生产部存档制度

PAGE生产部存档制度一、总则（一）目的为加强生产部文件资料的管理，确保各类文件资料的完整性、准确性和可追溯性，提高生产管理效率，特制定本存档制度。（二）适用范围本制度适用于生产部各部门及相关岗位在生产活动中形成的各类文件资料的存档管理。（三）基本原则1.真实性原则：存档的文件资料必须真实反映生产活动的实际情况。2.完整性原则：确保各类文件资料齐全，不遗漏重要信息。3.准确性原则：文件资料内容准确无误，数据真实可靠。4.规范性原则：按照统一的格式、标准和流程进行存档管理。5.保密性原则：对涉及公司机密的文件资料严格保密，防止泄露。二、存档文件资料分类（一）生产计划与调度文件1.年度生产计划2.月度生产计划3.周生产计划4.临时生产调度指令（二）生产工艺文件1.产品工艺流程图2.工艺操作规程3.工艺变更记录（三）设备管理文件1.设备台账2.设备维护保养计划与记录3.设备维修记录4.设备操作规程（四）质量控制文件1.质量标准2.检验规范3.质量检验记录4.不合格品处理记录（五）物料管理文件1.物料清单2.物料采购计划3.物料出入库记录4.物料库存盘点记录（六）人员管理文件1.员工考勤记录2.员工培训记录3.员工绩效评估记录（七）安全管理文件1.安全操作规程2.安全检查记录3.安全事故报告与处理记录（八）环境管理文件1.环境管理目标与计划2.环境监测记录3.环保设施运行记录三、存档流程（一）文件资料形成1.各岗位人员在生产活动中及时形成各类文件资料，确保内容真实、准确、完整。2.文件资料应按照规定的格式和要求进行填写或编制。（二）文件资料收集1.各部门指定专人负责定期收集本部门的文件资料，确保无遗漏。2.收集的文件资料应进行初步整理，去除无关的附件和重复内容。（三）文件资料审核1.收集后的文件资料由部门负责人进行审核，确保文件资料符合相关要求。2.审核内容包括文件资料的完整性、准确性、规范性等。（四）文件资料编号1.审核通过的文件资料进行编号，以便于识别和查询。2.编号应遵循一定的规则，确保唯一性和系统性。（五）文件资料存储1.编号后的文件资料按照分类进行存储，可采用电子存储和纸质存储相结合的方式。2.电子存储应建立专门的文件夹结构，按照分类进行存放，并定期进行备份。3.纸质存储应使用档案盒或文件夹，按照顺序排列，并在封面注明类别和编号。（六）文件资料检索1.建立文件资料检索目录，方便快速查找所需文件资料。2.检索目录应包括文件资料的编号、名称、日期、存储位置等信息。四、存档文件资料的保管（一）保管期限1.生产计划与调度文件：长期保存。2.生产工艺文件：长期保存。3.设备管理文件：长期保存。4.质量控制文件：长期保存。5.物料管理文件：长期保存。6.人员管理文件：根据相关规定确定保管期限。7.安全管理文件：长期保存。8.环境管理文件：根据相关规定确定保管期限。（二）保管环境1.电子文件资料应存储在安全可靠的服务器或存储设备上，防止数据丢失和损坏。2.纸质文件资料应存放在干燥、通风、防火、防潮的档案室内，防止文件资料受潮、发霉、虫蛀等。（三）保管责任1.档案管理人员负责文件资料的日常保管工作，确保文件资料的安全和完整。2.档案管理人员应定期对文件资料进行检查和清点，发现问题及时处理。五、存档文件资料的借阅与使用（一）借阅申请1.因工作需要借阅存档文件资料的人员，应填写借阅申请表，注明借阅文件资料的名称、编号、借阅原因、借阅期限等信息。2.借阅申请表经部门负责人审批后，交档案管理人员办理借阅手续。（二）借阅审批1.档案管理人员对借阅申请表进行审核，根据文件资料的保密级别和借阅期限进行审批。2.对于涉及公司机密的文件资料，借阅申请应经公司领导审批。（三）借阅登记1.经审批同意借阅的文件资料，档案管理人员应进行借阅登记，记录借阅人姓名、部门、借阅日期、归还日期等信息。2.借阅人应在借阅登记本上签字确认。（四）借阅期限1.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。2.续借手续应填写续借申请表，经原审批人审批后办理。（五）借阅归还1.借阅人应在规定的借阅期限内归还借阅的文件资料，如逾期未还，档案管理人员应及时催还。2.借阅人归还文件资料时，档案管理人员应进行检查，确保文件资料完整无损。如发现文件资料有损坏或丢失的情况，借阅人应承担相应的责任。（六）使用限制1.借阅人只能在规定的范围内使用借阅的文件资料，不得擅自复制、传播或用于其他非工作目的。2.对于涉及公司机密的文件资料，借阅人应严格遵守保密规定，不得泄露给任何无关人员。六、存档文件资料的销毁（一）销毁申请1.对于已超过保管期限或已无保存价值的文件资料，由档案管理人员提出销毁申请，填写销毁申请表，注明文件资料的名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.销毁申请表经部门负责人审核后，报公司领导审批。（二）销毁审批1.公司领导对销毁申请表进行审批，批准后下达销毁指令。2.对于涉及公司机密的文件资料，销毁申请应经公司保密委员会审批。（三）销毁方式1.纸质文件资料可采用粉碎、焚烧等方式进行销毁。2.电子文件资料可采用格式化、删除等方式进行销毁，并进行数据擦除处理，确保数据无法恢复。（四）销毁记录1.档案管理人员应对文件资料的销毁过程进行记录，包括销毁时间、销毁方式、销毁人员等信息。2.销毁记录应保存[X]年，以备查阅。七、监督与考核（一）监督检查1.公司定期对生产部存档制度的执行情况进行监督检查，确保制度的有效实施。2.监督检查内容包括文件资料的收集、审核、存储、借阅、销毁等环节。（二）考核评价1.将生产部存档制度的执行情况纳入部门和员工的绩效考核体系，作为考核评价的重要依据。2.对于在文件资料管