公司生产档案管理制度

PAGE公司生产档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司生产档案管理，确保生产档案的完整、准确、系统和安全，便于生产活动的有效开展、查询和利用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各生产部门、车间、班组以及与生产相关的各职能部门在生产活动中形成的各类档案资料的管理。（三）定义1.生产档案：指公司在生产经营过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，包括生产计划、工艺文件、设备资料、质量记录、生产报表等。2.归档：将办理完毕且具有保存价值的文件材料，按照规定的程序和要求，整理成案卷后移交档案管理部门保存的过程。3.保管期限：根据档案的重要程度和历史查考价值，确定档案的保存时间，分为永久、长期（[X]年）、短期（[X]年）。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司生产档案实行集中统一管理，由公司档案管理部门归口负责，各部门配合做好档案的收集、整理、归档等工作。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司生产活动的实际情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：确保生产档案的全面性和系统性，涵盖生产活动的各个环节和方面。4.便于利用原则：档案管理应便于档案的查询、借阅和使用，提高工作效率。二、生产档案的分类与编号（一）分类1.生产计划类：包括年度、季度、月度生产计划，生产任务安排，生产调度指令等。2.工艺文件类：工艺流程图、操作规程、作业指导书、工艺变更记录等。3.设备资料类：设备台账、设备维护保养记录、设备操作规程、设备故障维修记录、设备购置合同等。4.质量记录类：原材料检验报告、半成品检验记录、成品检验报告、质量事故处理记录等。5.生产报表类：生产日报表、生产月报表、产量统计表、工时统计表等。6.其他类：与生产相关的会议纪要、技术文件、图纸、照片、录像等。（二）编号1.编号规则：采用“类别代码+年度+流水号”的方式进行编号。例如，生产计划类档案编号为“SJ[年份][流水号]”，其中“SJ”为生产计划类别的代码。2.类别代码生产计划类：SJ工艺文件类：GY设备资料类：SB质量记录类：ZL生产报表类：BB其他类：QT三、生产档案的形成与收集（一）形成1.各部门、车间、班组在生产活动中应及时形成各类档案资料，确保档案内容真实、准确、完整。2.档案形成过程中，应明确责任人员，按照规定的格式和要求填写、编制档案资料。（二）收集1.定期收集每月末，各部门应将本月形成的生产档案资料进行整理，移交至本部门档案管理人员。2.专项收集对于重大生产项目、技术改造、设备维修等专项工作，应在工作结束后及时收集相关档案资料，并移交至档案管理部门。3.临时收集根据工作需要，档案管理部门可随时要求各部门提供相关生产档案资料。四、生产档案的整理与归档（一）整理1.档案管理人员对收集到的生产档案资料进行分类整理，去除重复、无效的文件。2.按照档案的类别和编号规则，对档案进行排序、编目，编制档案目录。3.对破损、褪色的档案进行修复或复制，确保档案的完整性。（二）归档1.档案整理完毕后，档案管理人员应及时将档案移交至档案管理部门进行归档。2.归档时，应填写档案移交清单，双方签字确认。3.档案管理部门按照档案的保管期限和类别，将档案分别存放于不同的档案柜或存储设备中。五、生产档案的保管（一）保管条件1.档案管理部门应设置专门的档案库房，确保库房安全、整洁、通风良好，温度、湿度符合国家规定标准。2.库房内应配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门、窗帘、吸尘器等。（二）保管期限1.永久保管涉及公司核心技术、重大生产决策、重要设备购置等具有长远历史查考价值的档案，应永久保管。2.长期保管一般生产工艺文件、重要设备维护保养记录、生产报表等档案，保管期限为[X]年。3.短期保管一般性的生产记录、临时性的生产文件等档案，保管期限为[X]年。（三）档案清查1.档案管理部门应定期对生产档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，每季度进行一次局部清查。2.清查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等，发现问题及时处理，并做好清查记录。六、生产档案的利用（一）利用范围公司内部各部门因工作需要，可查阅、借阅生产档案。外部单位因特殊原因需要查阅公司生产档案的，须经公司主管领导批准，并办理相关手续。（二）利用方式1.查阅查阅人员可在档案管理部门指定的地点查阅档案，查阅时应保持档案的整洁、完好，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换。2.借阅借阅生产档案须填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号、用途、借阅期限等，经部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。（三）利用登记档案管理部门应对生产档案的利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用人员、利用内容、归还时间等，以便对档案的利用情况进行跟踪和统计分析。七、生产档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对已到保管期限的生产档案进行鉴定，组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门代表、档案管理人员等组成。2.鉴定小组根据档案的保存价值和历史查考意义，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见，确定档案的存毁。（二）销毁1.经鉴定确无保存价值的档案，应填写档案销毁申请表，报公司主管领导批准后进行销毁。2.档案销毁时，应指定