广告公司生产保管制度

PAGE广告公司生产保管制度一、总则（一）目的为加强广告公司生产保管工作的规范化管理，确保广告生产资料的安全、完整，提高生产效率，保障公司业务的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有与广告生产保管相关的部门、岗位及人员。（三）基本原则1.安全第一原则：始终将广告生产资料的安全保管放在首位，防止资料丢失、损坏、泄露等情况发生。2.规范操作原则：各项生产保管工作应严格按照规定的流程和标准进行操作，确保工作的准确性和一致性。3.高效利用原则：在保障安全的前提下，充分提高生产资料的利用效率，避免资源浪费。4.责任明确原则：明确各部门、岗位及人员在生产保管工作中的职责，做到责任到人。二、生产资料的分类与标识（一）生产资料分类1.素材类图像素材：包括广告设计所需的各类图片、照片等，如产品图片、场景图片、人物图片等。音频素材：用于广告中的音乐、音效等音频文件。视频素材：如广告拍摄的原始视频素材、剪辑后的视频片段等。2.设计文件类平面设计文件：如海报设计稿、宣传单页设计稿、包装设计稿等，以电子文档形式保存，格式通常为PSD、AI等。视频设计文件：包括广告视频的脚本、分镜头脚本、后期制作的合成文件等，格式有AE工程文件、Premiere项目文件等。3.文案类广告文案：广告的标题、正文、广告语等文字内容。策划方案：广告策划的整体思路、目标受众分析、营销策略等相关文档。4.实物类道具：广告拍摄或活动现场使用的各类道具，如模型、道具服装等。应详细记录其名称、规格、数量、购买时间、存放位置等信息。样品：制作完成的广告产品样品，用于展示、审核或客户确认，需妥善保管并注明相关产品信息。（二）标识要求及方法1.所有生产资料均应进行明确标识，标识内容应包括资料名称、类别、版本号、日期、责任人等关键信息。2.对于电子文件，标识可通过文件名规范、文件属性设置或在文件夹及文件内部添加注释等方式实现。例如，文件名应按照“项目名称资料类别版本号日期责任人”的格式命名，如“XX广告项目海报设计稿V1.020230510张三”。3.对于实物类生产资料，应在其显著位置粘贴标识牌，标识牌内容应清晰、准确，与记录信息一致。标识牌应采用耐久性好的材料制作，确保长期保存。三、生产资料的采购与入库（一）采购流程1.需求申请：各部门根据广告生产计划，填写《生产资料采购申请表》，详细说明所需资料的名称、规格、数量、用途、预计到货时间等信息，并经部门负责人审核签字。2.采购审批：申请表提交至采购部门，采购人员对申请内容进行初步审核，确认需求的合理性和必要性。对于金额较大或涉及特殊采购的项目，需提交公司管理层进行审批。3.供应商选择：采购人员根据审批后的申请，通过市场调研、供应商评估等方式，选择合适的供应商。优先选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、交货及时的供应商，并建立供应商档案。4.采购合同签订：与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式等条款。合同签订后，采购人员应及时将合同副本交至相关部门备案。5.采购执行：采购人员按照合同约定，跟踪供应商的生产进度和交货情况，确保按时、按质、按量到货。如遇供应商交货延迟或产品质量问题，应及时与供应商沟通协调，采取相应的解决措施，并向相关部门汇报。（二）入库管理1.到货验收：生产资料到货后，仓库管理人员应依据采购合同、送货单等相关文件进行验收。验收内容包括资料的名称、规格、数量、质量、外观等是否与合同约定一致。对于实物类生产资料，应进行实物清点和质量检查；对于电子文件，应检查文件的完整性和可用性。2.入库登记：验收合格的生产资料应及时办理入库手续，仓库管理人员在《生产资料入库登记表》上详细记录资料的入库日期、名称、规格、数量、供应商、入库单号等信息，并按照分类存放的原则，将资料放置到指定的仓库区域。3.入库标识：对入库的生产资料进行标识，确保其易于识别和查找。