生产物资供应管理制度

PAGE生产物资供应管理制度一、总则（一）目的为加强公司生产物资供应管理，规范物资采购、存储、配送等环节的工作流程，确保生产物资的及时供应、质量合格、成本合理，满足公司生产运营的需求，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有与生产物资供应相关的部门和人员，包括采购部门、仓储部门、生产部门以及其他涉及物资使用和管理的部门。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保物资供应活动合法合规。2.及时性原则：以满足生产需求为首要目标，保证物资按时、按量供应到生产现场，避免因物资短缺导致生产延误。3.质量第一原则：采购的物资必须符合质量要求，严格把控物资质量关，从源头上杜绝不合格物资进入公司。4.成本效益原则：在保证物资质量和供应及时性的前提下，合理控制采购成本、存储成本和配送成本，提高物资供应的整体效益。5.职责明确原则：明确各部门在生产物资供应管理中的职责，做到分工清晰、责任到人，确保各项工作有序开展。二、职责分工（一）采购部门职责1.负责制定物资采购计划，根据生产需求和库存情况，合理安排采购数量和时间。2.寻找、评估、选择合格的供应商，建立供应商档案，并定期对供应商进行考核和评价。3.与供应商签订采购合同，明确物资规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款，确保合同的合法性和有效性。4.跟踪采购合同的执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题，如交货延迟、质量不符等。5.负责采购物资的到货验收工作，组织相关部门对采购物资进行检验、清点，确保物资数量准确、质量合格。6.建立采购台账，记录采购物资的名称、规格、数量、供应商、采购价格、采购日期等信息，定期进行核对和统计分析。（二）仓储部门职责1.负责生产物资的存储管理，建立物资仓库管理制度，确保物资存储安全、有序。2.根据物资的特性和类别，合理规划仓库存储空间，对物资进行分类存放，并做好标识。3.负责物资的出入库管理，严格执行出入库手续，对出入库物资进行详细记录，确保物资数量准确、账目清晰。4.定期对库存物资进行盘点，核实库存数量，检查物资质量状况，及时发现和处理库存积压、损坏、变质等问题。5.做好仓库的安全管理工作，配备必要的消防设备和安全设施，防止物资丢失、被盗、火灾等事故的发生。6.根据生产部门的需求，及时组织物资的配送工作，确保物资按时送达生产现场。（三）生产部门职责1.根据生产计划，提前向采购部门提供物资需求信息，明确物资的规格、型号、数量、需求时间等要求。2.负责对采购物资的质量进行验收和使用反馈，如发现物资质量问题，及时通知采购部门进行处理。3.合理安排生产进度，避免因生产计划变更导致物资积压或短缺。4.协助仓储部门做好物资的盘点工作，提供物资使用情况的相关信息。（四）其他部门职责1.财务部门负责审核采购合同的付款条款，按照合同约定及时支付货款，并做好财务核算工作。2.质量控制部门负责对采购物资的质量进行检验和监督，制定物资质量检验标准和流程，确保采购物资符合质量要求。3.审计部门负责对生产物资供应管理活动进行审计监督，检查物资采购、存储、使用等环节的合规性和效益性，提出审计意见和建议。三、物资采购管理（一）采购计划制定1.采购部门应定期收集生产部门、仓储部门等相关部门的物资需求信息，结合公司的生产计划、库存状况以及市场供应情况，制定年度、季度和月度采购计划。2.采购计划应明确物资的名称、规格、型号、数量、需求时间等详细信息，并根据实际情况进行动态调整。3.在制定采购计划时，应充分考虑物资的采购周期、运输时间等因素，确保物资能够按时供应到生产现场。（二）供应商选择与管理1.采购部门应通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，并对供应商进行初步筛选和评估。2.评估内容包括供应商的资质信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。对于重要物资的供应商，应进行实地考察，确保其具备良好的合作条件。3.建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估结果、合作历史等内容，并定期对供应商进行考核和评价。考核指标包括交货及时性、产品质量合格率、价格合理性、售后服务响应速度等。4.根据供应商的考核结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于不符合要求的供应商及时进行淘汰或整改。（三）采购合同签订1.采购部门在选定供应商后，应与供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方权利义务，确保合同的合法性和有效性。2.采购合同应包括物资规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等主要条款。在签订合同前，应仔细审核合同条款，避免出现模糊不清或不利于公司的条款。（四）采购过程跟踪1.采购部门应建立采购进度跟踪机制，及时掌握采购合同的执行情况。定期与供应商沟通，了解物资生产进度、运输情况等，确保物资按时交货。