生产设备招标采购制度

PAGE生产设备招标采购制度一、总则（一）目的为规范公司生产设备招标采购活动，确保采购过程公开、公平、公正，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司生产所需各类设备的招标采购活动，包括但不限于机械设备、电气设备、自动化设备等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与招标采购的供应商，不偏袒、不歧视，保证竞争环境公平公正。3.公开透明原则：招标采购信息公开，采购过程透明，接受公司内部监督和相关部门检查。4.效益原则：在保证设备质量的前提下，追求采购成本最低化，提高公司经济效益。二、职责分工（一）采购部门1.负责生产设备招标采购活动的组织实施，包括编制采购计划、发布招标公告、组织开标评标等。2.与供应商进行沟通洽谈，签订采购合同，并跟踪合同执行情况。3.建立供应商档案，对供应商进行评价和管理。（二）技术部门1.参与生产设备招标采购的技术规格制定和技术要求评审。2.对投标设备的技术方案进行评估和论证，提供技术支持和建议。3.协助采购部门进行设备验收工作，确保设备符合技术要求。（三）质量部门1.制定生产设备的质量验收标准和验收流程。2.参与招标采购过程中的质量条款制定和评审。3.负责对采购设备进行质量检验和验收，出具质量检验报告。（四）财务部门1.参与生产设备招标采购预算的编制和审核。2.负责采购资金的支付和财务管理，对采购成本进行核算和控制。3.监督采购活动中的资金使用情况，确保资金安全。（五）审计部门1.对生产设备招标采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性和采购结果的合理性。2.对采购过程中的违规行为进行调查和处理，提出审计意见和建议。三、招标采购流程（一）采购计划编制1.各生产部门根据生产需求和设备现状，提前提出设备采购申请，详细说明设备名称、规格型号、数量、技术要求、预计采购时间等。2.采购部门汇总各部门采购申请，结合公司年度生产计划和预算安排，编制年度生产设备采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购时间等内容，并报公司领导审批。（二）招标公告发布1.采购部门根据批准的采购计划，制定招标方案，明确招标方式（公开招标、邀请招标等）、招标范围、评标标准等内容。2.通过公司官网、行业媒体、专业采购平台等渠道发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。招标公告应包括招标项目的基本情况、投标人资格要求、获取招标文件的方式、投标截止时间和开标时间等信息。（三）招标文件编制与发售1.采购部门根据招标项目的特点和要求，编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标人须知、技术规格、商务条款、评标标准、投标文件格式等内容。2.对招标文件进行审核，确保文件内容完整、准确、清晰，符合法律法规和行业标准要求。审核通过后，发售给潜在供应商。潜在供应商应在规定时间内购买招标文件，并按照要求编制投标文件。（四）投标文件接收与开标1.采购部门在投标截止时间前接收潜在供应商提交的投标文件，并进行登记和编号。2.按照招标文件规定的时间和地点组织开标会议。开标会议由采购部门主持，邀请技术部门、质量部门、财务部门等相关人员参加。开标时，当众宣读投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等信息，并记录在案。（五）评标1.组建评标委员会，评标委员会由公司内部相关部门的专业人员和外部专家组成。评标委员会成员应具备相关专业知识和经验，熟悉招标项目的技术要求和评标标准。2.评标委员会对投标文件进行评审，按照评标标准对投标人的技术方案、商务报价、售后服务等方面进行综合评价。评标过程应遵循公平、公正、科学、择优的原则，确保评标结果客观公正。3.评标委员会根据评审结果，推荐中标候选人，并编写评标报告。评标报告应包括评标基本情况、评标过程、评标结果等内容。（六）中标通知与合同签订1.采购部门根据评标报告，确定中标人，并向中标人发出中标通知书。中标通知书应明确中标项目的名称、中标价格、中标工期等内容。2.采购部门与中标人签订采购合同，合同应明确双方的权利和义务，包括设备规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款。合同签订后，报公司领导审批备案。（七）设备验收1.设备到货前，采购部门通知质量部门、技术部门等相关人员做好验收准备工作。2.设备到货后，采购部门组织质量部门、技术部门等相关人员按照合同要求和质量验收标准进行验收。验收内容包括设备的数量、规格、型号、外观质量、技术性能等方面。3.验收合格后，由质量部门出具质量检验报告，采购部门办理设备入库手续。如验收不合格，采购部门应及时与中标人沟通协商，要求中标人采取整改措施或更换设备，直至验收合格为止。（八）付款与结算1.财务部门根据采购合同和设备验收情况，按照公司财务管理制度办理付款手续。付款方式应在合同中明确约定，一般分为预付款、到货款、验收款、质保金等。2.采购部门负责与中标人进行结算，核对发票金额、付款金额等信息，确保结算准确无误。结算完成后，将相关资料归档保存。四、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入标准，明确供应商应具备的资质条件、生产能力、技术水平、质量管理体系、售后服务能力等方面的要求。2.采购部门对潜在供应商进行资格审查，收集供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证证书、业绩证明等相关资料，进行实地考察和评估。3.经审查合格的供应商，纳入公司供应商名录，并建立供应商档案。供应商档案应包括供应商基本信息、资质证明文件、业绩情况、合作记录等内容。（二）供应商评价与考核1.定期对供应商进行评价和考核，评价内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面指标。评价方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等多种形式。2.根据评价结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于优秀供应商，给予优先合作、增加订单等奖励措施；对于不合格供应商，采取警告、减少订单、暂停合作等惩罚措施，直至取消供应商资格。3.建立供应商激励机制，鼓励供应商提高产品质量和服务水平。对于在产品创新、成本控制、售后服务等方面表现突出的供应商，给予适当的奖励和表彰。（三）供应商淘汰与更新1.对于出现严重质量问题、交货期延误次数较多、售后服务不到位等情况的供应商，采购部门应及时进行调查和评估，视情节轻重决定是否淘汰该供应商。2.定期对供应商名录进行清理和更新，淘汰不合格供应商，引入新的优质供应商，保持供应商队伍的活力和竞争力。五、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对生产设备招标采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购文件的完整性、评标过程的公正性、采购结果的合理性等方面情况。2.公司内部设立举报邮箱和举报电话，接受员工对采购活动中违规行为的举报。对于举报信息，审计部门应及时进行调查核实，并将处理结果反馈给举报人。（二）外部监督1.主动接受政府