标识内容应与采购申请和验收记录一致，同时在仓库管理系统中录入相关信息，以便进行库存管理和查询。四、生产资料的存储与保管（一）存储环境要求1.仓库选址与布局仓库应选择地势较高且干燥、通风良好、远离火源和污染源的地点。仓库内部应进行合理布局，划分不同的存储区域，如素材区、设计文件区、文案区、实物区等，并设置明显的标识牌。各区域之间应保持适当的通道距离，便于货物的搬运和管理。2.温湿度控制根据不同生产资料的特性，对仓库的温湿度进行控制。一般来说，素材类、设计文件类和文案类资料应存储在温度适宜（18℃25℃）、相对湿度较低（40%60%）的环境中，以防止文件受潮、发霉或变形。对于实物类生产资料，如道具和样品，应根据其材质和保存要求，采取相应的防护措施，避免因温湿度变化导致损坏。例如，对于易受潮的木质道具，应存放在干燥通风的环境中，并定期检查。3.防火、防盗、防虫、防潮措施仓库内应配备必要的消防设备，如灭火器、消防栓等，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。同时，应设置明显的防火标识，严禁在仓库内吸烟和使用明火。安装防盗门窗、监控设备等安全设施，加强仓库的安全防范。仓库管理人员应严格遵守门禁制度，非仓库工作人员未经许可不得进入仓库。采取防虫、防潮措施，如在仓库内放置驱虫药品、干燥剂，并定期对仓库进行清扫和消毒，防止虫害和霉菌滋生对生产资料造成损害。（二）保管责任与措施1.仓库管理人员职责负责生产资料的日常保管工作，严格按照规定的存储环境要求和保管方法进行操作。定期对仓库内的生产资料进行盘点和清查，确保账实相符。如发现账实不符或资料损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并向上级报告。做好仓库的环境卫生和安全管理工作，保持仓库整洁、通风良好，消除安全隐患。根据生产部门的需求，及时办理生产资料的出库手续，并做好记录。2.分类保管措施按照生产资料的分类，进行分区存放。同类资料应集中放置在同一区域，并按照一定的顺序排列，便于查找和管理。对于重要的生产资料，如涉及公司核心业务的设计文件、文案资料等，应采取加密存储、备份存储等额外的保管措施，以防止数据丢失或泄露。实物类生产资料应根据其特性进行妥善保管，如道具应进行分类存放，并做好防护措施；样品应标明产品信息和存放期限，定期进行检查和维护。3.库存盘点仓库管理人员应定期（每月/每季度）对生产资料进行库存盘点，盘点内容包括资料的数量、质量、存储状态等。盘点时应填写《生产资料库存盘点表》，详细记录盘点结果。如发现库存数量与账目记录不符，应及时查明原因，属于正常损耗或合理误差的，应进行相应的账务调整；属于人为原因导致的丢失、损坏等情况，应追究相关责任人的责任。库存盘点结果应向上级领导汇报，对于盘点中发现的问题和改进建议，应及时进行总结和分析，以便采取措施加以改进。五、生产资料的领用与发放（一）领用流程1.领用申请：生产部门根据广告生产需要，填写《生产资料领用申请表》，注明所需资料的名称、规格、数量、用途、预计归还时间（如有）等信息，并经部门负责人审核签字。2.审批发放：申请表提交至仓库管理人员，仓库管理人员对申请内容进行审核，确认库存情况和领用需求的合理性。对于贵重或限量的生产资料，需经相关领导审批后才能发放。3.领用登记：仓库管理人员根据审批后的申请，办理生产资料的出库手续。在《生产资料出库登记表》上记录领用日期、领用部门、领用人、资料名称、规格、数量等信息，并将领用的生产资料发放给领用人。4.签字确认：领用人在领取生产资料时，应在出库登记表上签字确认，确保对所领用的资料负责。（二）发放原则1.按需发放原则：严格按照生产部门的实际需求发放生产资料，避免超量领用或浪费。2.先进先出原则：对于有保质期或时效性要求的生产资料，应遵循先进先出的原则进行发放，确保资料在有效期内使用。3.以旧换新原则：对于可重复使用的实物类生产资料，如道具等，在领用新资料时，应要求领用人以旧换新，以保证生产资料的合理使用和回收利用。六、生产资料的使用与归还（一）使用规范1.