物业公司对外合同管理办法

物业公司对外合同管理办法一、总则为规范物业公司对外合同全流程管理，防范法律与经营风险、保障公司合法权益，依据《中华人民共和国民法典》《物业管理条例》及公司内部管理制度，结合物业服务业务实际，制定本办法。本办法适用于公司对外签订的物业服务外包、设施设备维护、物资采购、场地租赁、广告合作、技术服务等各类合同的订立、履行、变更、解除及档案管理等活动。合同管理遵循三项原则：依法合规：合同内容与签订流程严格遵守法律法规及行业规范，确保合同效力与履约合法性；权责清晰：明确各部门管理责任，落实“谁经办、谁负责，谁审核、谁把关”机制；全程管控：对合同从立项调研到档案归档全周期跟踪，强化履约监控与风险预警。二、职责分工（一）业务部门作为合同发起主体，需完成：前期调研：审查合作方资质（营业执照、信用记录等），禁止与失信或无履约能力主体合作；调研同类业务市场价格、服务标准，形成《项目调研表》；合同起草：优先使用公司标准化模板，无模板时结合项目特点起草（含标的、价款、期限、违约责任等核心条款）；履约跟踪：指定专人建立《合同履约台账》，记录付款、服务交付等节点；对方履约异常时，发函催告并留存凭证，催告无效后启动纠纷处置；资料管理：收集履约记录、纠纷材料，配合档案归档。（二）法务部门（或法律顾问）法律审核：审查合同合法性（主体适格性、权利义务对等性、违约责任可执行性等），出具《法律审核意见书》；纠纷支持：参与合同纠纷的协商、调解或诉讼，提供法律策略；培训更新：定期开展合同管理培训，更新法律风险防控指引。（三）财务部门财务审核：评估合同价款合理性、支付方式合规性（如预付款比例、发票要求），出具《财务审核意见》；资金管控：依据合同约定办理款项收付，监督资金使用符合条款；成本预警：配合业务部门核算合同成本，提示资金风险。（四）管理层分级审批：按权限审批合同，重大合同（如金额较高、合作期限较长或涉及核心业务）提交总经理办公会或董事会审议；监督协调：监督各部门职责落实，协调跨部门合同管理争议。三、合同订立流程（一）项目调研与需求确认业务部门针对拟合作事项开展调研：资质审查：核查合作方营业执照、资质证书、信用记录（可通过“国家企业信用信息公示系统”等渠道验证）；市场调研：对比同类业务价格、服务标准，形成《项目调研表》作为定价依据。（二）合同草案起草模板优先：优先使用公司发布的标准化合同模板（如《物业服务外包合同模板》《物资采购合同模板》）；条款完整：无模板时，需明确标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任、争议解决等核心要素；语言严谨：避免模糊表述（如“尽快”“适当”），关键条款（如金额、服务标准）需量化或明确界定。（三）多级审核1.业务初审：部门负责人审核需求匹配度、合作方资质、价格合理性，签署《合同初审意见表》；2.法务审核：重点审查：主体是否适格（如对方是否具备物业服务资质、是否存在无权代理）；权利义务是否对等（如违约责任是否明确、赔偿范围是否合理）；争议解决方式是否约定为公司住所地法院（优先选择法院，减少异地仲裁成本）；3.财务审核：审核价款支付方式（如预付款比例不超过合同金额的[X]%）、发票类型（专票/普票）、税务合规性。（四）分级审批一般合同（金额较低、风险可控）：由业务部门分管领导审批；重大合同（如金额超[X]万元、合作期限超[X]年）：提交总经理办公会或董事会审议。（五）合同签订授权签约：法定代表人或其授权代表签署合同，授权需提前办理《授权委托书》（明确权限及时限）；签约核查：签署前核对对方签约代表身份及授权文件，确保签字盖章真实有效；文本留存：合同一式多份，公司留存至少两份（业务部门、档案管理部门各一份），合作方留存份数按约定执行。四、合同履行与监控（一）履约管理台账跟踪：业务部门指定专人建立《合同履约台账》，记录付款时间、服务交付节点、验收结果等；异常处置：合作方履约异常（如迟延交付、服务不达标）时，业务部门应发函催告（留存催告凭证），催告无效的，启动纠纷处置流程。（二）合同变更与解除变更：因客观情况需变更合同的，由业务部门发起变更申请（说明原因及内容），按原审批流程审核、审批后签订补充协议；解除：符合法定或约定解除条件的，业务部门会同法务部门评估解除后果，按流程审批后书面通知对方，妥善处理善后事宜（如退款、赔偿、资料返还等）。（三）纠纷处理证据收集：纠纷发生后，业务部门第一时间收集合同文本、履约记录、沟通函件等证据；方案制定：会同法务部门分析责任归属，制定应对方案（协商、调解或诉讼）；争议解决：协商需形成书面协议并经法务审核；诉讼/仲裁由法务部门主导，业务部门配合提供证据。五、合同档案管理（一）归档要求合同履行完毕或终止后30日内，业务部门将合同文本（含补充协议、变更通知）、审批文件、履约记录、纠纷材料等整理成册，移交档案管理部门。（二）保管期限一般合同：保管期限为合同履行完毕后[X]年；重大合同、涉及知识产权或长期合作的合同：永久保管。（三）查阅规定公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，需填写《档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，在档案管理部门指定场所查阅，严禁涂改、复制涉密或敏感合同内容。六、责任追究对违反本办法的行为，视情节轻重追究责任：未按规定审核、审批合同，导致合同无效或公司损失的，追究经办人及审批人的管理责任；隐瞒履约异常、擅自变更合同或泄露合同机密的，给予通报批评、绩效考核扣分，情节严重的解除劳动合同并追究法律责任。七、附则1.本办法自发布之日起施行，原有规定与本办法冲突