2.如发现采购过程中出现问题，如供应商交货延迟、质量不符等，采购部门应及时与供应商协商解决，并采取相应的措施，如要求供应商加快生产进度、更换物资、赔偿损失等，确保生产不受影响。（五）到货验收1.采购物资到货后，采购部门应组织仓储部门、质量控制部门等相关人员进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、型号、质量等方面。2.验收人员应按照合同约定的质量标准和验收流程进行检验，对于重要物资或关键零部件，应进行严格的检验和测试。3.如验收合格，验收人员应在验收单上签字确认，并办理入库手续；如验收不合格，应及时通知供应商进行处理，如退货、换货、补货等，并做好记录。四、物资存储管理（一）仓库规划与布局1.仓储部门应根据公司生产物资的特点和存储要求，合理规划仓库的存储空间。仓库应划分为不同的区域，如原材料区、半成品区、成品区、不良品区等，并设置明显的标识。2.按照物资的类别、规格、型号进行分类存放，便于物资的查找和管理。对于易燃易爆、有毒有害等危险物资，应设置专门的存储区域，并采取相应的安全防护措施。（二）物资入库管理1.物资到货后，仓储部门应根据采购部门提供的验收单，对物资进行核对和清点。确认物资数量准确、质量合格后，办理入库手续。2.入库物资应及时登记入账，记录物资的名称、规格、型号、数量、供应商、入库日期等信息。同时，在物资上粘贴标识牌，注明物资名称、规格、型号、批次等信息。（三）物资存储保管1.仓储部门应根据物资的特性和存储要求，采取相应的保管措施。对于易受潮、易氧化、易腐蚀等物资，应采取防潮、防锈、防腐等措施；对于有保质期要求的物资，应定期检查保质期，确保物资在保质期内使用安全。2.定期对库存物资进行盘点，核实库存数量，检查物资质量状况。盘点周期可根据公司实际情况确定，一般为每月或每季度进行一次全面盘点。3.做好仓库的安全管理工作，配备必要的消防设备和安全设施，如灭火器、消防栓、烟雾报警器等。加强仓库人员的安全培训，提高安全意识，防止物资丢失、被盗、火灾等事故的发生。（四）物资出库管理1.生产部门根据生产计划需要领用物资时，应填写领料单，注明物资名称、规格、型号、数量、用途等信息，并经相关负责人审批后交仓储部门。2.仓储部门根据领料单进行物资发放，核对物资的名称、规格、型号、数量等信息，确保物资发放准确无误。发放后，及时登记入账，更新库存信息。3.对于贵重物资或限量发放的物资，应严格控制领用数量，并做好领用记录。五、物资配送与使用管理（一）物资配送1.仓储部门应根据生产部门的需求，及时组织物资的配送工作。配送人员应按照规定的路线和时间，将物资按时送达生产现场。2.在物资配送过程中。（二）物资使用1.生产部门应按照物资的使用说明和操作规程，合理使用物资，确保物资的使用安全和质量。2.对于物资的使用情况，生产部门应做好记录，包括物资的领用时间、使用数量、使用设备、使用人员等信息。如发现物资使用过程中出现问题，应及时通知相关部门进行处理。六、成本控制与绩效评估（一）成本控制1.采购部门应通过优化采购流程、与供应商谈判、集中采购等方式，降低采购成本。同时，加强对采购成本的分析和监控，及时发现成本变动情况，采取有效措施进行控制。2.仓储部门应合理控制库存水平，避免库存积压或缺货，降低库存成本。通过定期盘点、优化库存结构等方式，提高库存周转率，减少库存资金占用。3.各部门应加强协作，提高工作效率，减少因工作失误或延误导致的额外成本。如在物资采购过程中，因采购人员失误导致采购物资不符合要求，需要重新采购或处理，将增加公司的成本。（二）绩效评估1.建立绩效评估指标体系：采购部门：采购计划完成率、采购成本降低率、物资质量合格率、供应商交货及时率、供应商投诉率等。仓储部门：库存准确率、库存周转率、物资损耗率、仓库安全事故发生率等。生产部门：因物资供应问题导致的生产延误次数、物资使用浪费率等。2.定期进行绩效评估：公司应定期对各部门在生产物资供应管理方面的绩效进行评估，评估周期可根据实际情况确定，一般为季度或年度。3.根据绩效评估结果进行奖惩：对于绩效表现优秀的部门和个人，给予相应的奖励，如奖金、荣誉证书等；对于绩效不达标的部门和个人，应进行分析和整改，并根据情况给予相应的处罚，如扣发奖金、调整岗位等。七、信息管理（一）建立物资供应管理信息系统公司应建立完善的生产物资供应管理信息系统，实现物资采购、存储、配送、使用等环节的信息化管理。通过信息系统，各部门可以实时共享物资需求、库存状况、采购进度等信息，提高工作效率和管理水平。（二）信息录入与维护1.采购部门应及时将采购合同签订、执行情况等信息录入信息系统，确保信息的准确性和及时性。2.仓储部门应实时更新库存信息，包括物资的入库、出库、盘点等情况，为生产部门和采购部门提供准确的库存数据。3.生产部门应将物资使用情况、需求变更等信息反馈到信息系统，以便采购部门和仓储部门及时调整采购计划和库存安排。（三）信息分析与利用公司应定期对物资供应管理信息系统中的数据进行分析，挖掘数据背后的潜在信息，为决策提供支持。例如，通过分析采购成本变动趋势，制定合理的采购策略；通过分析库存周转率，优化库存管理等。八、监督与检查（一）内部审计监督审计部门应定期对生产物资供应管理活动进行审计监督，检查物资采购、存储、使用等环节的合规性和效益性。审计内容包括采购合同签订、执行情况，库存管理情况，物资使用情况，成本控制情况等。对于审计中发现的问题，