领用人在使用生产资料时，应严格按照相关操作规程和使用说明进行操作，确保资料的安全和有效使用。2.对于电子文件类生产资料，领用人应妥善保管，不得擅自修改、删除或传播。如需对文件进行编辑，应在备份文件的基础上进行操作，并确保编辑后的文件符合公司的质量标准和业务要求。3.实物类生产资料在使用过程中，领用人应注意爱护，避免损坏。如因使用不当造成资料损坏，领用人应及时向仓库管理人员报告，并承担相应的赔偿责任。（二）归还要求1.使用完毕后，领用人应及时将生产资料归还仓库。归还时，仓库管理人员应按照入库验收的标准进行检查，确保资料的数量、质量、完整性等符合要求。2.对于实物类生产资料，如道具等，归还时应保持清洁、完好，如有损坏或丢失，领用人应说明原因，并按照公司规定进行赔偿。3.对于电子文件类生产资料，领用人应将文件备份后归还仓库，并确保备份文件的准确性和完整性。同时，应在仓库管理系统中更新文件的使用记录和归还状态。七、生产资料档案管理（一）档案建立1.为每一份生产资料建立档案，档案内容应包括采购申请、采购合同、入库单、出库单、使用记录、盘点记录、维护记录等相关文件和资料。2.电子文件档案应按照统一的数据格式和命名规则进行存储，便于查询和管理。同时，应定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。(二)档案保管期限1.生产资料档案的保管期限应根据公司的业务需求和相关法律法规确定。一般来说，重要的广告项目资料档案应保管[X]年，一般性的生产资料档案保管期限为[X]年。2.保管期限届满后，经公司管理层批准，可按照规定的程序进行销毁。销毁前应进行详细的登记和审批，确保档案销毁过程的合规性。（三）档案查询与借阅1.公司内部人员因工作需要查询生产资料档案时，应填写《生产资料档案查询申请表》，注明查询目的、查询内容等信息，并经所在部门负责人签字同意后，提交至档案管理部门。2.档案管理部门根据申请内容进行审核，批准后提供相应的档案资料供查询人员查阅。查询人员应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出或复制。3.因特殊原因需要借阅生产资料档案的，应填写《生产资料档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限、归还时间等信息，并经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管所借阅的档案资料，不得转借他人或用于非工作目的。归还档案时，档案管理部门应对档案的完整性和保密性进行检查，如发现问题，应及时追究借阅人员的责任。八、生产资料的报废与销毁(一)报废条件1.生产资料因使用年限到期、损坏无法修复、技术过时等原因，已失去使用价值的，可申请报废。2.因公司业务调整、广告项目结束等原因，不再需要的生产资料，也可进行报废处理。(二)报废申请与审批1.各部门发现生产资料符合报废条件时，应填写《生产资料报废申请表》，详细说明报废原因、资料名称、规格、数量、购置时间等信息，并附上相关证明材料（如损坏照片、技术鉴定报告等），经部门负责人审核签字后，提交至公司管理层审批。2.公司管理层对报废申请进行审批，批准后将申请表交至仓库管理人员和档案管理部门备案。(三)销毁程序1.仓库管理人员根据批准的报废申请，对拟销毁的生产资料进行清理和核对，确保账实相符。2.对于实物类生产资料，应选择合适的销毁方式，如粉碎、焚烧等，确保资料无法恢复使用。销毁过程中应进行现场监督，并填写《生产资料销毁记录》，记录销毁时间、地点、方式、参与人员等信息。3.对于电子文件类生产资料，应按照数据删除和存储介质销毁的相关规定进行处理，确保数据彻底删除且存储介质无法恢复数据。销毁后，应在档案管理系统中更新相关记录。九、监督与检查（一）内部审计公司内部审计部门定期对广告生产保管制度的执行情况进行审计检查，重点审查生产资料的采购、入库、存储、领用、使用、归还、档案管理、报废销毁等环节是否符合规定要求，发现问题及时提