医院财务电子管理系统操作规范

医院财务电子管理系统操作规范一、总则医院财务电子管理系统是整合财务核算、收支管理、票据管理、报表分析等功能的核心管理工具，其规范操作直接关系到财务数据质量、资金安全及内控体系有效性。为统一操作标准、防范操作风险、提升财务管理效率，依据《医院财务制度》《会计信息化工作规范》及医院内控要求，制定本规范。本规范适用于医院所有使用财务电子管理系统的财务人员、相关业务科室经办人员及系统运维人员。二、系统登录与权限管理（一）账号管理1.系统账号由财务科联合信息管理科统一分配，账号名称为员工工号或姓名缩写（含岗位标识），一人一号，严禁共用账号登录系统。2.新入职人员需提交账号开通申请，经财务主管审批、信息科核验后开通；离职、调岗人员需在3个工作日内完成账号权限注销或调整，由所在科室提交申请，财务科确认业务交接完成后，信息科执行权限变更。（二）权限分配1.系统权限遵循“职责分离、最小授权”原则，分为基础操作权限（如凭证录入、票据登记）、审核权限（如凭证审核、报表审批）、管理权限（如系统参数设置、权限分配）三类。2.出纳岗权限：仅限现金、银行收支录入、票据核销、银行对账；会计岗权限：凭证录入、修改、科目维护、报表生成；财务主管岗权限：凭证审核、报表审批、权限管理、系统参数调整。特殊业务需临时授权的，需填写《权限临时申请表》，经分管院长审批后由信息科开通，有效期不超过7个工作日。（三）登录安全1.登录密码需包含字母（大小写）、数字、特殊字符，长度不少于8位，每90天强制更换，禁止使用生日、工号等易猜解信息作为密码。2.登录系统后，离开工位需锁定系统（快捷键或菜单锁定功能）；下班前需正常退出系统，严禁直接关闭浏览器或终端设备。三、日常账务操作规范（一）会计凭证处理1.凭证录入：摘要需准确描述业务内容（如“门诊西药收入”“行政办公费支出”），字数不超过50字，禁止使用模糊表述（如“费用报销”需补充具体事项）。会计科目选择严格遵循《医院会计制度》及医院科目体系，辅助核算项（如项目、部门、患者类型）需完整填写，确保数据可追溯。附件上传：电子凭证需拍摄清晰（分辨率不低于300dpi）、命名规范（如“某年某月某日-门诊收入-张三-发票”），上传后需核对附件与凭证金额、事项一致性，确认无误后提交。2.凭证审核：审核人员需逐项检查凭证摘要、科目、金额、附件的合规性，重点关注收支合理性（如支出是否超预算、收入是否与收费系统数据匹配）。发现错误需退回录入人员修改，注明退回原因（如“摘要未明确业务类型”“附件缺失审批单”）；审核通过的凭证自动生成记账凭证，禁止反向操作（如已结账月份凭证需调整的，需走冲销流程）。（二）收支管理1.收入管理：门诊、住院收入需与收费系统数据实时对接，每日营业终了，财务人员需核对系统收入总额与收费日报表，差异需在2个工作日内查明原因（如退费、补录）。医保结算收入需在医保回款到账后，根据结算单拆分统筹、个人支付部分，确保科目归集准确，严禁提前确认未到账收入。2.支出管理：费用支出需执行“先审批、后支付”流程，系统录入时需上传审批单（如采购申请、费用报销单），审批人需在系统内完成电子签批或上传签批扫描件。工资、社保等固定支出，需由人事科提供明细，财务科核对后批量导入系统，发放完成后需生成支出凭证并与银行回单核对。（三）票据管理1.电子票据（如门诊发票、住院结算单）需在系统内建立票据池，记录票据编号、开具日期、金额、使用状态（已开具、已核销、作废），作废票据需注明原因并上传作废截图。2.纸质票据（如财政收据）需与系统票据信息一一对应，领用、核销需登记《票据领用台账》，月末盘点时需核对系统台账与实物数量，差异需立即排查。四、报表与数据分析（一）报表生成1.系统内置日报、月报、年报模板，财务人员需在规定时间内生成报表：日报（次日9:00前）、月报（次月5日前）、年报（次年1月20日前）。2.报表生成前需检查凭证是否全部审核、结账是否完成，生成后需核对关键数据（如资产负债表平衡、收支总额与台账一致），确认无误后提交财务主管审核。（二）数据分析应用1.利用系统数据分析功能，定期开展预算执行分析（如月度预算偏差率）、成本结构分析（如医疗成本占比）、收支趋势分析，形成分析报告供管理层决策。2.特殊分析需求（如专项经费使用跟踪）可通过系统“自定义报表”功能实现，需由财务主管确认分析维度、指标口径，确保数据逻辑准确。（三）数据导出1.系统数据导出需经财务主管审批，导出格式优先选择PDF（只读）或加密Excel，禁止导出明文敏感数据（如患者身份证号、银行卡号）。2.导出数据仅用于内部分析、审计配合等合规场景，禁止外发或用于非工作用途，导出记录需在系统内留存备查。五、系统维护与安全（一）数据备份1.系统自动备份每日23:00执行，备份数据存储于医院本地服务器及异地灾备中心，备份文件需加密（密钥由信息科专人管理），每周需抽查备份文件可恢复性。2.手工备份：每月末结账后，财务主管需导出当月凭证、报表等核心数据，存储于加密移动硬盘，异地保管（如财务科保险柜）。（二）系统更新1.信息科发布系统更新通知后，财务人员需在3个工作日内完成更新（非工作时间更新需提前报备），更新前需确认数据已备份，更新后需验证核心功能（如凭证录入、报表生成）是否正常。2.禁止私自安装与系统无关的插件、软件，避免因兼容性问题导致系统故障。（三）安全防护1.终端设备（电脑、打印机）需安装医院正版杀毒软件，每周自动扫描；接入系统的终端禁止连接公共WiFi、插入不明U盘，防止病毒入侵。2.系统操作日志需永久留存，包含登录时间、操作人、操作内容、IP地址等信息，信息科每月抽查日志，排查异常操作（如高频登录、批量删除数据）。六、异常情况处理（一）系统故障1.遇系统卡顿、报错、数据加载失败等情况，首先尝试刷新页面、重启浏览器；若问题持续，立即联系信息科运维人员（电话或内部通讯工具），同时记录故障时间、操作步骤、报错提示，便于快速排查。2.系统故障期间，需启动手工记账流程：填写纸质凭证、登记手工台账，故障恢复后2个工作日内完成电子数据补录，确保账账一致。（二）数据错误1.发现凭证金额、科目等错误，未审核的可直接修改；已审核的需由审核人取消审核后修改，跨月错误需通过“红字冲销+蓝字重录”方式调整，禁止直接修改已结账凭证。2.数据错误需填写《数据调整申请表》，说明错误原因、调整方案，经财务主管审批后执行，调整记录需在系统内备注。（三）应急流程1.停电、网络中断时，若终端配备UPS电源，可维持系统运行30分钟，优先完成未提交的凭证、报表保存；无UPS电源时，需立即退出系统，确保数据不丢失。2.重大故障（如服务器宕机、数据丢失）需启动应急预案，信息科牵头恢复系统，财务科配合提供备份数据，故障期间的业务需在系统恢复后48小时内补录完毕。七、附则1.本规范自发布之日起施行，由医院