员共同签字确认，同时在台账中更新库存数量及归还相关信息；（四）若验收发现剧本损坏、配套道具缺失等情况，库房管理员需立即向运营部反馈，同时在台账中记录异常情况，由运营部协调领用部门/门店落实责任及处理措施（如维修、赔偿等），处理完成后更新台账；（五）逾期未归还的，库房管理员需在逾期1个工作日内提醒领用部门/门店，同时向运营部报备，运营部督促领用部门/门店尽快归还，相关提醒及督促情况需在台账中记录。第五章库存盘点与台账核对管理第十八条公司建立定期盘点与不定期抽查相结合的库存盘点制度，确保实际库存与台账记录一致。第十九条定期盘点分为月度盘点、季度盘点和年度盘点：（一）月度盘点：由库房管理员自行组织，每月最后1个工作日对库存剧本进行全面盘点，核对剧本数量、编号、状态等与台账记录是否一致，填写《月度剧本库存盘点表》，对盘点差异即时核查原因并处理，更新台账信息；（二）季度盘点：由运营部组织，库房管理组、财务部门参与，每季度末开展，对库存剧本进行全面核查，同时抽查各门店领用剧本的保管及使用情况，填写《季度剧本库存盘点表》，对盘点差异进行汇总分析，提出处理建议，报公司分管领导审批后落实，同步更新台账；（三）年度盘点：由公司统一组织，运营部、财务部门、库房管理组、各门店共同参与，每年12月下旬开展，对公司所有剧本资产（含库房库存及各门店领用留存的剧本）进行全面盘点，详细核对台账信息与实际库存的差异，形成《年度剧本库存盘点报告》，包含盘点概况、差异明细、原因分析、处理措施及改进建议等内容，报公司管理层审批后执行，确保台账信息与实际资产状况完全一致。第二十条不定期抽查：运营部可根据工作需要，随机对剧本库存及台账记录进行抽查，抽查频率不少于每两个月1次，抽查范围可覆盖库房库存、门店领用剧本，抽查结果需记录存档，对发现的问题及时督促整改并更新台账。第二十一条盘点过程中发现账实差异（盘盈或盘亏）时，相关人员需立即核查差异原因，可能的原因包括：台账记录错误、出入库凭证遗漏、剧本损坏未及时记录、遗失未发现、验收失误等。第二十二条针对盘点差异，需按以下流程处理：（一）库房管理员、运营部及相关责任部门共同核实差异情况，明确差异原因及责任主体；（二）根据差异原因制定处理措施，如台账记录错误的及时修正台账；剧本遗失的落实赔偿责任并更新台账；入库验收失误的追究相关人员责任并调整台账等；（三）处理措施需报对应层级审批（月度盘点差异报运营部负责人审批，季度及年度盘点差异报公司分管领导或管理层审批）；（四）审批通过后，落实处理措施，同步更新台账信息，将差异处理相关资料作为台账附件归档。第六章剧本异常情况与报废台账管理第二十三条剧本在保管或使用过程中出现损坏、遗失等异常情况时，相关人员需立即向运营部及库房管理组报备，不得隐瞒不报。第二十四条剧本损坏的台账管理：（一）库房管理员或门店相关人员发现剧本损坏后，需立即检查损坏程度，判断是否可修复，同时记录损坏发现时间、地点、损坏情况及可能的原因；（二）向运营部提交《剧本损坏情况报告》，附上损坏剧本的相关照片（如有），由运营部组织核查，明确责任主体；（三）若可修复，由运营部协调安排维修，维修完成后，库房管理员检查验收，在台账中记录维修情况、维修费用（如有）及更新剧本状态；若无法修复，按报废流程处理；（四）相关损坏情况、处理措施及结果需完整记录在台账中，相关报告、维修凭证等作为台账附件归档。第二十五条剧本遗失的台账管理：（一）发现剧本遗失后，相关人员需立即开展查找工作，同时向运营部及库房管理组报备，说明遗失剧本的基本信息、遗失时间、地点及可能的原因；（二）运营部组织核查，明确遗失责任，若查找无果，需落实赔偿责任（赔偿标准可参照剧本采购单价及使用折旧情况制定）；（三）库房管理员在台账中详细记录遗失情况、查找过程、责任认定、赔偿结果等信息，同时减少相应剧本的库存数量；（四）相关报备记录、核查报告、赔偿凭证等作为台账附件归档。第二十六条剧本报废的台账管理：（一）符合以下条件之一的剧本可申请报废：1.版权到期且无法续期，无法继续使用的；2.严重损坏无法修复，或修复成本过高的；3.内容过时、市场接受度极低，无运营价值的；4.因其他合法合规原因无法继续使用的。（二）报废申请由库房管理组或领用部门提出，填写《剧本报废申请表》，明确报废剧本的基本信息、报废原因、数量、处理建议等内容，附上相关证明材料（如版权到期证明、损坏照片等）；（三）《剧本报废申请表》需经运营部审核，财务部门核实成本信息后，报公司分管领导或管理层审批；（四）审批通过后，由运营部组织实施报废处理，处理方式需合规（如销毁需留存销毁过程照片、记录销毁人员及时间），不得随意丢弃或违规处置；（五）库房管理员依据审批通过的《剧本报废申请表》及报废处理凭证，在台账中记录报废相关信息，减少库存数量，相关申请表、审批文件、处理凭证等作为台账附件归档。第七章台账档案管理第二十七条台账档案包括电子台账、纸质台账及相关附件（如入库单、出库单、领用申请单、盘点表、差异处理报告、报废申请表、采购凭证、版权证明等），所有台账档案需按“分类整理、规范归档、安全保管”的原则进行管理。第二十八条电子台账需定期备份，备份频率不少于每周1次，备份文件需存储在安全的服务器或移动存储设备中，做好备份记录，确保数据不丢失；纸质台账及附件需按年度、月份分类整理，装订成册，标注清晰的档案名称、年度、月份等信息。第二十九条台账档案的保管期限：电子台账需永久保存，纸质台账及附件的保管期限不少于5年，自台账对应的最后一笔业务完成或剧本报废后起算；涉及版权纠纷、法律诉讼等特殊情况的台账档案，需延长保管期限，直至相关事宜处理完毕。第三十条台账档案的借阅需严格执行借阅登记制度，公司内部人员因工作需要借阅的，需填写《台账档案借阅申请表》，经运营部负责人审批同意后，在库房管理员处办理借阅手续，明确借阅期限，借阅期间需妥善保管档案，不得涂改、损坏、遗失；外部单位如需借阅（如执法检查、审计等），需提供合法有效的证明文件，经公司管理层审批同意后，由专人陪同查阅，不得带出指定场所。第三十一条超过保管期限的纸质台账档案，由库房管理组提出销毁申请，填写《台账档案销毁申请表》，附上需销毁档案的清单，经运营部、财务部门审核，公司管理层审批同意后，组织专人进行销毁，销毁过程需留存记录（如销毁人员、时