电子资料档案管理制度

电子资料档案管理制度一、总则1.目的为规范单位电子资料档案的管理工作，确保电子档案的真实、完整、可用与安全，充分发挥电子档案在业务开展、决策支持及历史追溯中的作用，依据《中华人民共和国档案法》《电子文件归档与电子档案管理规范》等法律法规，结合本单位实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于本单位各部门在日常工作中形成的、具有保存价值的电子文件（含电子文档、数据、图表、音像等）的收集、整理、归档、存储、利用及销毁等全过程管理。3.管理原则电子档案管理遵循“全程管理”（从形成到销毁全流程管控）、“前端控制”（业务环节同步规范归档要求）、“安全可靠”（保障数据安全与存储环境稳定）、“便于利用”（优化检索与共享机制）的原则，实现电子档案与纸质档案的协调管理。二、管理职责（一）档案管理部门档案管理部门是电子档案管理的统筹机构，主要职责包括：制定电子档案管理实施细则，指导各部门开展电子文件归档工作；审核归档电子资料的完整性、准确性，对不符合要求的资料退回整改；负责电子档案的集中存储、备份、安全防护及日常维护；建立电子档案检索体系，提供档案利用服务，定期开展档案鉴定与销毁工作。（二）业务部门各业务部门是电子文件的形成主体，需履行以下职责：指定专人（档案联络员）负责本部门电子文件的收集、整理，确保文件形成过程中元数据（如创建人、修改时间、版本号等）完整；按归档要求将电子文件移交至档案管理部门，移交前需进行自检，确保内容与格式符合规范；配合档案管理部门开展档案利用、鉴定等工作，对本部门归档文件的真实性负责。（三）技术部门技术部门为电子档案管理提供技术支撑，职责包括：维护电子档案管理系统（或存储平台）的稳定运行，定期更新安全补丁，优化系统性能；协助档案管理部门实施数据备份、加密、灾备等技术措施，解决档案管理中的技术问题；对电子档案的格式转换、长期可读性提供技术支持，避免因格式失效导致档案不可用。三、电子资料归档范围与要求（一）归档范围凡在工作中形成的、具有查考利用价值的电子文件，均应纳入归档范围，主要包括：1.文书类：电子公文、会议纪要、请示批复、工作计划总结、规章制度等；2.业务类：业务流程数据、统计报表、合同协议（电子版本）、项目报告等；3.科技类：科研成果报告、设计图纸（电子图档）、技术方案等；4.音像类：工作影像、录音、演示视频、电子照片（含元数据）等；5.其他类：系统日志、电子签章文件、重要邮件（经审批需归档的）等。（二）归档要求1.格式规范：电子文件优先采用开放格式或长期可读格式（如PDF/A、XML、TIFF等），避免使用易失效的专有格式（如早期版本的DOC、XLS等）；音像文件需确保编码格式兼容主流播放器。2.元数据完整：归档文件需包含创建者、创建时间、修改记录、权限信息、关联业务信息等元数据，确保档案可追溯。3.内容准确：电子文件内容应与纸质原件（如存在）一致，无篡改、缺失；多版本文件需注明版本号及修订说明。4.移交时限：日常业务文件应在办理完毕后3个工作日内移交；项目类、专项工作类文件应在项目结束后1个月内完成归档。四、电子档案整理与存储（一）整理规则1.分类与编号：电子档案按“年度—部门—业务类型”三级分类，编号采用“年度+部门代码+业务代码+顺序号”的规则（如2024-RS-001），确保每份档案唯一标识。2.目录编制：档案管理部门需为电子档案编制电子目录，包含档号、题名、创建时间、责任者、关键词、保管期限等信息，便于检索。（二）存储管理1.存储介质：电子档案采用“在线存储+离线备份”结合的方式：在线存储：使用单位专用服务器或合规云存储平台，配置冗余存储（如RAID），保障数据可用性；离线备份：定期将重要档案备份至不可擦写光盘、磁带等离线介质，异地存放（距离主存储地≥5公里），防止灾害损毁。2.存储环境：在线存储设备需部署在恒温（20-25℃）、恒湿（40%-60%）、防磁、防静电的机房内；离线介质需存放于防光、防潮的专用柜中。3.备份周期：核心业务档案每日增量备份，全量备份周期不超过1周；非核心档案全量备份周期不超过1月，备份数据需定期校验完整性。五、电子档案安全管理（一）访问控制1.权限分级：电子档案按密级（公开、内部、秘密）和利用范围设置权限，分为普通用户（仅查阅公开档案）、部门用户（查阅本部门内部档案）、管理员（全权限操作）三级，权限变更需经审批。2.身份认证：采用密码、数字证书、生物识别等方式进行身份验证，重要档案访问需双人复核或留痕审计。（二）数据安全1.加密措施：秘密级及以上档案需加密存储（采用国密算法），传输过程中启用SSL/TLS加密；关键元数据同步加密，防止信息泄露。2.防病毒与恶意攻击：存储系统部署杀毒软件、防火墙、入侵检测系统（IDS），定期更新病毒库与安全策略，禁止外部设备（如U盘）未经授权接入档案系统。（三）灾备与恢复1.制定《电子档案灾备应急预案》，明确火灾、断电、系统崩溃等场景的处置流程，每1年开展一次灾备演练。2.备份数据需定期进行恢复测试，确保灾难发生时可在4小时内恢复核心档案，3天内恢复全部档案。六、电子档案利用与借阅（一）内部利用（二）外部利用1.外单位需利用电子档案时，需出具单位公函及经办人身份证明，经本单位分管领导审批后，由档案管理员提供脱敏后的档案（隐藏敏感信息），禁止提供原始文件。2.档案利用需登记《电子档案利用登记表》，记录利用人、时间、内容、方式等，便于追溯。七、电子档案鉴定与销毁（一）定期鉴定档案管理部门每3年组织业务部门、技术部门开展档案鉴定，依据《文书档案保管期限表》《业务档案保管期限规定》等，重新核定档案的保管期限，形成《电子档案鉴定意见书》。（二）销毁流程1.对确无保存价值的电子档案，由档案管理员填写《电子档案销毁申请表》，经鉴定小组、分管领导审批后实施销毁。2.销毁方式：在线档案通过系统“逻辑删除