生产记录档案制度

PAGE生产记录档案制度一、总则（一）目的为加强公司生产管理，规范生产记录档案工作，确保生产过程可追溯、产品质量可控，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有生产活动涉及的记录档案管理，包括但不限于原材料采购、生产加工、质量检验、设备维护、人员操作等环节产生的各类记录。（三）基本原则1.真实性原则：生产记录应如实反映生产过程中的实际情况，不得伪造、篡改。2.完整性原则：涵盖生产活动的各个方面，确保记录无遗漏，能够全面追溯生产过程。3.及时性原则：生产记录应在相应活动完成后及时填写，不得拖延。4.规范性原则：记录格式、填写内容、保存方式等应符合本制度及相关标准要求。二、生产记录档案的分类与内容（一）原材料采购记录1.供应商信息：包括供应商名称、地址、联系方式、资质证明等。2.采购订单：记录订单编号、采购日期、产品规格、数量、价格等。3.原材料检验报告：详细记录原材料的检验项目、检验结果、检验日期、检验人员等。（二）生产过程记录1.生产计划：包含生产任务编号、产品名称、规格、数量、生产批次、计划生产日期等。2.设备运行记录：记录设备名称、型号、运行时间、运行参数、维护保养记录等。3.人员操作记录：涉及操作人员姓名、岗位、操作时间、操作内容、工艺参数执行情况等。4.生产工艺记录：如工艺流程、关键工序控制参数、工艺变更记录等。5.半成品流转记录：记录半成品的批次号、数量、流转时间、流转工序、接收部门等。（三）质量检验记录1.首件检验记录：产品首件检验的各项指标结果、检验日期、检验人员等。2.巡检记录：包括巡检时间、巡检人员、巡检部位、发现的质量问题及处理情况等。3.成品检验记录：详细记录成品的各项质量检验项目、检验结果、检验日期、检验人员等。4.不合格品记录：记录不合格品的批次号、数量、不合格原因、处理方式（如返工、返修、报废等）及处理日期等。（四）设备维护记录1.设备维修记录：维修日期、设备故障描述、维修内容、维修人员、更换零部件等信息。2.设备保养记录：保养周期、保养内容、保养人员、保养日期等。3.设备校准记录：校准设备名称、校准日期、校准机构、校准结果等。（五）环境监测记录1.生产环境参数记录：如温度、湿度、洁净度等环境参数的监测时间、监测结果等。2.环保监测记录：废水、废气、废渣等污染物排放监测数据、监测日期、监测机构等。三、生产记录档案的填写要求（一）字迹清晰记录应使用钢笔、中性笔或打印机打印，确保字迹清晰、工整，易于辨认。（二）内容准确按照规定的格式和要求填写，数据准确无误，语言表达简洁明了。（三）签名完整涉及人员签字的地方，必须由本人签字确认，不得代签。（四）及时填写各项生产活动完成后，相关人员应立即填写记录，不得事后补记。（五）更改规范如需对已填写的记录进行更改，应采用划改方式，并在更改处由更改人签字确认，注明更改日期。四、生产记录档案的收集与整理（一）收集责任各部门负责本部门生产记录的收集工作，指定专人负责定期收集各类记录。（二）收集时间生产记录应按日、周、月等周期及时收集，确保记录的及时性和完整性。（三）整理要求收集后的记录应进行分类整理，去除无关的附件，按顺序编号，确保整齐、有序。五、生产记录档案的存储与保管（一）存储方式1.纸质档案：应存放在专门的档案柜中，保持通风、干燥，防止受潮、霉变、虫蛀。2.电子档案：存储在服务器或其他存储设备上，进行定期备份，确保数据安全。（二）保管期限1.一般生产记录：保存期限为[X]年。2.涉及产品质量追溯、法律法规要求等重要记录：保存期限为[X]年或长期保存。（三）保管责任档案管理部门负责生产记录档案的保管工作，建立档案保管台账，定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全与完整。六、生产记录档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.内部查阅：公司内部人员因工作需要查阅生产记录档案的，应填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外部查阅：因法律法规要求或其他特殊原因需要外部单位查阅生产记录档案的，必须经公司主管领导批准，并办理相关手续，由档案管理部门指定专人陪同查阅。（二）借阅规定1.借阅申请：需借阅生产记录档案的人员，应填写借阅申请表，注明借阅档案名称、借阅原因、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。2.借阅期限：一般借阅期限不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅归还：借阅人员应按时归还档案，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应责任。七、生产记录档案的销毁（一）销毁条件生产记录档案超过保管期限或因其他原因需要销毁的，由档案管理部门提出销毁申请。（二）销毁程序1.审批：经公司主管领导批准后，方可进行销毁。2.销毁方式：采用粉碎、焚烧等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。3.销毁记录：对销毁过程进行记录，包括销毁日期、档案名称、数量、销毁方式等，由相关人员签字确认。八、监督与考核（一）监督检查公司定期对各部门生产记录档案管理工作进行监督检查，检查内容包括记录的真实性、完整性、及时性、规范性等。（二）考核机制建立生产记录档案管理考核机制，对档案